Optimaalinen taloushallinto vuonna 2023

Yrityksen taloushallinto on mahdollista automatisoida lähes kokonaan nykyaikaisilla järjestelmillä. Kaikki rutiinityöt, jotka vaativat tietojen kirjaamista ja siirtämistä tietokantoihin voidaan antaa järjestelmien hoidettavaksi. Suomalaisyritykset ovat aktiivisesti ottaneet käyttöön sähköisiä järjestelmiä, mutta niiden tuoman automaation hyödyntämisessä on vielä paljon parantamisen varaa.

Automaation ansiosta kaikki taloustieto, joka ennen kerättiin kokoon kuiteista ja tiliotteista päiviä tai viikkoja jälkikäteen, on nyt ajantasaisesti käytettävissä ja parhaimmillaan se antaa melko tarkan näkymän jopa kuukausien päähän tulevaisuuteen. Tässä artikkelissa käymme läpi koko nykyaikaisen taloushallinnon prosessin. Kerromme, miten automaatio helpottaa työtaakkaa antaen taloushallinnon ammattilaisille enemmän aikaa tehdä yrityksen toiminnan, tehokkuuden ja kasvun kannalta tärkeää dataseurantaa ja analyysejä.

Jos etsit tiettyä aihetta, alla olevista linkeistä pääset haluamaasi kohtaan artikkelissa.

Myynnistä laskutukseen ja kirjanpitoon
CRM:n ja kirjanpidon integroinnin hyödyt
Verkkolaskutus
Ostolaskuautomaatiolla merkittäviä säästöjä
Tarkkuutta talouden hallintaan
Varastonhallinnalla säästöä
Kirjanpito muodostuu lähes itsestään
Automaation edut palkanlaskennassa
Talouden raportit ajantasalla
Tilinpäätös ja -tarkastus
Järjestelmät kannattaa integroida
Toiminnanohjausjärjestelmät
Taloushallinto mobiilisti

Sähköinen vai automaattinen

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa pilvipohjaista taloushallintojärjestelmää, joka mahdollistaa asioiden tekemisen ajasta ja paikasta riippumatta verkossa. Se pitää sisällään laskujen sähköisen lähettämisen ja vastaanoton, ostolaskujen sähköisen kierrättämisen, matka- ja kululaskujen käsittelyn sähköisesti, tuntikirjaukset ja palkanlaskennan samassa järjestelmässä ja ajantasaisen kirjanpidon ja raportoinnin. Lisäksi se mahdollistaa yrityksen ja tilitoimiston yhteistyön samassa taloushallinto-ohjelmassa.

Sähköinen taloushallinto-ohjelma ei vaadi asennuksia ja on hankittavissa kuukausimaksullisena palveluna. Sähköinen taloushallinto helpottaa yrityksen arkea monella tapaa, mutta se ei kuitenkaan yksin riitä lisäämään yrityksen tuottavuutta. Jotta sähköisistä järjestelmistä saa kaiken hyödyn irti, on niiden annettava oikeasti hoitaa sellaiset tehtävät, jotka eivät välttämättä vaadi ihmisen toimintaa.

Automatisoitu taloushallinto on iso askel sähköisestä eteenpäin. Sen suurin hyöty on tiedon liikkumisessa ja käsittelyssä. Automaation avulla päästään eroon taloushallinnon rutiineista ja vapautetaan aikaa tärkeämpiin ja haasteellisempiin tehtäviin.

Automatisoidussa taloushallinnossa kirjanpito muodostuu taloushallinto-ohjelmassa suoraan liiketoiminnan tapahtumista. Suurin osa kulu- ja tulotiedoista kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon sähköisiltä laskuilta ja tilitapahtumista. Tieto liikkuu eri ohjelmistojen välillä automaattisesti ja reaaliajassa. Mitään ei tarvitse importoida tai exportoida. Yrityksen taloustilanne on nähtävissä reaaliaikaisena missä ja milloin tahansa. Ei vasta viikkoja jälkikäteen. Kaikkien avainlukujen taakse pääsee porautumaan aina yksittäiselle tositteelle tai laskulle asti.

Sähköisen taloushallinnon hyödyt kasvavat automaation ansiosta moninkertaisiksi. Automaatio lisää tuottavuutta, koska samoilla resursseilla on mahdollista tehdä enemmän.

Myynnistä laskutukseen ja kirjanpitoon

Jokaisen yrityksen tärkein tehtävä on palvella asiakasta. Se ei tarkoita vain rahan nyhtämistä asiakkaalta, vaan tavoitteena on pitkäikäinen suhde, josta on hyötyä molemmille osapuolille. Tässä on suurena apuna ja tukena asiakkuuksien hallinta eli CRM.

CRM:n avulla voidaan myyntiprosessissa automatisoida muun muassa asiakasrekisterin ylläpito, myyntilaskujen luonti ja lähettäminen sekä saadun suoritteen kirjaaminen kirjanpitoon. Ihmisen tehtäväksi jää asiakkaan kontaktointi ja tuotteen myynti, kaupan toteutumisen kirjaaminen sekä laskun tarkastaminen ja hyväksyminen.

Hyvin hoidetusta CRM:stä on hyötyä muillekin kuin myyjille. Kertaalleen kirjatut tiedot ovat niin yrityksen johdon, palkanlaskennan kuin laskutuksen käytettävissä. Esimerkiksi taloushallinnon kanssa samassa järjestelmässä olevaan tai integraation avulla liitettyyn CRM:ään kertaalleen kirjatut tiedot onnistuneista kaupoista siirtyvät automaattisesti laskutukseen.

