Kirjanpidon tulevaisuus – milloin pääsemme täysautomaatioon?

Kuuntele podcastina.
Suomalaiset yritykset ovat sähköistämisessä ja automatisoinnissa monia esimerkiksi EU-kollegoitaan edellä. Vaihtelua on tietysti yrityskoosta riippuen. Hanken & SSE Executive Educationin senior fellown ja kirjanpitolautakunnan varapuheenjohtajan Anders Tallbergin mukaan suurissa yrityksissä on jo automatisoitu kaikki mitä voidaan automatisoida. Pienimmissä on vielä paljon tilaa automaatiolle.

Kirjanpito on ollut otollinen ala automatiikan ja robotiikan käyttöönottoon. Siellä on paljon toistuvia ja rutiininomaisia toimintoja, jotka on ollut helppo siirtää järjestelmien tehtäväksi.
Kirjanpidon tehtävistä suurin osa on saatu jo automatisoitua, mutta edelleen on harkintaa ja tulkintaa vaativia tehtäviä, joita ei ole voitu automatisoida.

– Esimerkiksi saapuvien ostolaskujen ja kulukuittien käsittelyssä on edelleen paljon käsityötä, Tallberg kertoo.

Vastuukysymykset

Järjestelmien ja automaation käyttö on herättänyt jonkin verran kysymyksiä siitä, kenellä on vastuu, jos kirjanpidossa tapahtuu virhe. Onko se järjestelmätoimittajan, kirjaussäännöt järjestelmään ladanneen henkilön, kirjanpitäjän, yrittäjän, hallituksen vai kenen? Tallbergin mukaan ohjelmisto ei vaikuta vastuukysymykseen.

– Viime kädessä kirjanpitovelvollinen on aina vastuussa, että kirjanpito on oikein. Tämä on hyvin selkeä periaate lainsäädännössä ja oikeuskäytännössä.

Eettisiä ongelmia ei pitäisi tulla. Jos kirjanpito on automatisoitu, ei siellä silloin ole valintaa vaativia tehtäviä, joita koneen pitäisi tehdä.

Kirjanpitolain uudistuksessa vuonna 2016 asia ratkaistiin niin, että menetelmiä koskevasta luvusta (luku 2) poistettiin kaikki teknologiariippuvainen sääntely. Luotiin teknologianeutraalisäännöstö, jossa todetaan tietyt vaatimukset kuten, että kirjausketjun pitää toimia ja tositteet tulee säilyttää. Mutta, miten se tehdään, sitä ei nykylaissa määritellä. Automatiikan ei pitäisi vaikuttaa mitenkään myöskään eettisiin kysymyksiin.

– Eettisiä ongelmia ei pitäisi tulla. Jos kirjanpito on automatisoitu, ei siellä silloin ole valintaa vaativia tehtäviä, joita koneen pitäisi tehdä, Tallberg pohtii.

Lisäautomaatiolle on vielä tilaa

Tällä hetkellä voidaan parhaimmillaan automatisoida jo noin 97 prosenttia kaikista kirjanpidon tositteista. Jäljellä oleva kolme prosenttia onkin sitten jo hankalammin automatisoitavissa. Robotit ja tekoälyjärjestelmät nimittäin ymmärtävät erittäin huonosti ei-rakenteista dataa; mitä tahansa kuittia, joka on tuotu järjestelmään kuvana tai skannattuna. Eikä esimerkiksi taksien maksupäätteiltä ole mahdollista saada sähköistä kuittia suoraan yrityksen kirjanpitoon, ainakaan vielä.

– Tulevaisuudessa saattaa olla tarpeen korostaa ja varovaisesti ohjata käytäntöä siihen suuntaan, että rakenteiset tiedostomuodot olisivat ensisijaisia ja pelkästään ihmisten luettavissa olevat skannatut dokumentit ja kuvatiedostot väistyisivät pikkuhiljaa. Näin saisimme automaation toimimaan paremmin, Tallberg pohtii.

Yrityksen taloushallinnossa on vielä muutamia muitakin tehtäviä, joita ei teknologian keinoin ole pystytty ratkaisemaan ja siten automatisoimaan. Esimerkiksi palkanlaskennassa monimutkaiset työehtosopimukset asettavat haasteita järjestelmille.

Maailmassa on harvoja asioita, jotka ovat tylsempiä kuin kirjanpidon tekeminen.

– Se, mikä on pystytty, on nyt automatisoitu kustannus- ja tehokkuuspaineen vuoksi. Mutta meillä on tässä kokonaisketjussa vielä muutama aukko, joita ei pystytä hoitamaan täysin rakenteisen tiedon varassa ja se tekee täysautomaatiosta hankalaa.

Tallbergin mukaan asiat ovat toki ratkaistavissa, mutta se on hidasta. Kaikki johtuu siitä, että pelikentällä on monta pelaajaa; on pankkeja, kauppaketjuja, luottokortin myöntäjiä ja niin edelleen. Ennen kuin kokonaisratkaisu löytyy, vie se paljon aikaa jo pelkästään kansallisella tasolla saati sitten Euroopan tai globaalilla tasolla. Täysautomatisoitua kirjanpitoa saamme siis todennäköisesti odottaa vielä tovin jos toisenkin.

Onko järkevää antaa koko kirjanpito koneen tehtäväksi?

Kirjanpitolain ja -lautakunnan mielestä jokainen kirjanpitovelvollinen voi vapaasti valita itselleen sopivan tavan hoitaa kirjanpito. Tapaa ei ole rajoitettu, kunhan se täyttää lain vaatimukset.

– Olemme hyvin määrätietoisesti pyrkineet välttämään, että emme kertoisi, millä tekniikalla tai teknologialla, millaisella tilikartalla tai prosessilla kirjanpito pitää tehdä. Lakitasolla määritellään vain, mitkä vaatimukset kirjanpidon tulee täyttää.

Kirjanpito voidaan automatisoida täysin, mutta se ei poista asiantuntijan työtä. Se olennainen osa eli raportit, joita kirjanpidon perusteella tehdään ja niihin liittyvät valinnat, esimerkiksi poistosuunnitelman valinta, erinäiset verotekniset valinnat ja niin edelleen vaativat jatkossakin ihmisen päättelyä ja päätöksiä.

– Maailmassa on harvoja asioita, jotka ovat tylsempiä kuin kirjanpidon tekeminen, että jos se vaan saadaan automatisoitua niin hieno juttu, Anders Tallberg toteaa.

Tallbergin mukaan kirjanpidon järjestelmien kehitystä ajaa teknologian kehitys. Ne kehittyvät sitä mukaa, kun tietojärjestelmät kehittyvät. Itse kirjanpito ei varmaankaan ole muutospaineessa, sen sijaan kehitystä tulee varmasti tapahtumaan siinä, miten kirjanpidon tieto ja kaikki muu data saadaan yhdistettyä ja miten tekoälysovellukset saadaan löytämään uusia asioita kaikesta siitä tietomassasta.