Verkkolaskulaki: Paperilaskun voi jättää maksamatta

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta astui voimaan 1.4.2020. Niin sanottu verkkolaskulaki pohjautuu EU-direktiiviin ja sen avulla halutaan standardoida rajat ylittävää kaupankäyntiä koko EU:n tasolla.

Oleellista verkkolaskulaissa on se, että laki oikeuttaa vaatimaan ja velvoittaa vastaanottamaan verkkolaskuja. Se siis määrittää vain laskun vastaanottajan oikeuksia ja velvollisuuksia. Se tulee kuitenkin koskettamaan myös lähettäjää, koska laki on muotoiltu vastaanottajalle molemmin puolin, eli velvoittaa vastaanottamaan ja antaa oikeuden vaatia.

Rantalaisen operatiivinen johtaja ja digitaalisista palveluista vastaava johtaja Risto Iivonen kuvailee verkkolaskulakia ohjaavaksi laiksi, joka on suunnattu ohjaamaan nimenomaan pk-yrityksiä verkkolaskutukseen.

– Se on kuten kypäräpakko polkupyöräilijöille, eli sakkoja ei ole luvassa, vaikka lakia ei noudattaisikaan. Lailla ei ole haluttu pakottaa, koska pakko on aina vapaaehtoisuutta ikävämpi asia, Iivonen pohtii.

Laki on kannustin siirtyä verkkolaskun käyttöön, mutta pakko siitä tulee julkisen puolen ja suuryritysten kautta. Valtionhallinnossa verkkolaskujen osuus on ollut jo noin 95%, kuntapuolella ja suuremmissa yrityksissäkin noin 80 % luokkaa. 1.4.2020 alkaen näiden toimijoiden välisestä laskutuksesta 100% tulee kulkemaan verkkolaskuina.

Verkkolasku askel kohti reaaliaikaista alv-ilmoittamista

Verkkolaskulaki on ensimmäinen askel kohti reaaliaikaista arvonlisäveroilmoittamista, joka tulee voimaan vuonna 2025. Verkkolaskulain jälkeen seuraavat askeleet ovat e-kuitti ja laajennettu alv-ilmoitus. Siirtymäaikaa on siis muutama vuosi, mutta viimeistään 2025 kaikki yritysten talousdata tulee olla sähköisessä muodossa.

Normaali kilpailu markkinoilla tulee tekemään sen, että ne yritykset, jotka eivät pysty lähettämään verkkolaskuja tulevat karsiutumaan pois markkinoilta.

– Parin kolmen vuoden kuluttua paperilaskua ei ole enää olemassa. Teoriassa varmaan voi lähettää paperilaskuja, mutta tiedon pitää kuitenkin tallentua johonkin järjestelmään ja paperilasku on vain duplikaatti, Iivonen arvioi.

Tällä hetkellä laki koskettaa vain yritysten ja organisaatioiden välistä laskutusta. Kuluttaja-asiakkaille voi edelleen lähettää paperilaskuja, mutta Iivonen uskoo, että sähköinen kuluttajalaskukin on lähivuosina tulossa. Kuluttajat ovat jo tottuneet saamaan useimmat laskunsa sähköisinä suoraan nettipankkiin, joten kuluttajan oikeus verkkolaskuun tulee vain parantamaan kuluttajan oikeuksia.

– Normaali kilpailu markkinoilla tulee tekemään sen, että ne yritykset, jotka eivät pysty lähettämään verkkolaskuja kuluttajille tulevat karsiutumaan pois markkinoilta.

Turvaa oma liiketoimintasi

Turvallinen tapa toimia on nyt varmistaa, että itse pystyy lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja, koska suuret toimijat niin vaativat. Sen sijaan jos aikoo pidättäytyä pelkästään paperisissa laskuissa, voi varmasti sanoa hyvästit monille suuremmille asiakkaille.

– Nyky-yhteiskunnassa ei enää pärjää sillä, että olisi vain paperilaskujen lähettämismahdollisuus. Jos ajatellaan vaikka käsillä olevaa korona-kriisiä ja postin viime aikoina saamaa kritiikkiä, on verkkolasku näidenkin asioiden valossa huomattavasti turvallisempi vaihtoehto, Risto Iivonen muistuttaa.

Verkkolaskun käsittely maksaa keskimäärin 2 euroa. Paperisen laskun käsittely 15-30 euroa.

Verkkolaskuoperaattorit tarjoavat myös tulostuspalveluita, eli jos joku pienempi yhteistyökumppani ei pysty vielä vastaanottamaan verkkolaskua, voi lähetetyn verkkolaskun muuttaa hänelle paperilaskuksi. Se toki maksaa hieman enemmän kuin puhtaasti sähköisenä kulkeva verkkolasku, mutta mahdollisuus siis on olemassa. Paperilaskua sen sijaan ei voi muuttaa verkkolaskuksi.