Virheiden määrä vähenee, kun tietoja ei tarvitse kirjata moneen kertaan eri järjestelmiin. Kun tietoja muutetaan, päivittyvät ne ajantasaisesti kaikkiin integroituihin ohjelmistoihin. Näin esimerkiksi asiakkaan laskutustiedot pysyvät koko ajan ajantasalla, eikä laskuja enää lähetetä vahingossa vääriin osoitteisiin.

Myyntilaskujen lähettäminen nopeutuu, kun laskutustieto siirtyy reaaliajassa CRM:stä laskutusjärjestelmään. Laskutusohjelma puolestaan luo myyntilaskulle automaattisesti esimerkiksi myyntitilit ja ALV-luokan tuote- ja asiakastietojen perusteella. Ja jos laskuttavaan järjestelmään on liitetty perintäpalvelu, nopeuttaa se saatavien palautumista, koska järjestelmä lähettää muistutukset automaattisesti määriteltynä päivänä eräpäivän jälkeen.

CRM:n ja kirjanpidon integroinnin hyödyt

Kun CRM on liitetty sähköiseen taloushallinto-ohjelmistoon, kirjautuvat kaikki sähköisesti lähetetyt laskut ja niihin saapuneet suoritukset automaattisesti myyntireskontraan ja kirjanpitoon. Lasku myös tallentuu kirjanpidon arkistoon, jolloin sitä voi tarvittaessa käydä tarkastelemassa jälkikäteen milloin vain, kuten esimerkiksi tilintarkastuksen yhteydessä.

Esimerkiksi Netvisorissa on yksinkertainen asiakasrekisteri osana myyntireskontraa. Se on täysin riittävä monille aloittaville ja sellaisille yrityksille, jotka myyvät tavaraa suoraan hyllystä, eivätkä käy monivaiheisia myyntineuvotteluita. Suosittelemme kuitenkin harkitsemaan jo hyvin aikaisessa vaiheessa asiakashallintaa varten suunniteltua omaa järjestelmää. Netvisor taloushallinto-ohjelmistoon on helppo yhdistää muun muassa Visma Severa ja ValueFrame, jotka skaalautuvat erinomaisesti yhden hengen yrityksistä satojen työntekijöiden yhtiöihin. Näistä myöhemmin lisää tässä artikkelissa.

Verkkolasku on automaattisen taloushallinnon kulmakivi

Sähköinen laskutus, eli verkkolaskutus on ainoa järkevä tapa hoitaa yrityksen laskuliikenne. Se vapauttaa yrityksen resursseja rutiininomaisista paperitöistä ja on huomattavasti paperilaskua edullisempi ja turvallisempi. Verkkolaskut eivät katoa, eikä niitä tarvitse etsiä toimistolta tai sähköpostilaatikoista.

Monet yritykset ovat myös linjanneet, etteivät enää vastaanota paperisia laskuja, jolloin koko yhteistyö voi olla vaarassa, ellei sinulla ole verkkolaskutusmahdollisuutta. Keväällä 2020 voimaan astunut verkkolaskulaki velvoittaa kaikkia organisaatioita vastaanottamaan ja käsittelemään laskuja sähköisesti.

Suomessa ollaan siirtymässä reaaliaikaiseen arvonlisäveroilmoittamiseen. Verottaja seuraa jatkuvasti organisaatioiden siirtymistä reaaliaikaiseen taloushallintoon, ja tekee päätöksiä digitalisaatioasteen mukaan. Verkkolasku on siis välttämättömyys, jos aikoo pitää yrityksensä toiminnassa.

Miten verkkolaskutus toimii?

Useimmissa taloushallinto-ohjelmistoissa on verkkolaskutusjärjestelmä jo valmiiksi kytkettynä. Kun otat esimerkiksi Netvisorin käyttöön, sinulle luodaan automaattisesti verkkolaskuosoite, jonka avulla vastaanotat ja lähetät verkkolaskuja. Netvisorin käyttämä Maventa on yksi tunnetuimmista ja käytetyimmistä kotimaisista verkkolaskupalveluista. Sen kautta laskutuksensa hoitaa kansainvälisesti jo yli 300 000 yritystä.

Netvisorissa verkkolaskupalvelu sisältää automaattisesti myös skannaus- ja tulostuspalvelun. Skannauspalvelu vastaanottaa paperi- ja sähköpostilaskut ja skannaa ne sähköiseen muotoon, jotta sinä voit vastaanottaa kaikki laskusi sähköisinä. Tulostuspalvelu puolestaan hoitaa laskun tulostamisen, kuorittamisen ja jakelun, jos asiakkaasi haluaa vastaanottaa laskunsa vielä paperisena.

Ulkoistetut skannaus- ja tulostuspalvelut säästävät merkittävästi yrityksen työaikaa ja materiaalikuluja. Palvelu maksaa toki hieman verkkolaskua enemmän, mutta yrityksillä on oikeus periä paperilaskun lähettämisestä erillinen lisämaksu kulujen kattamiseksi.

Ostolaskuautomaatiolla merkittäviä säästöjä

Laskun maksaminen vie todella paljon työaikaa yrityksessä. Yhden paperisen ostolaskun tarkastuskierrokseen, maksamiseen, tiliöintiin, kirjanpitoon kirjaamiseen ja arkistointiin käytetään laskennallisesti arvioituna 20-30 minuuttia. Se on keskiarvo, joten esimerkiksi yrityksissä, joissa laskuja kierrätetään usealla tarkastajalla, aika voi olla vielä paljon suurempikin. Kun tuo työaika muutetaan rahaksi, tarkoittaa se noin 30 euroa yhtä paperilaskua kohden.

