Varmuutta yrittäjän talousvelvoitteiden hoitoon

Yrittäjää koskevat monet velvollisuudet. Useat niistä ovat lain määräämiä, osa sellaisia joista huolehtiminen saattaa unohtua kaiken kiireen keskellä. Velvoitteista taloudelliset velvollisuudet koskettavat kaikkia yrittäjiä toimialasta riippumatta. Useat yrittäjän velvoitteet ovat myös sellaisia, että hoitamalla ne hyvin ja huolella, varmistat myös yrityksesi menestyksen.

Netvisorin Senior business analyst Marja-Liisa Lohtander on tehnyt vuosia töitä yritysten parissa tilintarkastajana. Hänen mielestään suomalaisyrittäjät ovat melko hyvin perillä taloudellisista velvoitteistaan ja haluavat lähtökohtaisesti hoitaa ne asianmukaisesti.

– Erityisesti aloittavalla yrittäjällä on todella paljon hoidettavia ja muistettavia asioita. Erityisesti silloin täytyy pystyä hyödyntämään kaikki mahdolliset apukeinot velvoitteiden hoitamisessa, jotta voi käyttää kaiken aikansa yhtiön liiketoiminnan pyörittämiseen ja kehittämiseen, Lohtander muistuttaa.

Ajantasainen kirjanpito auttaa velvoitteiden hoitamisessa

Varmistaaksesi, että sinulla on joka kuukausi varaa laskujen ja verojen maksamiseen, täytyy sinulla tietysti olla myyntiä, mutta sinun täytyy myös olla selvillä tulojen ja menojen suhteesta, eli yrityksesi kannattavuudesta.

Siinä auttaa tarkka ja ajantasainen kirjanpito. Sinulla täytyy olla koko ajan tämän päiväinen tieto kassasi tilanteesta sekä tulevista tuloista ja menoista. Paras tilanne on silloin, kun sinulla on näkymä myös tuleviin kuukausiin, jolloin voit varautua jo etukäteen mahdollisiin suurempiin menoeriin.

Et pysty mitenkään arvioimaan ensi kuun kassatilannetta, jos saat kirjanpitäjältäsi viikkoja vanhoja raportteja yrityksen kirjanpidosta. Myöskään pankkitilin saldo ei välttämättä kerro todellista kuvaa yrityksesi maksuvalmiudesta.

Eli hoitamalla kirjanpidon ajantasaisesti, pysyt paljon paremmin kärryillä yrityksen todellisesta taloustilanteesta, eikä yllätyksiä tule. Silloin pystyt myös varautumaan muihin velvoitteisiisi, kuten verojen maksuun paremmin.

Nämä on oltava kunnossa

Listasimme Marja-Liisa Lohtanderin kanssa yrittäjiä koskevia taloudellisia velvoitteita Bisnespöytä-podcastissa. Tässä tiivistelmänä tärkeimmät. Lopuksi Marja-Liisa kertoo, miten velvoitteiden hoitamisesta selviää hieman helpommalla.

1. Perustaminen

Ensin on tietysti huolehdittava, että yritys on perustettu asianmukaisesti. Eli se on perustettu ja ilmoitettu Patentti- ja rekisterihallitukseen ja tiedot ilmoitettu Verohallintoon. Heinäkuun 2019 alusta alkaen helpotettiin osakeyhtiön perustamista siltä osin, että sen voi nyt perustaa myös ilman osakepääoman maksua. Tämä nopeuttaa yhtiön perustamista, kun sen voi tehdä netissä ja osakepääoman maksusta ei tarvitse olla maksukuittia.

2. Arvonlisäverot

Perustamisen ja Verohallinnon rekistereihin ilmoittamisen jälkeen yritys on heti arvonlisäverovelvollinen, mikäli toiminta on luonteeltaan arvonlisäverollista. Alv:n voi ilmoittaa ja maksaa verottajalle Omavero-palvelussa tai suoraan taloushallinto-ohjelmistosta. Sitä voi maksaa kuukausittain, kvartaaleittain tai vuosittain, riippuen yhtiön liikevaihdosta.

Jos vuotuinen liikevaihto on enintään 30 000 euroa, voi alv:n ilmoittaa ja maksaa kalenterivuosittain. Jos vuotuinen liikevaihto on enintään 100 000 euroa, voi verot ilmoittaa ja maksaa kvartaaleittain. Sitä suuremmissa yrityksissä alv:t on maksettava kuukausittain.