Verkkolaskun etuja

Verkkolaskun ehdoton etu on sen nopeus. Paperinen laskutusprosessi on voinut kestää jopa viikkoja; työ on kirjattu tehdyksi, lasku viety toimistolle ja laskutettu kuun lopussa.

Sähköisessä järjestelmässä, kun työ kuitataan tehdyksi, voidaan saman tien muodostaa lasku ja lähettää se. Lasku lähtee järjestelmästä ja on vastaanottajalla parhaassa tapauksessa jo ennen kuin tekijä poistuu asiakkaan pihasta. Nopeudella on konkreettinen yhteys maksuaikoihin. Verkkolasku siis nopeuttaa rahan saamista yritykseen jopa viikoilla.

Kassavirran ollessa tiukilla paperilaskut tullaan jättämään kylmästi maksamatta, koska siihen on lain myöntämä oikeus.

– Samalla säästät laskutuskuluissa. Verkkolaskun käsittely maksaa keskimäärin 2 euroa. Paperisen laskun käsittely posti-, materiaali- ja palkkakuluineen maksaa tutkimuksesta riippuen 15-30 euroa, Iivonen kertoo.

Nopeus on etu myös laskun vastaanottajalle. Hän saa laskun heti suoraan järjestelmään, joka osaa automaattisesti lukea laskulta, maksutiedot, viitenumerot, toimittajan ja kirjanpidon tilit. Vastaanottajalle jää tehtäväksi ainoastaan laskun tarkastus. Lisäksi lasku on tallessa koko ajan, kun se on järjestelmässä, eikä sen maksaminen pääse unohtumaan.

Lisäksi verkkolasku sisältää merkittävästi paperilaskua enemmän tietoa. Koska data on standardoitua ja digitaalisessa muodossa, voidaan laskuilta kerättyä tietoa seuloa ja analysoida esimerkiksi yrityksen sähkön kulutusta tai toimittajan toimitusvarmuutta.

Nyt täytyy toimia

Verkkolaskutus kannattaa ottaa käyttöön heti. Ota yhteyttä omaan kirjanpitäjääsi, hän laittaa prosessin liikkeelle, antaa ohjeet ja auttaa valitsemaan sinun tarpeitasi vastaavan ohjelmiston. Tässä kohtaa on hyvä miettiä myös yrityksen tulevaisuuden tarpeita. Riittääkö pelkkä laskutus ja kirjanpito, vai kannattaisiko harkita ohjelmistoa, jota on tarvittaessa helppo laajentaa esimerkiksi palkanlaskentaan?

Käyttöönotto kestää keskimäärin noin kaksi viikkoa. Nopeimmillaan se onnistuu jopa parissa päivässä, mutta käyttöönottoon on hyvä laskea oma aikansa ohjelmiston käytön opettelulle. Toinen aikaa vievä prosessi on pankkiyhteyksien luominen ohjelmiston ja pankin välille. Siihen on normaalioloissakin hyvä varata useampi päivä aikaa. Koronan ja lakimuutoksen päällekkäisyyden vuoksi pankeissa on ruuhkaa ja yhteyksien luominen voi kestää jopa pidempään.

Rantalaisen operatiivinen johtaja Risto Iivonen on ollut mukana satojen yritysten taloushallinnon sähköistämisprojekteissa. Hänen kokemuksensa mukaan ohjelmiston käyttöönotto on useimmiten positiivinen asia. Useimmat ohjelmistot ovat niin helppokäyttöisiä, että pienellä perehdytyksellä pääsee jo alkuun. Suurin haaste hänen mielestään on muutosvastarinta.

– Suurin riski on muutosvastarinta, eli jos pakon edessä joutuu muuttumaan, on oppimispotentiaali heikompi. Ja jos ei tule oppimisen halua, jos ei opettele käyttämään ohjelmsitoa, tulee siitä taakka, Iivonen kuvailee.

Lain myöntämä oikeus jättää paperilasku maksamatta

Tällä hetkellä kassavirrasta huolehtiminen on jokaiselle yrittäjälle se kaikkein tärkein asia, mutta nyt kannattaa olla aktiivinen myös verkkolaskutuksen käyttöönoton suhteen. Siitä on hyötyä erityisesti nyt, mutta myös pitkälle tulevaisuuteen.

– Nyt on oltava aktiivinen, sillä jotkut yritykset tulevat käyttämään verkkolaskulakia oman taloustilanteensa parantamiseen. Kassavirran ollessa tiukilla paperilaskut tullaan jättämään kylmästi maksamatta, koska siihen on lain myöntämä oikeus, Iivonen muistuttaa.

Tässä kannattaa huomioida myös se, että vaikka pääosin suomalaisissa järjestelmissä on EU-standardin mukainen verkkolasku, joissakin vanhentuneissa järjestelmissä näin ei välttämättä ole ja silloin ongelma säilyy. Vastaanottajalla on siis oikeus vaatia nimenomaan EU-standardin mukaisia verkkolaskuja, muunlaisista he voivat kieltäytyä.