Sähköisen laskun käsittelyyn sen sijaan on arvioitu kuluvan vain noin kolmannes paperilaskun käsittelyajasta. Se tarkoittaa, että jos yrityksessäsi käsitellään kuukausittain 10 ostolaskua ovat säästösi noin 200 euroa. Sadan laskun käsittelykuluista säästösi on jo noin 1700 euroa ja tuhannen noin 19 000 euroa kuukaudessa. Harva laskee laskunmaksulle hintaa, ainakaan täysimääräisenä. Ehkä kuitenkin pitäisi.

Automatisoimalla ostolaskuprosessin pystyy laskujen maksuun käytettävän työajan karsimaan jopa muutamaan minuuttiin kuukaudessa. Niissä yrityksissä, joissa ostolaskuprosessi on jo automatisoitu, käytetään laskujen maksuun murto-osa suomalaisyritysten keskiarvosta, 20-30 minuutista.

Ostolaskuautomaation monet hyödyt

Ostolaskuprosessin automatisointi tapahtuu sähköisessä taloushallinto-ohjelmistossa siten, että ohjelmistoon luodaan sääntöjä, joiden perusteella saapuvat laskut joko siirretään suoraan maksuun tai lähetetään määrätyille ihmisille tarkistettavaksi. Sen suurin hyöty on, että kaksi prosessia muuttuu yhdeksi. Enää ei yrityksessä ja tilitoimistossa tehdä samoja asioita, vaan järjestelmään kirjautuvat tapahtumat ovat saman tien molempien nähtävillä.

Ostolaskuprosessin automatisoinnin myötä on mahdollista reaaliaikaistaa myös koko taloushallintoprosessi, jolloin yrityksen talouden seuranta ja tulevaisuuden ennakointi helpottuu. Sen ansiosta yrityksen johdolla on käytössään paljon aikaisempaa tarkempaa tietoa päätöksenteon pohjaksi.

Jos sinulla on taloushallinto-ohjelma, johon voit kirjata koko prosessi hankinnasta lähtien, pystyt myös ennakoimaan kassavirtaasi paljon pidemmälle tulevaisuuteen. Näet järjestelmästä koko ajan, kuinka paljon sinulla on ostolaskuja tulossa maksuun ja milloin.

Kun alkaa miettiä ostolaskuprosessinsa automatisointia, kannattaa ensimmäiseksi keskustella kirjanpitäjän kanssa, millaisen prosessin sinä haluat omaan yritykseesi luoda.

Siirtymää helpottaa kolmen korin ostolaskutaktiikka

Ostolaskuprosessin automatisoinnin helpottamiseksi olemme laatineet kolmen korin ostolaskutaktiikan, joka asettaa yrityksen laskut eri kategorioihin. Kolme koria viittaavat yrityksen kolmenlaisiin ostolaskuihin.

Ensimmäisessä korissa ovat yritykset tuotannollisen toiminnan kannalta olennaiset laskut. Yrityksen on hankittava näitä tuotteita voidakseen tehdä bisnestä. Toisessa korissa ovat säännölliset laskut, joita tulee kaikkiin yrityksiin, kuten puhelin-, vuokra-, ja nettilaskut. Kolmannessa ovat satunnaiset laskut. Kuten kerran vuodessa tehtävän markkinointikampanjan kustannukset.

Näiden korien avulla voidaan yrityksessä jäsentää, mitkä laskut on helpoin automatisoida ja minkä laskujen automatisoinnista saisit suurimman hyödyn. Helpointa on varmasti automatisoida säännöllisesti tulevat, saman suuruisina pysyvät laskut, kuten vuokra. Sille on helppo tehdä automaatiosäännöt, joiden mukaan ohjelmisto tarkastaa, maksaa, tiliöi ja kirjaa laskun kirjanpitoon.

Suurimman hyödyn saa ensimmäisen korin tuotannollisista laskuista, joita on määrällisesti paljon. Keskeinen idea on hyödyntää ostotilaustoiminnallisuutta, jolloin tavaroille tehdään järjestelmässä myös vastaanotto. Kun toimittaja lisää laskulle ostotilausnumeron ja oikea määrä tilattua tavaraa on vastaanotettu, voidaan laskun tarkastus automatisoida täysin.

Tarkempi kuin ihminen

Taloushallinnon ohjelmistot eivät ainoastaan tarkasta sisään tulleita laskuja automaatiosääntöjen mukaan, vaan ne huomauttavat laskuista myös toisin päin. Eli jos jokin säännöllinen lasku onkin jäänyt tulematta, ilmoittaa ohjelmisto siitä.

Netvisor on myös alkanut hyödyntää tekoälyä tiliöinneissä. Tekoälyn avulla yksi taloushallinnon työläimmistä tehtävistä – ostolaskujen käsittely – helpottuu huomattavasti. Aluksi se oppii käyttäjän tekemistä tiliöinneistä ja alkaa pikkuhiljaa tarjota automaattisesti sopivia tiliöintitilejä.

Lisäksi ohjelmistot ovat armottomia virheille ja huijausyrityksille. Ihminen voi näppäillä viitenumeron tai tilinumeron vahingossa väärin. Järjestelmä ei sellaista virhettä voi tehdä. Myös huijausyritykset kilpistyvät järjestelmän tarkkuuteen. Huijarit lähettävät nykyään yrityksille aidonnäköisiä laskuja, joissa vain tilinumero on vaihdettu. Järjestelmä ei päästä sellaista laskua läpi, ilmoittamatta virheestä.

