Klubi uudisti taloushallintonsa – automaatio yllätti positiivisesti

Netvisor on suosittu taloushallinto-ohjelmisto urheiluseuroissa. Se on käytössä sadoissa yhdistyspohjaisissa seuroissa ja kymmenissä osakeyhtiö-pohjalta toimivissa ammattilaisseuroissa. Yksi tuoreimmista, tyytyväisistä käyttäjistä on Helsingin Jalkapalloklubi.

HJK on yksi Suomen vanhimmista ja menestyksekkäimmistä jalkapalloseuroista. Se otti vuoden 2020 kesällä käyttöön Netvisor taloushallinto-ohjelmiston, jotta seurayhteisön taloutta olisi helpompi hallita ja johdolla olisi parempi näkymä talouteen.

– Vertailimme muutamia ohjelmistoja, mutta Netvisor vakuutti helppokäyttöisyydellään. Lisäksi ajattelimme, että koska monet jääkiekon SM-liigaseurat käyttävät Netvisoria, täytyy sen olla hyvä myös meidän käyttöömme, kertoo HJK:n talouspäällikkö Petra Häkkinen.

Kolmas syy Netvisorin valintaan oli sen hinnoittelumalli, jossa perushintaan sisältyy rajaton määrä käyttäjiä. Häkkisen mukaan Netvisorin hinnoittelu on heidän kannaltaan järkevämpi.

– Ry:n osalta hinta hieman nousi, mutta olen valmis maksamaan siitä, että järjestelmä on helppokäyttöisempi. Netvisorissa on koko ajan reaaliaikainen näkymä. Aiemmassa ohjelmistossa piti materiaali siirtää käsin kirjanpitoon. Nyt kaikki laskut näkyvät koko ajan kirjanpidon raportilla, Häkkinen kuvailee.

Tieto helpommin saavutettavissa

HJK seurayhteisöön kuuluu kaksi osakeyhtiötä ja yksi rekisteröity yhdistys; HJK Oy, Helsinki Stadion Management Oy ja HJK ry. Koko seurayhteisön liikevaihto on noin 12 miljoonaa euroa.

Talouspäällikkö Petra Häkkinen hoitaa kaikkien seurayhteisön yksiköiden taloutta. Hänen mukaansa talouden hallinta helpottui merkittävästi, kun he pääsivät eroon vanhasta, kankeasta, koneelle ladatusta taloushallinto-ohjelmistosta. Nyt kaikkien yhtiöiden taloustieto löytyy samasta paikasta, ja kun data on pilvessä, on se paljon helpommin saavutettavissa.

– Minun arkeani helpottaa paljon, kun kaikki pystyvät katsomaan asioita itse, eikä kaikkea tarvitse kysyä minulta. Olen rakentanut jokaiselle käyttäjälle oman etusivunäkymän, josta he pystyvät itse katsomaan heille olennaiset tiedot, Häkkinen kertoo.

Myös toimitusjohtaja Aki Riihilahti on ollut tyytyväinen, kun hän saa tarvitsemansa tiedot nyt helpommin ja nopeammin käyttöönsä.

– Täsmällisten taloustietojen saaminen helposti on sekä suunnittelemisen että johtamisen kannalta tärkeä työkalu. Toiminnan reaaliaikaisen mitattavuuden parantuminen on helpottanut ja nopeuttanut omaa työntekoa ja tuloksien saavuttamista.

Automaatio säästää aikaa

Petra Häkkisellä on Netvisor avoinna koko työpäivän ajan. Aamulla ensimmäiseksi hän tarkistaa etusivulta, mihin asioihin hänen täytyy reagoida. Hänen mielestään on erittäin kätevää, että kaiken näkee yhdellä silmäyksellä; tilin saldon, erääntyneet myynnit, tulleet laskut, ja niin edelleen. Ennen hänen piti etsiä tieto monesta eri paikasta.

– Kun kaikki on yhdessä näkymässä, on langat paremmin käsissä. Ihmismieli on siinä mielessä jännä, että jo pelkästään se, että kaikki on siinä silmien edessä, antaa varmemman tuntuman, Häkkinen kuvailee.

Netvisorissa pystyy pitkälti itse määrittelemään, miten paljon automaatiota haluaa käyttää. Pisimmällä automaatio on ostolaskuissa, jotka voidaan automatisoida lähes sataprosenttisesti.

Tekoälyyn perustuva ostolaskujen tiliöintiautomatiikka oli iloinen yllätys.

– Automaatio on helpottanut työtäni merkittävästi. Tekoälyyn perustuva ostolaskujen tiliöintiautomatiikka oli iloinen yllätys. Se on jo muutamassa kuukaudessa oppinut tarjoamaan oikeita tiliöintejä automaattisesti, Häkkinen kehuu.

