Yksi ohjelmisto vai usean järjestelmän integraatio?

Tietojärjestelmät ja tiedonhallinta ovat harvoissa yrityksissä ydinosaamista. Yrityksen johdon on kuitenkin aina tehtävä strateginen valinta oman tietojärjestelmäportfolionsa suhteen. Se on elintärkeä osa liiketoiminnan kehittämistä sekä toiminnan jatkuvuuden ja liiketoimintariskien hallintaa.

Lähtökohtana järjestelmävalinnoissa on aina oltava oma strategia ja valitut keinot strategisten tai operatiivisten tavoitteiden saavuttamiseksi, esimerkiksi muutokset liiketoimintaprosesseissa kustannussäästäjen aikaansaamiseksi tai asiakaskokemuksen parantamiseksi – ei teknologia- tai toimittajavalinta.

Vaihtoehtoja on käytännössä kaksi. Voidaan valita yksi yleisjärjestelmä, joka kattaa lähes kaikki toiminnallisuudet “good enough”. Toinen vaihtoehto on poimia omaan toimintaan parhaiten soveltuvista, pistemäisistä ratkaisuista parhaat ja koota niistä tiukasti integroitu “best of breed” kokonaisuus. Netvisor yhteistyökumppaneineen edustaa jälkimmäistä ajattelumallia.

Sisältää:
Näkökulmia useamman ohjelmiston portfolioon
Tärkeimmät valintakriteerit
Huomioi vaihtokustannukset
Integraatio vai ohjelmistorobotiikka?
Miten alkuun ohjelmistojen integroinnissa?

Valitse parhaat päältä

Yrityksen näkökulmasta yksi, kokonaisvaltainen ohjelmisto olisi tietysti yksinkertaisin ratkaisu. Kaiken kattavia tietojärjestelmiä ei kuitenkaan ole olemassa kuin myyjien lupauksissa. Käytännössä sekä toiminnallisuus että data sirpaloituvat useisiin eri järjestelmiin.

Markkinoilla olevat laajat ohjelmistot tarjoavat yleensä erinomaisen ratkaisun yhdelle kapealle sektorille. Muiden käytössä yleensä yksi tai useampi toiminnallisuus osoittautuu heikoksi tai jopa täysin sopimattomaksi, jolloin kokonaisuus ei enää toimi.

Etenkin isoissa yrityksissä tarvitaan aina useita tietojärjestelmäratkaisuja toiminnallisesti hyvän kokonaisuuden aikaansaamiseksi – tai sitten tavoitetasona tulee olla vain riittävän hyvä toteutus, jolloin esimerkiksi osa prosessien automatisoinnin ja työn arvonluontiin kohdistamisen potentiaalista jää hyödyntämättä.

Nykyään jokainen yritys voi rakentaa markkinoilla olevista hyvistä ratkaisuista juuri omalle toimialalle ja omiin prosesseihin sopivan kokonaisuuden. Integraatiot pilvipalveluna toimivien ohjelmistojen välillä ovat huomattavasti yksinkertaisempia ja edullisempia kuin ladattavien ohjelmistojen integraatiot. Tämä mahdollistaa sen, että kenenkään ei tarvitse tyytyä keskinkertaisiin ohjelmistoratkaisuihin, vaan kukin voi valita ohjelmistoportfolioonsa vain parasta.

Pari näkökulmaa useamman tietojärjestelmän portfolioon

Tyypillinen Netvisorin asiakas käyttää 4-6 toisiinsa integroitua järjestelmää operatiiviseen toimintaansa; tässä luvussa ovat mukana operatiivisten järjestelmien lisäksi pankkiyhteydet, sähköinen laskutus, toimistoautomaatio, sekä itse taloushallinto ja palkanlaskenta eli Netvisor.

Useamman järjestelmän integroimisessa avainasemaan tulee kaikkien järjestelmien jakaman, yrityksen liiketoiminnan kriittisen ydintiedon (master data; esim. toimittajat, tuotteet ja asiakkaat, mutta myös keskeiset mittarit ja käyttäjien oikeudet) standardointi ja tiedon laatu. Ydintiedon laatu ja yhtenevyys mahdollistaa kokonaisvaltaisen liiketoimintatiedon hallinnan, sekä tehostaa toimintaa.

Toinen avainkysymys useamman järjestelmän integraatioissa on niiden toteuttamisen teknologioiden valinta. Tyypillisesti järjestelmätoimittajien tuotteistetut integraatiot ovat kahden järjestelmän ns. point-2-point -integraatiota. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi yllä olevan kuvan mukaisessa tietojärjestelmäportfoliossa tarvitaan minimissään kolme yhdensuuntaista ja kaksi kaksisuuntaista kahden järjestelmän rajapintojen välistä integraatiota. Netvisorin integraatioissa noudatetaan pääsääntöisesti tätä mallia.

Hyvä vaihtoehto etenkin isommissa yrityksissä kompleksisuuden hallintaan on hankkia järjestelmien väliin integrointialusta, jolla toteutetaan jopa ilman ohjelmointia, työnkulkuja kuvaamalla kaikki yrityksessä tarvittavat integraatiot. Sillä voidaan myös valvoa kaikkia käytettäviä integraatioita. Integraatioalustakin kannattaa nykyaikana ostaa palveluna pilvestä.

Sekä ydintiedon hallinta että integraatioalustat ovat Netvisorin ISV-kumppanitoiminnan kehityslistalla. Näihin liittyviä ajatuksia konkretisoimme hieman myöhemmin tänä vuonna.