Varastonhallinnalla säästöä

Jos yrityksen päätoiminen liiketoiminta keskittyy fyysisen tavaran kauppaan tai valmistukseen, voi vaihto-omaisuus olla merkittävässä roolissa yrityksen tuloksessa ja kustannuslaskennassa. Oikein optimoitu varaston hallintaprosessi ja toimintatavat vaikuttavat merkittävästi liikevaihtoon ja kannattavuuteen.

Sähköisellä varastonhallinnalla pysyt koko ajan tietoisena varastossa olevan tavaran määrästä ja sen liikkuvuudesta. Osaat tilata lisää tavaraa juuri oikeaan aikaan historiatietoon pohjautuen ja näet ajoissa, mikä tavara ei käy kaupaksi toivotulla tavalla. Pystyt myös tekemään asiantuntevia päätöksiä ja vältät liian pienestä tai suuresta varastosta aiheutuvat kustannukset.

Myös varastomiehen arki helpottuu sähköisen järjestelmän ansiosta, tilauskohtaisten varaston keräilylistojen avulla. Keräilylistoilla varmistetaan, että asiakkaalle lähtee varastosta juuri oikeat tavarat.

Kun tiedät mitä ja milloin tilata, voit myös varmistaa keneltä tuotteet kannattaa tilata. Ajantasainen varastonhallinta antaa sinulle aikaa vertailla kustannuksia toimittajittain ja auttaa tunnistamaan parhaat ja luotettavimmat kumppanisi. Reaaliaikaiset varastosaldot ja oikein määritellyt hälytysrajat parantavat myös asiakastyytyväisyyttä. Niiden avulla turvaat tuotteiden saatavuuden sekä verkossa että kivijalassa.

Taloushallinnon ja varaston yhdistämisessä suurin hyöty tulee automaatiosta. Kun varasto ja kirjanpito ovat samassa ohjelmistossa, on kirjanpitäjän helppo tehdä varaston muutokset kirjanpitoon jo järjestelmässä olevasta varastoaineistosta. Yrittäjä puolestaan saa nopeasti yrityksen tilanteesta ajantasaiset raportit, joissa varasto on mukana.

Tutustu Netvisorin varastonhallintaan.

Kirjanpito muodostuu lähes itsestään

Kuten edellä on todettu, nykyaikainen taloushallinto-ohjelmisto mahdollistaa monien toimintojen ja jopa kokonaisten prosessien automatisoinnin. Ohjelmistossa kirjanpito muodostuu liiketapahtumista pääsääntöisesti automaation avulla. Netvisorin tositteista jo 97% muodostuu automaattisesti. Lähes kokonaan automaation avulla muodostuvaa kirjanpitoa voi valvoa järjestelmän tuottamien linkkien ja toimintojen avulla.

Automaatio nopeuttaa kirjanpidon tietojen käsittelyä ja jatkokäyttöä. Se tuo toimintaan reaaliaikaisuutta, jonka ansiosta kaikki taloustieto on koko ajan ajantasalla. Se tuo myös läpinäkyvyyttä, jonka avulla liiketapahtuman ja kirjanpidon välinen yhteys voidaan todeta helposti. Automaation ansiosta kirjanpidossa ei enää tapahdu tietojen syöttövirheitä, käsittely nopeutuu ja kaikilla toimijoilla on samat tiedot käytettävissään samaan aikaan.

Sähköisen järjestelmän avulla voidaan automatisoida samanlaisten liiketoimien käsittely. Se käsittelee tapahtumat sille annettujen sääntöjen mukaisesti aina samalla tavalla. Kirjanpitäjän rooli on automaation ansiosta muuttunut tallentajasta asiantuntijaksi ja neuvonantajaksi. Taloushallinnon ammattilaiset voivat auttaa yrityksen johtoa laatimalla taloushallinto-ohjelmiston luomasta datasta analyysejä, opastavat talouslukujen tulkinnassa ja neuvovat esimerkiksi rahoituksen hankinnassa, verosuunnittelussa ja sijoituksissa.

Automaation edut palkanlaskennassa

Palkanlaskennan liittäminen kirjanpitoon nostaa talousdatasi ajantasaisuuden entistä korkeammalle tasolle. Kun ostolaskujen lisäksi myös palkka- ja matkakulut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon, saadaan suurin osa yrityksen menoista tietoon reaaliajassa. Tämä helpottaa merkittävästi yrityksen todellisen kassavirran seurantaa.

Sähköisen palkanlaskentajärjestelmän avulla saadaan tiedot palkoista, matkalaskuista ja lomapalkoista kirjanpitoon automaattisesti. Palkkalaskelmat toimitetaan työntekijöille nopeasti ja turvallisesti verkkopalkkana. Järjestelmä hoitaa myös viranomaisraportoinnin automaattisesti.

Automatisoitu palkanlaskenta uudistaa työnjakoa yrityksen ja palkanlaskijan välillä. Toimintatapoja muutetaan siten, että mahdollisimman paljon aineistoa tuodaan suoraan järjestelmään ja mahdollisimman vähän paperia tai sähköposteja kulkee yrityksen ja palkanlaskijan välillä. Kaikki tieto liikkuu järjestelmässä ja säilyy koko ajan järjestelmän sisällä. Näin myös yrityksen tietoturva paranee EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimalle tasolle.

Jo käyttöönottovaiheessa pureudutaan syvälle yrityksen palkanlaskentaprosessiin. Mitä vaiheita siinä on ja onko siellä sellaisia aiemmin käsin hoidettuja prosesseja, jotka järjestelmä voi laskea automaattisesti. Käyttöönottoon saattaa kulua jonkin aikaa, kun se tehdään perusteellisesti. Käytetty aika maksaa kuitenkin itsensä nopeasti takaisin, kun saadaan kaikki järjestelmän tarjoama tehostuspotentiaali heti käyttöön.

