Verkkolaskulaki: Paperilaskun voi jättää maksamatta

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta astui voimaan 1.4.2020. Niin sanottu verkkolaskulaki pohjautuu EU-direktiiviin ja sen avulla halutaan standardoida rajat ylittävää kaupankäyntiä koko EU:n tasolla.

Oleellista verkkolaskulaissa on se, että laki oikeuttaa vaatimaan ja velvoittaa vastaanottamaan verkkolaskuja. Se siis määrittää vain laskun vastaanottajan oikeuksia ja velvollisuuksia. Se tulee kuitenkin koskettamaan myös lähettäjää, koska laki on muotoiltu vastaanottajalle molemmin puolin, eli velvoittaa vastaanottamaan ja antaa oikeuden vaatia.

Verkkolaskulaki on ohjaava laki, joka on suunnattu ohjaamaan nimenomaan pk-yrityksiä verkkolaskutukseen.

Se on vähän kuin kypäräpakko polkupyöräilijöille, eli sakkoja ei ole luvassa, vaikka lakia ei noudattaisikaan. Lailla ei ole haluttu pakottaa, vaan ohjata toimintaa toivottuun suuntaan.

Laki on kannustin siirtyä verkkolaskun käyttöön, mutta pakko siitä tulee julkisen puolen ja suuryritysten kautta. Ostolaskut liikkuvat valtionhallinnossa ja suuryritysten välisessä laskutuksessa jo lähes 100%:sesti verkkolaskuina.

Kuntapuolellakin verkkolaskujen osuus on reilusti yli 90%. Myyntilaskutuksesta iso osuus menee yksityisille henkilöille, joten sillä puolella liikkuu vielä paljon paperilaskuja, vaikka valtionhallinto siirtyikin vuoden 2026 alusta alkaen lähettämään päätöksiä, tiedoksiantoja ja laskuja ensisijaisesti digitaalisessa muodossa.

Verkkolasku askel kohti reaaliaikaista alv-ilmoittamista

Verkkolaskulaki oli ensimmäinen askel kohti reaaliaikaista arvonlisäveroilmoittamista, joka tulee voimaan vuonna 2030. Verkkolaskulain jälkeen seuraavat askeleet ovat e-kuitti ja laajennettu alv-ilmoitus. Siirtymäaikaa on siis muutama vuosi, mutta viimeistään 2030 kaikki yritysten talousdata tulee olla sähköisessä muodossa.

Normaali kilpailu markkinoilla tulee tekemään sen, että ne yritykset, jotka eivät pysty lähettämään verkkolaskuja tulevat karsiutumaan pois markkinoilta.

Muutaman vuoden kuluttua paperilaskua ei siis ole enää olemassa. Teoriassa paperilaskuja voi varmaan lähettää, mutta tiedon pitää kuitenkin tallentua johonkin järjestelmään ja paperilasku on vain duplikaatti.

Tällä hetkellä laki koskettaa vain yritysten ja organisaatioiden välistä laskutusta. Kuluttaja-asiakkaille voi edelleen lähettää paperilaskuja, mutta sähköinen kuluttajalaskukin on lähivuosina tulossa. Kuluttajat ovat jo tottuneet saamaan useimmat laskunsa sähköisinä suoraan nettipankkiin, joten kuluttajan oikeus verkkolaskuun tulee vain parantamaan kuluttajan oikeuksia.

Turvaa oma liiketoimintasi

Turvallinen tapa toimia on varmistaa, että itse pystyy lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja, koska suuret toimijat niin vaativat. Sen sijaan, jos aikoo pidättäytyä pelkästään paperisissa laskuissa, voi varmasti sanoa hyvästit monille suuremmille asiakkaille.

Nyky-yhteiskunnassa ei enää pärjää sillä, että olisi vain paperilaskujen lähettämismahdollisuus. Jos ajatellaan esimerkiksi korona-kriisiä ja postin viime vuosina saamaa kritiikkiä, on verkkolasku näidenkin asioiden valossa huomattavasti turvallisempi vaihtoehto.

Verkkolaskun käsittely maksaa keskimäärin 2 euroa. Paperisen laskun käsittely 15-30 euroa.