Toiminnallisuus yksi tärkeimmistä kriteereistä

Osuu valintasi sitten yhteen kattavaan ohjelmistoon tai usean järjestelmän integrointiin, kannattaa molemmissa vaihtoehdoissa pitää ensisijaisena kriteerinä toiminnallisuutta peilattuna yrityksen toimintoihin, prosesseihin ja tietotarpeisiin.

Kaikilla toimialoilla ja jopa jokaisessa yrityksessä on omia erityisiä tarpeita. Vastaavasti näihin erilaisiin tarpeisiin on olemassa erilaisia järjestelmiä.

Esimerkiksi toiminnanohjaus (ERP) ja asiakkuudenhallinta (CRM) ovat vahvasti toimialasidonnaisia ratkaisuja; vaikkapa kaupan alalla kassa taustajärjestelmineen voi hoitaa suurimman osan toiminnanohjauksesta ja asiakkuuksienhallinnasta, kun taas B2B-projektiliiketoiminnassa tarvitaan tehokas tapa hallita asiakkuuksien koko elinkaarta.

Yritykselle huonosti sopiva järjestelmä voi aiheuttaa lisätyötä ja turhia kuluja

Oikeiden järjestelmien ja toiminnallisuuksien valinnalla on keskeinen vaikutus yrityksen järjestelmistä saamaan hyötyyn. Toimialakohtaisesti suunniteltu, olennaisimpiin toimintoihin kohdistuva automaatio, säästetty aika ja virheiden väheneminen sekä päätöksenteon kannalta tärkeimmän tiedon helppo löydettävyys parantavat yrityksen tehokkuutta ja riskien hallintaa merkittävästi.

Yritykselle huonosti sopiva järjestelmä voi puolestaan aiheuttaa jopa lisätyötä, turhia kuluja ja erityisesti turhautumista järjestelmän toimimattomuuteen. Eikä kahden toimintaan heikosti sopivan järjestelmän integroiminen täytä asetettuja tavoitteita.

Huomioi myös vaihtokustannukset

Uusien järjestelmien hankintapäätöksen laukaisevana tekijänä ovat usein liiketoimintahyödyt, etenkin toiminnan tehostaminen. Valintoja tehtäessä on hyvä ottaa huomioon ohjelmistojen toiminnallisuuksien lisäksi muutama muukin asia. Järjestelmiin voi nimittäin liittyä piilokustannuksia ylläpidettävyyden, toimittajariskin tai tuotteen elinkaaren kautta.

Ohjelmistohankinnan kokonaishintaa laskettaessa on otettava huomioon myös vaihtokustannukset. Vaihtokustannuksiksi kutsutaan kuluja, jotka syntyvät olemassa olevien tietojärjestelmien tietojen ja toiminnallisuuksien siirrosta uusiin järjestelmiin. Ohjelmiston vaihdossa syntyy kustannuksia myös liiketoimintaprosessien muuttamisesta, koulutuksista, sekä tietysti vanhan järjestelmän alasajosta. Lisäksi uuden järjestelmän kehittämiskustannukset kannattaa huomioida vaikkapa seuraavalle viidelle vuodelle laskettuna.

Palveluna hankittavien pilvipalveluiden kustannukset ovat usein merkittävästi pienempiä

Etenkin operatiivisten, asennettavien järjestelmien vaihtokustannus on suuri, vaikka kyseessä olisi yleisesti käytössä oleva vakiojärjestelmä. Palveluna hankittavien pilvipalveluiden vaihtokustannukset ja käytöstä syntyvät palvelu- ja tapahtumamaksut ovat sen sijaan usein merkittävästi pienempiä, johtuen ennen kaikkea pienemmistä alkuinvestoinneista ja kaikille käyttäjille jakautuvista palveluntuottamisen ja -kehittämisen kustannuksista.

Integraatio vai ohjelmistorobotiikka?

Kokonaisten liiketoimintaprosessien automatisointiin on tällä hetkellä valittavissa kaksi tehokasta, osin päällekkäistä ja osin rinnakkaista lähestymistä: integraatiot ja ohjelmistorobotiikka.

Robotiikka on ehdottomasti paras vaihtoehto, jos järjestelmissä ei ole rajapintoja (tiedostonsiirto ei ole rajapinta!). Robotiikkaa kannattaa käyttää myös jos automatisoitava prosessi vaatii useamman järjestelmän käyttöliittymän yhtäaikaista käyttöä, eikä prosessien ja järjestelmien muuttaminen/tehostaminen jostain syystä ole mahdollista. Lisäksi robotiikan panos-tuotos -suhde on hyvä ja käyttöönottoaika lyhyt.

Tuotteistettu integraatio on puolestaan aina kustannustehokkain ja luotettavin vaihtoehto standardoitujen rajapintojen välisen reaaliaikaisen integraation toteuttamiseen.

Mistä kannattaa aloittaa?

Mitä ensimmäiseksi kannattaa integroida? Yksinkertainen neuvo on aloittaa operatiivisista järjestelmät, joissa syntyy eniten transaktiota ja joissa on eniten käsityötä:

1. asiakastiedot, tilaukset ja myyntilaskut laskutukseen, myyntireskontraan, kirjanpitoon, liiketoiminnan seurantaan
2. toimittajatiedot ja ostolaskut ostoreskontraan, laskutukseen, kirjanpitoon, liiketoiminnan seurantaan
3. tuotteiden varastosaldot, ostot ja myynti, kirjanpitoon ja liiketoimintatiedon hallintaan
4. työaika- ja poissaolotiedot palkanlaskentaan, laskutukseen, liiketoiminnan seurantaan
5. ydintiedot kaikkien järjestelmien välillä

Kiinnostuitko Netvisorista? Pyydä ilmainen esittely >>