Netvisorin lomalaskenta uudistui vuoden 2022 lopulla >>

Mitä palkanlaskennasta voi automatisoida?

Ei ole olemassa yksiselitteistä vastausta, mitä kaikkea palkanlaskentaprosessista voidaan automatisoida. Selvää on, että tiedonkeruu helpottuu. Enää tietoa ei tarvitse kerätä useista eri lähteistä, vaan kaikki tuntikirjaukset tehdään suoraan järjestelmään, josta ne yhtä nappia painamalla siirtyvät palkkaohjelmaan. Tavoite on, että työntekijät kirjaavat tuntinsa itse, jolloin palkkalaskelma muodostuu järjestelmässä automaattisesti.

Tämän lisäksi on kuitenkin monia monimutkaisia laskutehtäviä ja prosesseja, joita sähköisellä ohjelmistolla voidaan automatisoida. Esimerkiksi sille voi opettaa erilaisia toimialakohtaisia ja TES:n mukaisia palkanlaskennan tehtäviä, kuten lisäämään palkkaan erityistehtävien mukaiset lisät ja laskemaan lomapäivien ja -palkan kertymät.

Palkanlaskennan automaatio parantaa yrityspäättäjän mahdollisuuksia hyödyntää raportointia. Raportointi muuttuu ajantasaiseksi, eikä palkanlaskijan aikaa kulu siihen, että hän hakee yrittäjän pyynnöstä tietoja, kuten poissaolo- ja vuosilomalistoja. Kun yrittäjä ja palkanlaskija pääsevät samaan järjestelmään, voi yrittäjä itse hakea tarvitsemansa tiedot silloin, kun niitä tarvitsee.

Tiedot tallentuvat järjestelmään, jolloin kaikki dokumentit, sairausajan palkat, työsopimukset jne. ovat sekä yrittäjän että palkanlaskijan käytettävissä. Tositteet siirtyvät suoraan kirjanpitoon ja tuntiseuranta on aina ajantasainen. Kaikki tiedot pysyvät tallessa järjestelmän sisälle rakennetussa arkistossa.

Tietojen hyväksyntä helpottuu Netvisorin hyväksyntäkierron ansiosta. Kun palkanlaskija on saanut palkkalaskelmat valmiiksi, lähtevät ne asetettujen sääntöjen mukaisesti aina oikealle henkilölle hyväksyntään. Hyväksyjä tarkastaa ja kirjaa myös korjaukset suoraan järjestelmään, josta puolestaan lähtee automaattisesti ilmoitus palkanlaskijalle.

Yrityksen talousluvut selkeinä, visuaalisina raportteina

Nykyaikana ei yksikään yritysjohtaja voi luottaa mutuun tai viime kuun raportteihin, tehdessään isoja tai edes pieniä päätöksiä. Miksi luottaisikaan, kun kaikki tarpeellinen tieto on saatavilla ajantasaisena, milloin tahansa, jopa joulunpyhinä.

Netvisor taloushallinto-ohjelmisto tarjoaa monipuolisen kuvan yrityksen taloustilanteesta useiden raporttien muodossa. Löydät raporteista mm. yrityksesi tuloslaskelman, taseen, kannattavuus-luvut, kassavirran, laskentakohteet sekä alv-raportoinnin.

Raporteilta pääsee myös porautumaan suoraan esimerkiksi tuloslaskelman myyntitilin saldosta yksittäiseen myyntilaskuun asti, mikä auttaa näkemään, mistä luvut muodostuvat. Liiketapahtuman ja kirjanpidon tositteen välinen linkitys kertoo heti, miten asia on kirjanpitoon kirjattu.

Talouden raporttien lisäksi Netvisorista löytyy operatiivisia raportteja, jotka pitävät sinut kartalla myynnin ja hankintojen tilasta ja suunnasta. Voit seurata myyntiä koostamalla raportteja halutulta ajanjaksolta myyjä-, tuote- tai asiakaskohtaisesti sekä ryhmittäin. Raporttien avulla tunnistat parhaat myyjäsi ja kannattavimmat asiakkaasi. Ostoraporttien avulla saat helposti tiedon tehdyistä hankinnoista ja hankintatarpeista. Ostolaskuraportit, yhteenvetoraportit sekä tuote- ja toimittajatason raportit auttavat seuraamaan ja kehittämään yrityksen hankintoja.

Jokainen Netvisor-käyttäjä näkee juuri toimenkuvansa kannalta tärkeät tiedot, koska käyttöoikeudet määritellään aina henkilön tehtävän ja toimenkuvan mukaan.

Kassavirta on jokaisen yrittäjän tärkein raportti

Kassavirta on yrityksen sykkivä sydän. Se kertoo yrityksen maksuvalmiuden. Jos kassavirta hiipuu, hiipuu pikkuhiljaa koko liiketoiminta. Siksi kassavirta on yksi jokaisen yritysjohtajan tärkeimmistä raporteista. Erityisen tärkeää kassavirran seuraaminen on kasvuyrityksessä, jossa käytetään paljon rahaa kasvun aikaansaamiseksi. Menestyväkin yritys voi mennä konkurssiin, jos kassavirta pysyy pitkään negatiivisena, eikä muuta rahoitusta ole saatu tai huomattu edes hankkia. Hyvä maksuvalmius on kestävän yritystoiminnan perusta ja siksi kassavirtaa on tärkeää seurata etupainotteisesti.

