Mitä jos sinun ei tarvitsisi kirjata työtunteja ylös, vaan esimerkiksi älykellon tai työtietokoneen keräämä käyttäytymisdata siirtyisi suoraan palkanlaskentaan? Tai mitä, jos matkalaskut muodostuisivat automaattisesti luottokorttimaksujen perusteella? Automaatio hoitaisi kirjaukset, sinä vain tarkistaisit niiden oikeellisuuden.

Miksi automaatioon on vaikea luottaa, vaikka niin moni arkipäiväinen asia toimii jo automaation avulla?

Tällaiset toiminnot eivät välttämättä ole enää kaukana tulevaisuudessa. Sen sijaan ihmisten halu ja valmius ottaa automaatiota käyttöön vaihtelee. On joukko edelläkävijöitä, jotka ottavat kaiken uuden teknologian innolla käyttöön. Toinen ääripää kaivautuu edelleen poteroihinsa, eikä uskalla lähettää edes sähköpostia.

Kuitenkin kaikki meistä käyttävät automaatiota joka päivä. Se on niin arkipäiväistä, ettei sitä edes ajatella. Hissi nousee ylös automaattisesti vain nappia painamalla. Liikennevalot vaihtuvat vihreiksi ihan ilman ihmisen ohjausta. Kukaan ei laske luottokorttisi päivittäistä korkoa helmitaululla, vaan se muodostuu automaattisesti. Myös sentraalisantroista on luovuttu jo aikapäiviä sitten ja puhelut yhdistyvät vastaanottajalle automaation avulla.

Automaatiota on siis kaikkialla, mutta siitä huolimatta moni arkailee edelleen uusien teknologioiden käyttöönottoa. Miksi näin, vaikka luotamme siihen jo niin monissa arkipäiväisissä asioissa ja tiedämme sen helpottavan elämäämme monin tavoin?

Sinä päätät, automaatio toteuttaa

Voisiko selitys löytyä hallinnan menettämisen pelosta? Pelätään, että koneet tai järjestelmät tekevät asioita itsenäisesti, eikä ihmisellä ole mitään valtaa tarkistaa, muuttaa tai korjata tehtyjä toimintoja.

Tämä on täysin turha pelko. Koneet eivät toimi itsekseen, vaan jokainen laite ja ohjelmisto on rakennettu jonkun ihmisen logiikalla. Tällä hetkellä suurin osa käytössä olevista järjestelmistä toimii automaatiosääntöjen perusteella; ihminen antaa järjestelmälle käskyn toimia ja se toimii kirjaimellisesti kuten on käsketty. Jos ihminen on antanut virheellisen käskyn, kone toistaa virhettä, kunnes ihminen korjaa käskyn.

Koneet eivät toimi itsekseen, vaan jokainen laite ja ohjelmisto on rakennettu jonkun ihmisen logiikalla.

Toisaalta ihminen voi aina tarkistaa järjestelmän tekemät toiminnot sekä muuttaa ja korjata niitä. Voit antaa järjestelmän automaatiolle “vapaat kädet” toimia juuri siihen pisteeseen asti kuin haluat ja tarkistaa itse vaikka jokaisen tapahtuneen toiminnon käsin, jotta voit varmistua niiden oikeellisuudesta.

Automaatio oppipoikana

Hyvä esimerkki tästä on Netvisor taloushallinto-ohjelmiston uusi automaattinen tiliöintitoiminto. Sen tavoitteena on, että ohjelmisto tiliöi saapuvat laskut automaattisesti. Tiliöinti ei ole aivan yksinkertaista asiansa osaavalle ihmisellekään, joten koneelle kaikkien mahdollisten variaatioiden opettaminen vaatii paljon aikaa ja dataa.

Jotta automaatio voisi siis toimia, täytyy sille opettaa satoja, jopa tuhansia erilaisia variaatioita tiliöinneistä. Ohjelmisto oppii niin historiatiedosta kuin jokaisesta uudesta ihmisen tekemästä tiliöinnistä.

Kun dataa on riittävästi, voi automaation kytkeä Netvisorissa päälle, jolloin se alkaa tehdä ehdotuksia tiliöintitileistä ja laskentakohteista. Jos ehdotukset ovat oikein, voit hyväksyä ne. Jos ne ovat väärin, voit korjata virheet ja näin opettaa ohjelmistoa edelleen.

Kun olet työskennellyt jonkin aikaa automaatiota apuna käyttäen, huomannut sen toimivaksi ja ohjelmiston ehdotusten oikeellisuus alkaa lähennellä sataa prosenttia, voit pikkuhiljaa jättää tiliöinnit kokonaan automaation haltuun. Voit edelleen tarkastaa ne aina, kun haluat.

Avoin kommunikaatio avain luottamukseen

Aivan kuten ihmisten välisissä suhteissa, myös ihmisen ja koneen välisessä suhteessa luottamus saadaan aikaan vain avoimen kommunikaation avulla. On ymmärrettävää, että vieraaseen on vaikea luottaa, on se sitten ihminen tai ohjelmisto, mutta luottamus kasvaa kommunikaation avulla.

Automaation tekemien toimintojen tarkastamismahdollisuus on yksi keino kasvattaa luottamusta. Toinen on automaattisten tapahtumien läpinäkyvyys. Ohjelmistoihin on alettu rakentaa erilaisia läpinäkyvyyttä lisääviä toimintoja ja entistä selkeämpiä mahdollisuuksia nähdä, miten automaatio toimii.

Myös ihmisen ja koneen välisessä suhteessa luottamus saadaan aikaan vain avoimen kommunikaation avulla.

Netvisor taloushallinto-ohjelmiston ostolaskujen tiliöintiominaisuudessa läpinäkyvyyttä tuo logitietoseuranta. Siitä näkee, mitä ohjelmisto on tehnyt automaattisesti. Jokainen automaatiolla tehty toiminto kirjautuu logiin, josta tapahtumia voi seurata askel askeleelta. Jos automaatio ei ole tehnyt mitään, ei myöskään logitietoa synny.

Anna automaatiolle mahdollisuus

Automaatio helpottaa ja nopeuttaa monia yleensä ikävystyttäviä rutiineja, mutta usein ohjelmistoissa olevaa automaatiopotentiaalia käytetään melko rajallisesti. Yleisiä syitä käytön vähäisyyteen ovat uuden opettelun hankaluus ja luottamuksen puute.

Kuitenkin, jos näkisimme vähän vaivaa ja uskaltaisimme antaa automaatiolle tilaisuuden, olisi meillä mahdollisuus tehdä työelämässä paljon mielenkiintoisempia ja haastavampia tehtäviä. Puhumattakaan automaation tuomasta nopeudesta, toiminnan tehostumisesta ja tuottavuuden kasvusta.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.