Verkkolaskuoperaattorit tarjoavat myös tulostus- ja skannauspalveluita, eli jos joku pienempi yhteistyökumppani ei pysty vielä lähettämään tai vastaanottamaan verkkolaskua, voi lähetetyn verkkolaskun muuttaa hänelle paperilaskuksi ja hänen lähettämän paperilaskun skannata verkkolaskuksi. Se toki maksaa hieman enemmän kuin puhtaasti sähköisenä kulkeva verkkolasku, mutta mahdollisuus siis on olemassa.

Verkkolaskun etuja

Verkkolaskun ehdoton etu on sen nopeus. Paperinen laskutusprosessi on voinut kestää jopa viikkoja; työ on kirjattu tehdyksi, lasku viety toimistolle ja laskutettu kuun lopussa.

Sähköisessä järjestelmässä, kun työ kuitataan tehdyksi, voidaan saman tien muodostaa lasku ja lähettää se. Lasku lähtee järjestelmästä ja on vastaanottajalla parhaassa tapauksessa jo ennen kuin tekijä poistuu asiakkaan pihasta. Nopeudella on konkreettinen yhteys maksuaikoihin. Verkkolasku siis nopeuttaa rahan saamista yritykseen jopa viikoilla.

Kassavirran ollessa tiukilla paperilaskut tullaan jättämään kylmästi maksamatta, koska siihen on lain myöntämä oikeus.

Samalla säästät laskutuskuluissa. Verkkolaskun käsittely maksaa keskimäärin 2 euroa. Paperisen laskun käsittely posti-, materiaali- ja palkkakuluineen maksaa tutkimuksesta riippuen 15-30 euroa.

Nopeus on etu myös laskun vastaanottajalle. Hän saa laskun heti suoraan järjestelmään, joka osaa automaattisesti lukea laskulta, maksutiedot, viitenumerot, toimittajan ja kirjanpidon tilit. Vastaanottajalle jää tehtäväksi ainoastaan laskun tarkastus. Lisäksi lasku on tallessa koko ajan, kun se on järjestelmässä, eikä sen maksaminen pääse unohtumaan.

Verkkolasku sisältää myös merkittävästi paperilaskua enemmän tietoa. Koska data on standardoitua ja digitaalisessa muodossa, voidaan laskuilta kerättyä tietoa seuloa ja analysoida esimerkiksi yrityksen sähkön kulutusta tai toimittajan toimitusvarmuutta.

Nyt täytyy toimia

Verkkolaskutus kannattaa ottaa käyttöön heti. Ota yhteyttä omaan kirjanpitäjääsi, hän laittaa prosessin liikkeelle, antaa ohjeet ja auttaa valitsemaan sinun tarpeitasi vastaavan ohjelmiston.

Tässä kohtaa on hyvä miettiä myös yrityksen tulevaisuuden tarpeita. Riittääkö pelkkä laskutus ja kirjanpito, vai kannattaisiko harkita ohjelmistoa, jota on tarvittaessa helppo laajentaa esimerkiksi palkanlaskentaan?

Käyttöönotto kestää keskimäärin noin kaksi viikkoa. Nopeimmillaan se onnistuu jopa parissa päivässä, mutta käyttöönottoon on hyvä laskea oma aikansa ohjelmiston käytön opettelulle.

Toinen aikaa vievä prosessi on pankkiyhteyksien luominen ohjelmiston ja pankin välille. Siihen on normaalioloissakin hyvä varata useampi päivä aikaa. Toinen vaihtoehto on olla yhteydessä suoraan ohjelmistotaloon, kuten Netvisoriin

Lain myöntämä oikeus jättää paperilasku maksamatta

Kassavirrasta huolehtiminen on jokaiselle yrittäjälle se kaikkein tärkein asia, mutta myös verkkolaskutuksen käyttöönotto on tärkeä hoitaa pois alta.

Sitä ei kannata jättää aivan viime tinkaan, sillä jotkut yritykset tulevat käyttämään verkkolaskulakia oman taloustilanteensa parantamiseen. Kassavirran ollessa tiukilla paperilaskut tullaan jättämään kylmästi maksamatta, koska siihen on lain myöntämä oikeus.

Tässä kannattaa huomioida myös se, että vaikka pääosin suomalaisissa järjestelmissä on EU-standardin mukainen verkkolasku, joissakin vanhentuneissa järjestelmissä näin ei välttämättä ole ja silloin ongelma säilyy. Vastaanottajalla on siis oikeus vaatia nimenomaan EU-standardin mukaisia verkkolaskuja, muunlaisista he voivat kieltäytyä.