Netvisorilla kassavirran seuraaminen on helppoa. Ohjelmistossa on panostettu erityisesti kassavirran ennustamiseen, mikä on mahdollista vain, jos ohjelmistoa käyttää kokonaisvaltaisesti ja automatisoi ostolaskuprosessin mahdollisimman pitkälle.

Ajantasainen kassavirta kertoo juuri tämänhetkisen tilanteen. Kuinka paljon sinulla on rahaa käytettävissä yrityksen menoihin juuri nyt. Kassavirtalaskelma kuvastaa tulevien viikkojen ja kuukausien todellista rahaliikennettä. Se ottaa huomioon tulevat laskut sekä luotolla ostetut ja myydyt tuotteet, joista on odotettavissa tuloja ja menoja noin kuukauden sisällä.

Kassavirtaennuste puolestaan antaa arvion rahaliikenteestä pidemmälle tulevaisuuteen. Se huomioi yrityksen säännölliset menot, arvioi jo tehtyihin kauppoihin liittyvät kulut ja niistä saatavat tulot sekä laskee niiden perusteella arvion tulevasta kassavirrasta. Kassavirtaa voi toki ennustaa vieläkin pidemmälle, kun ottaa laskelmiin mukaan myös tehdyt tarjoukset. Kannattaa kuitenkin muistaa, että mitä pidemmälle tulevaisuuteen ennuste yltää, sen epävarmemmaksi se tulee.

Yrityksen johtaminen kassavirran avulla tarkoittaa, että yrityksen johto on koko ajan tietoinen, miten paljon rahaa on milloinkin käytettävissä. Kassavirtaennusteen avulla voit suunnitella tulevaisuutta paremmin dataan pohjautuen. Näet etukäteen, milloin on varaa investointeihin. Ehdit myös reagoida taloudellisiin notkahduksiin hyvissä ajoin, eivätkä ne aiheuta kriisiä. Neuvotteluasemasi on paljon parempi, kun sinulla on reilusti aikaa. Kuukausien varoajalla ehdit neuvotella laskujen maksuehtoja uusiksi tai hankkia tilapäistä rahoitusta.

Lue myös 10 vinkkiä parempaan kassavirran hallintaan ja kuuntele Bisnespöytä-podcast kassavirrasta.

BI-ohjelmistoja pk-yritysten tarpeisiin

Talouden raportointiin ja budjetin laadintaan on myös olemassa omia ohjelmistojaan, joiden avulla tiedon saaminen helpottuu entisestään. Jos haluat tehdä yrityksellesi mahdollisimman tarkan budjetin, nähdä yrityksesi taloudesta ajantasaisen tilanteen ja hieman tulevaakin, kannattaa sinun harkita pilvipohjaisen budjetoinnin ja raportoinnin työkalua.

Enää ne eivät ole pelkästään suurten yritysten saatavilla, vaan vastaavia ohjelmistoja on rakennettu myös puhtaasti pk-yritysten tarpeisiin. Yksi vaihtoehto on Netvisorin oma Controller, joka tuo ammattimaisen budjetoinnin ja automaattiset talousraportit talouden suunnitteluun ja toteumien seurantaan jokaisen yrityspäättäjän saataville. Sen avulla yrittäjän on helppo seurata talouden syy-seuraussuhteita ja oppia yrityksestään myös uusia asioita.

Controllerilla laadit myös helposti yrityksellesi budjetit; sekä yrityskohtaisen että kustannuspaikkakohtaisia budjetteja. Budjetin laadinnassa voit käyttää joko koko vuoden kattavia myynti- ja kululukuja tai kirjata tuotot ja menot kuukausittain, jos toimialalla on paljon kuukausittaista vaihtelua. Budjetin lukujen toteutumista on kätevää seurata erilaisilta automaattisesti muodostuvilta raporteilta.

Muita Netvisoriin valmiiksi integroituja raportointiohjelmistoja ovat BiBook ja Supermetrics. Lisää vaihtoehtoja raportointiin löytyy Netvisor MarketPlacesta.

Tilinpäätös ja -tarkastus ilman hikeä ja kyyneleitä

Huolellisesti hoidettu hallinto antaa sekä omistajille, rahoittajille että muille sidosryhmille hyvän kuvan yrityksestä. Hyvän hallintotavan mukaisesti tehty kirjanpito ja dokumenttien hallinta nostaa yrityksen arvoa sekä helpottaa yhteistyökumppaneiden ja rahoituksen saamista. Se auttaa ja nopeuttaa työtä myös tilinpäätöksen laatimisessa ja tilintarkastuksen aikana.

Kun kirjanpito on hoidettu sähköisellä ohjelmistolla koko tilikauden ajan ajantasaisesti ja tilinpäätöstasoisesti, voit kauden vaihteessakin nukkua yösi hyvin. Ajantasainen kirjanpito säästää tilinpäätösvaihteessa paljon työaikaa kuittien ja papereiden etsimisestä ja asioiden tarkistamisesta. Sähköinen taloushallinto arkistoi kaiken sinne tallennetun materiaalin, joten suurin osa tilinpäätöstä varten tarvittavista dokumenteista on jo järjestelmässä tallessa.

Sähköinen järjestelmä helpottaa sisäistä valvontaa

Yrityksen johdolla on velvollisuus huolehtia yrityksen sisäisestä valvonnasta. Sisäisellä valvonnalla voidaan osaltaan varmentaa, että yhtiön tavoitteet saavutetaan ja taloudellinen raportointi antaa toiminnasta oikean kuvan.