Netvisorissa kaikki tieto on linkittyneenä toisiinsa, joten tietojen tarkistaminen on yksinkertaista. Miltä tahansa raportilta pystyy porautumaan lukujen taakse, suoraan laskulle ja tarkistamaan, mistä luvut muodostuvat. Näin myös virheiden löytäminen on helpompaa. Häkkisen mukaan on hienoa, kun reaaliaikaiset raportit paljastavat virheet heti.

– Esimerkiksi tuloslaskelmalta näkee heti, jos on poikkeuksia. Ei tarvitse odottaa kirjanpidon valmistumista.

HJK:n Netvisoriin on tällä hetkellä integroitu raportointi- ja budjetointiohjelmisto Financial Overview, toiminnanohjausjärjestelmä Severa sekä Visman automaattinen perintäpalvelu. Myös HJK:n WooCommerce -verkkokauppa-alustalla toimiva nettikauppa on integroitu Netvisoriin, mikä on vähentänyt entisestään käsin siirrettävän tiedon määrää. Häkkisen mukaan heidän tavoitteensa on päästä kokonaan eroon turhasta tiedon siirtelystä, koska se vähentää virheiden mahdollisuutta entisestään.

Visman Solutionsin palveluista HJK käyttää myös VismaSign sähköistä allekirjoitusta, dokumenttien ja sopimusten hallintaan.

Satoja palkansaajia ja tuhansia jäsenmaksun maksajia

Klubin osakeyhtiöt työllistävät noin 70 henkeä, mukaan lukien toimistohenkilökunnan ja edustusjoukkueen pelaajat. Yhdistys puolestaan liikuttaa noin 3600:a lasta ja nuorta ja sen selkärankana toimii noin 600 vapaaehtoista.

Jalkapallon lisäksi HJK tarjoaa lapsille Helsingin kaupungin tukemaa iltapäiväkerhotoimintaa. Kaikki toiminnot yhteen laskettuna koko seurayhteisössä on noin 300 palkansaajaa. Haastetta palkanmaksuun tuo se, että iso osa palkansaajista on osa-aikaisia tai tuntityöntekijöitä ja he ilmoittavat työtuntinsa edelleen erilaisilla paperilappusilla ja sähköposteilla. Tavoitteena on, että palkansaajat oppisivat jossain vaiheessa itse kirjaamaan tunnit ja matkalaskut Netvisoriin.

– Automatiikka helpottaa tekemistä myös palkanlaskennassa, kun esimerkiksi tulorekisteri-ilmoitus lähtee nyt automaattisesti, eikä sitä tarvitse muistaa erikseen lähettää.

Nyt, kun se kaikki on automatisoitu, säästämme ajan lisäksi myös rahaa.

Myyntilaskujen automatisointi on säästänyt Häkkisen työaikaa merkittävästi. Esimerkiksi kaikkien 600:n iltapäivätoimintaan osallistuvan lapsen laskut on asetettu lähtemään automaattisesti Netvisorin sopimuslaskutuksella. Samalla automatisoitiin myös laskujen perintä Visma Finansial Solutionsilla, mikä on säästänyt ajan lisäksi myös rahaa.

– Kun näitä suhteellisen pieniä laskuja on kuukausittain satoja, on niiden lähettämiseen, niistä muistuttamiseen ja saapuneiden viitesuoritusten käsittelyyn käytetty suhteettoman paljon aikaa ja rahaa. Nyt, kun se kaikki on automatisoitu, säästämme ajan lisäksi myös rahaa mm. muistutuslaskujen transaktiomaksuista, Häkkinen kertoo.

Koko ajan oppii uutta

Häkkinen kuvailee aikasäästön olevan taloushallinnon tehtävissä merkittävä. Aikaa säästyy automaation, reaaliaikaisen raportoinnin, tiedon löytämisen helppouden, virheiden minimoimisen ja monien arkea helpottavien pienten toimintojen, kuten jaksotustyökalun ansiosta.

Edelleen tulee ahaa-elämyksiä. Ai, tämänkin voi hoitaa näin!

– Myös kirjanpidon tarkkuus on parantunut, kun esimerkiksi laskujen jaksottaminen on helpompaa ja automaatio varmistaa, että prosessit pysyvät samana ja laskut kirjautuvat aina samalla logiikalla.

Häkkisen mukaan Netvisorin käytön opettelu on ollut helppoa. He ovat järjestäneet Netvisor-käyttäjille yhden koulutuksen ja se on riittänyt suurimmalle osalle. Hän arvioi, että kun he oppivat käyttämään ohjelmistoa vielä vähän paremmin, säästävät he taloushallinnon rutiineista jopa tunteja viikossa.

– Edelleen tulee ahaa-elämyksiä. Ai, tämänkin voi hoitaa näin! Tässä tulee myös ahneeksi, että kaikki pitäisi oppia ja ottaa käyttöön nyt heti, mutta pakko yrittää ottaa perusasiat ensin hyvin haltuun, Häkkinen pohtii.

Kiinnostuitko Netvisorista? Pyydä ilmainen esittely >>