3. Yritystulovero

Arvonlisäveron lisäksi yrittäjän tulee maksaa veroja yrityksen verotettavasta tuloksesta. Yritystuloveroa maksetaan pitkin vuotta ennakkoverona ja se tasataan verovuoden päättymisen jälkeen.

Uuden yrityksen tulee hakea ennakkoveroa erikseen. Uuden yrityksen ennakot arvioidaan ja ensimmäisen vuoden aikana onkin erittäin tärkeää seurata, toteutuuko yrityksen toiminnan laajuus arvioidun mukaisesti eli, riittääkö maksettu ennakko. Ennakkoveroon kannattaa hakea muutosta jos näyttää, että ennakot eivät riitä tai jos ennakot ovat liian suuret toteumaan nähden.

Toki verovuoden päätyttyä, voi maksaa lisäennakkoa, mutta tähän on myös syytä varautua, ettei se tule yllätyksenä.

4. Henkilökohtaiset verot

Kolmas yrittäjän maksama vero on henkilökohtainen tulovero, jos hän nostaa yrityksestään palkkaa. Yrittäjän nostamasta palkasta menee verot kuten muillakin palkansaajilla. Jos yrittäjä nostaa osinkoja, täytyy niistäkin maksaa verot henkilökohtaisessa verotuksessa. Tästä tarkemmin Bisnespöytä-podcastin verosuunnittelu-jaksossa tai Osinkona vai palkkana -blogissa.

5. Kuitit kirjanpitoon heti

Yksi yrittäjän arkisimmista talousvelvoitteista on kuittien toimittaminen kirjanpitoon. Jo yksikin hukkunut kuitti aiheuttaa paljon turhaa työtä ja vaivaa kirjanpitäjälle, joten kuitit on tärkeää toimittaa kirjanpitoon mahdollisimman pian ostotapahtuman jälkeen.

Edellä mainitut osingot tulevat vuosittain maksuun tilinpäätöksen teon jälkeen. Jos kuitit on tilikauden mittaan toimitettu ajallaan, eikä mitään muitakaan dokumentteja puutu, valmistuu tilinpäätös parhaimmillaan muutamassa päivässä kuukausien odottamisen sijaan. Toimittamalla kuitit aina heti oston jälkeen kirjanpitäjälle, varmistat nopeamman osingonjaon.

Verojen lisäksi kirjanpito on yksi tärkeimmistä yrittäjän velvollisuuksista, niin lakeja kuin omaa yritystäänkin ajatellen.

6. Kirjanpito

Kirjanpitovelvollisuus on myös yrittäjää koskeva lakisääteinen velvoite. Laki velvoittaa pitämään kirjanpitoa ja hoitamaan taloutta kirjanpitolaissa ja -asetuksessa määritellyllä tavalla.

Juoksevan kirjanpidon lisäksi täytyy hoitaa tilinpäätökset. Osakeyhtiöillä tähän sisältyy myös erilaisten hallinnollisten asioiden, kuten hallituksen kokousten ja yhtiökokousten pitäminen ja kokousten dokumentointi. Eli on muistettava myös yritysmuotokohtaiset lait, joista tulee lisävelvoitteita myös taloudellisten ja hallinnollisten asioiden hoitamiseen.

7. Työnantajavelvoitteet

Jos yrityksellä on henkilökuntaa, kasvavat velvoitteet työnantajavelvoitteilla. Työntekijälle täytyy maksaa palkkaa ja työnantajan velvollisuus on hoitaa kulujen maksaminen; eli sosiaaliturvamaksu, ennakonpidätys, lakisääteiset palkkojen sivukulut.

Palkanmaksajan täytyy myös tehdä tulorekisteri-ilmoitukset palkanmaksusta. Vaikka ei maksaisi edes palkkaa, kuuluu yrittäjälle silti ilmoitusvelvollisuus; täytyy ilmoittautua työnantajarekisteriin.

8. Vakuutukset

Yrityksellä täytyy myös olla vähintään lakisääteiset vakuutukset kunnossa. Yrittäjän eläkevakuutus, Yel on lakisääteinen. Usein yrittäjä maksaa itselleen vain minimieläkettä, mutta sen turvin ei eläkkeellä pärjää. Eläkkeen taso kannattaa laskea järkeväksi hyvissä ajoin.