Sähköinen taloushallinto-ohjelma auttaa johtoa myös sisäisen valvonnan toteuttamisessa, kun raportointia pystytään seuraamaan reaaliaikaisesti. Säännöllinen raporttien läpikäynti on yksi tehokkaimmista sisäisen valvonnan keinoista. Poikkeamat havaitaan helpommin ja virheet voidaan korjata jo tilikauden aikana. Tämä helpottaa sekä kirjanpitäjän että tilintarkastajan työtä tilinpäätöksen tarkastamisessa.

Hyvin hoidettu taloushallinto ja sisäinen valvonta näkyvät tilintarkastuksessa. Tilintarkastaja arvioi aina myös niiden tasoa. Hyvä sisäinen valvonta vähentää tilintarkastajan riskiä ja vaikuttaa siten tarkastustoimenpiteisiin.

Kun taloushallinnon hoitaminen viritetään tukemaan yrityksen toimintaa, jäävät monet virheet toteutumatta ja tilinpäätöstarkastuksessa esille tulleet virheet ovat vain pieniä ja inhimillisiä virheitä, joilla ei ole olennaista vaikutusta tilinpäätöksestä saatavaan kuvaan.

Lataa itsellesi tilintarkastusopas: Näin hyödynnät sähköistä taloushallintoa

Järjestelmien integrointi vähentää käsityötä entisestään

Fiksu yritys liittää kaikki järjestelmät toisiinsa ja säästää siten entistä enemmän aikaa. Eräänlaisena nyrkkisääntönä voi pitää, että jos jotain toimintoa täytyy toistaa useammin kuin kolme kertaa, kannattaa se automatisoida. Usein se onnistuu integraation avulla.

Erilaiset integraatiot mahdollistavat monipuolisen aineistojen siirron järjestelmästä toiseen. Taloushallinnon järjestelmään on järkevää liittää esimerkiksi kassa-, toiminnanohjaus-, tuntikirjaus ja palkanlaskenta-, perintä- ja yrityksen lyhytaikainen pankkirahoitus. Tieto kulkee useimmissa järjestelmissä edestakaisin, jolloin kaikki tuplatyö poistuu.

Esimerkiksi yrityksen ERP:stä saadaan asiakkaan laskutustiedot automaattisesti taloushallinto-ohjelmaan, josta lasku voidaan lähettää asiakkaalle ja tiedot kirjautuvat kirjanpitoon. Vastaavasti ERP-järjestelmään voidaan siirtää myyntilaskujen suoritustiedot ja näin ERP:stä nähdään suoraan asiakkaan avoin saldo.

Kassajärjestelmän taloushallintoon liittämisen edut lienevät itsestään selvät. Varsinkin, jos kassoja on useampia, on niiden päivittäisestä myynnistä vaikea saada selkoa ilman integraatiota taloushallinnon järjestelmään. Tuntikirjausjärjestelmän integrointi palkanlaskentaan poistaa tuntien tuplakirjaustarpeen. Perinnän integrointi taas nopeuttaa saatavien tulouttamista, kun muistutukset lähtevät automaattisesti, eikä vain kerran viikossa tai kerran kuussa riippuen yrityksen prosesseista.

Netvisor taloushallinto-ohjelmistoon on olemassa jo yli 200 valmista integraatiota ja uusia rakennetaan koko ajan. Valmis integraatio on räätälöityä integraatiota helpompi ja edullisempi ottaa käyttöön. Se on myös luotettavampi, koska sen toimivuus on jo testattu useilla käyttäjillä.

Tutustu Netvisorin integraatiokumppaneihin MarketPlacessa.

Uusia automatisoituja palveluita koko ajan lisää

Kasvatamme koko ajan kumppaniverkosotamme, jotta asiakkaamme voivat saada tarvitsemansa papvelut mahdollisimman helposti ja kattavasti yhdestä paikasta. Esimerkiksi monipuolinen datan käsittely- eli Bi-ohjelmisto ja yrityksen lyhytaikainen pankkirahoitus löytyvät Netvisor Storesta ja ovat otettavissa käyttöön muutamalla napin painalluksella.

Lue lisää BI Bookista >>

Yritys voi saada lyhytaikaista rahoitusta lähetettyjä laskuja vastaan suoraan taloushallinto-ohjelmistosta. Netvisoriin liitettyä OP-Laskulainaa haettaessa, järjestelmä saa kaiken lainan myöntämistä varten tarvitsemansa tiedon taloushallinto-ohjelmistosta integraation kautta ja lainapäätös voi tulla minuuteissa.

Parhaimmillaan OP-Laskulaina voi mahdollistaa yrityksesi kasvun, kun sinun ei tarvitse odottaa asiakkaalta saatavia rahoja 30:a tai jopa 60:a päivää, vaan voit nostaa lainaa lähettämiäsi laskuja vastaan ja käyttää rahat heti uusien asiakkaiden hankintaan. Helppouden viimeistelevät valmiit yhteydet pankkiin, verottajalle, tulorekisteriin ja vakuutusyhtiöihin.

Fiksu hoitaa toiminnanohjauksenkin sähköisesti

Suomalaisyritysten on järkevää ottaa tarjolla olevista, toimintaa automatisoivista järjestelmistä kaikki mahdollinen hyöty irti. Niistä saatava kilpailuetu on merkittävä, varsinkin vielä nyt, kun kilpailijat kotimaassa ja ulkomailla eivät ole ehtineet niitä hyödyntämään, ainakaan täysimääräisesti.

Taloushallinnon oheen integroitu toiminnanohjausjärjestelmä tehostaa yrityksen toimintaa useimmilla toimialoilla. Kun yrityksessä joudutaan järjestelemään vaikkapa vain yhden ihmisen työtunteja useisiin projekteihin, allokoimaan erilaisten asiantuntijoiden tunteja useille asiakkaille, eri mittaisiin projekteihin tai eri puolilla oleviin työkohteisiin sekä huolehtimaan, että ruuhkahuippuina väkeä on riittävästi paikalla, on toiminnanohjausjärjestelmä ainoa järkevä vaihtoehto. Sen avulla voidaan olemassa olevat resurssit jakaa tasaisemmin, jolloin tyhjäkäynti vähenee ja tehokkuus kasvaa ilman, että palkataan lisää henkilökuntaa.

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan myös hallita esimerkiksi koko projektin elinkaari myynnistä laskutukseen. Järjestelmässä kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta; projektin kesto, siihen käytettävissä oleva tunnit, yhteyshenkilöt, henkilöstöresurssit, toteutuneet tunnit ja jopa laskutustiedot. Myynti näkee järjestelmästä, milloin voi myydä uusia projekteja ja milloin ne on mahdollista toteuttaa. Kirjatuista ja hyväksytyistä työtunneista puolestaan voidaan luoda asiakkaalle läpinäkyvä laskutus. Integraation avulla laskutustiedot kirjautuvat myös automaattisesti taloushallinto-ohjelmistossa olevaan kirjanpitoon.

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan henkilöstön työkuormaa tasata ja varmistaa, että projektit valmistuvat aikataulussa. Erilaisten raporttien avulla voit myös seurata esimerkiksi asiakaskannattavuuksia ja tehdyn työn tehokkuutta. Projektien ja tehdyn työn järjestelmällisellä seurannalla yrityksen joustavuus paranee, se pystyy tehostamaan toimintaansa sekä säästämään aikaa ja rahaa. Kaiken kukkuraksi asiakastyytyväisyys paranee, kun projektit valmistuvat ajallaan.

Tutustu Visma Severa ja ValueFrame toiminnanohjausjärjestelmiin.

Mobiilikäyttö tuo joustoa arkeen

Harva yritysjohtaja istuu enää työpöytänsä ääressä kaiket päivät katselemassa raportteja tai hyväksymässä laskuja tietokoneen ääressä. Tehokas bisnesmies- ja nainen hoitaa talouden seurannan ja laskutuksen työmatkalla, junassa tai jopa lomalla uima-altaan äärellä, mobiilisti.

Lähes kaikissa nykyaikaisissa taloushallinnon- ja muissakin järjestelmissä on jo mobiilikäyttömahdollisuus. Mobiilisovellusten avulla voi hoitaa monia yrityksen talouteen liittyviä tehtäviä, kuten seurata kassavirtaa ja muita talouden raportteja sekä hyväksyä ja maksaa ostolaskuja. Kännykällä hoituvat myös esimerkiksi kortti- ja käteisostojen kuittien skannaus ja lähetys, matkalaskujen teko ja työtuntien kirjaus, joten se helpottaa johdon lisäksi myös työntekijöiden arkea.

Mobiilisti hoituu myös esimerkiksi kokouspöytäkirjojen tai sopimusten allekirjoittaminen. Visma Sign sähköinen allekirjoitus mahdollistaa dokumenttien allekirjoittamisen luotettavasti ja tietoturvallisesti missä vain. Enää projektien käynnistyminen tai kauppojen syntyminen ei ole kiinni siitä, että päättävät tahot ovat fyysisesti paikalla, vaan allekirjoituksen voi tehdä kannettavalla tietokoneella tai kännykällä myös matkoilla ollessa.

Visma Sign on kehittynyt sähköinen allekirjoitus, mikä tarkoittaa, että allekirjoittaja tunnistautuu järjestelmään hyväksytyllä varmenteella, joko pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällöin allekirjoituksen tekijä on jopa varmemmin tunnistettu kuin fyysisesti kynällä allekirjoitettaessa. Sähköisiä allekirjoituksia on monentasoisia, joten palvelua valitessa kannattaa tutustua tarkoin niiden turvakäytäntöihin.

Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa allekirjoitusten saamista merkittävästi, kun dokumentteja ei tarvitse tulostaa paperille ja lähettää postissa tai sähköpostissa, tulostaa ja skannata takaisin sähköiseen muotoon. Se poistaa myös dokumenttien muokkausmahdollisuuden, sillä allekirjoituskiertoon lähetettyä dokumenttia ei pääse enää kukaan muokkaamaan.

Automaation täysimääräinen hyödyntäminen ja prosessien muuttaminen tuo yrityksellesi moninkertaisesti etua verrattuna pelkkään sähköistämiseen.

Jokaisen edellä mainitun yksittäisen prosessin automatisointi helpottaa arkea ja säästää arvokasta työaikaa yrityksessä. Mitä useampia prosesseja, turhia työvaiheita ja tuplatyötä yrityksessä voidaan automatisoida, sitä enemmän syntyy myös säästöä. Automaation ansiosta esimerkiksi hallintokulut pystytään pitämään kontrollissa myös yrityksen kasvaessa.

Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston hankkiminen nopeuttaa työntekoa ja parantaa sinällään työn tarkkuutta. Järjestelmän tarjoaman automaation käyttö täysimääräisesti ja prosessien muuttaminen sen mukaisesti hyödyttää kuitenkin yritystäsi moninkertaisesti.

Tutustu Netvisor taloushallinto-ohjelmistoon tarkemmin tai Kokeile sitä maksuttomasti.