Lisäksi henkilökuntaa koskevat lakisääteiset vakuutukset ovat tapaturmavakuutus, työttömyysvakuutus sekä työntekijöiden eläkevakuutus eli TyEL.

9. Yritystoiminnan jatkuvuuden varmistaminen

Yksi yrittäjän velvollisuuksista on huolehtia yrityksensä jatkuvuudesta. Lisävakuutusten hankkiminen ei ole pakollista, mutta kylläkin suositeltavaa. Yritykseen tehdyn työn ja taloudellisten panostusten turvaaminen on yksi yrittämisen avainasioista.

Eli kannattaa varmistaa, että yrityksen on mahdollista toimia myös silloin, kun yrittäjä on itse estynyt esimerkiksi sairastumisen vuoksi. Eräänlainen vakuutus tässä mielessä on myös se, että yrittäjä muistaa huolehtia omasta hyvinvoinnistaan ja jaksamisestaan.

Kirjanpitäjä on se tärkein tuki

Parhaiten veroista ja kirjanpidosta pysyy kärryillä, kun on hyvä kirjanpitäjä ja selkeä sähköinen taloushallinto-ohjelmisto. Kirjanpitäjä kannattaa palkata, vaikka tuntuisi, että sen pystyy hoitamaan itsekin.

Yrittäjän on hyvä aina miettiä, riittääkö oma aika kaikkeen ja mihin se oikeasti kannattaa käyttää. Lisäksi kirjanpitoon liittyy paljon lakeja ja säädöksiä, jotka myös muuttuvat jatkuvasti. Näistä ajantasalla pysyminen on todella hankalaa maallikkokirjanpitäjälle.

Yleensä kirjanpitäjä seuraa yrityksen taloustilannetta ja reagoi jos tarvetta. On kuitenkin tärkeää, että yhteistyö kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä sujuu ja on selkeästi sovittu työnjako, kuka seuraa ja hoitaa mitäkin asioita. Sähköinen, ajantasaisesti hoidettu kirjanpito kertoo tilanteen luotettavasti esimerkiksi ennakkoverojen osalta.

Ohjelmisto pitää sinut ajantasalla

Sähköinen taloushallinto-ohjelmisto auttaa velvoitteiden hoitamisessa ja niiden seurannassa eli onko esimerkiksi arvonlisäverot ilmoitettu ja maksettu ajallaan. Usein erityisesti pienyrityksille tärkeä yksittäinen asia on se, että sähköisessä taloushallinnossa laskuja ei unohdu paperipinoihin ja pöydänkulmille, vaan kaikki kulut ovat järjestelmässä ja hoituvat ajallaan. Vältytään viivästysmaksuilta ja tulevat maksujen eräpäivät ovat kätevästi nähtävissä. Samoin myyntisaamisista tulossa olevat rahat.

Esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmistossa monet velvoitteet voi myös automatisoida. Sellaiset toistuvat velvoitteet kuten, tulorekisteri-ilmoitus, ay-maksut ja ulosottomaksut voi Netvisorissa laittaa menemään automaattisesti, eikä mikään niistä enää varmasti unohdu.

Sähköinen taloushallinto-ohjelmisto helpottaa myös sisäistä valvontaa ja mahdollistaa yrityksen varojen hoitamisen turvallisesti. Osakeyhtiölain mukaan hallitus on vastuussa siitä, että yhtiön varainhoito on järjestetty asianmukaisesti. Sähköisessä järjestelmässä pystytään antamaan käyttöoikeudet rajatusti ja esimerkiksi ulosmaksettavan rahan kontrollointi on helppo järjestää. Maksuja maksetaan yhtiön tileiltä ulos vain järjestelmän kautta, josta sitä on helppo valvoa.

Edellä kuvatut sähköisen taloushallinnon toiminnot varmistavat, että yrittäjän velvoitteiden hoito ei jää kiinni ainakaan tiedon puutteesta tai virheellisestä kirjanpidosta. Kun taloushallinto on kunnossa, on kulujen ja kannattavuuden seuranta helpompaa. Yrittäjä itse voi keskittyä hankkimaan yritykselle tuloja, eikä hänen aikansa kulu menojen syynäämiseen ja kulujen karsimiseen.