Unohdettu kirjanpitäjä

Muutokset ohjelmistomarkkinassa (julkinen ilmoitus Tikonin loppumisesta) saivat loppusyksystä aikaan kiihtyvää keskustelua ja jos jonkinlaisia avauksia sosiaalisessa mediassa. Tuntuu siltä kuin nyt “taisteltaisiin” tilitoimistoista ja heidän asiakkaistaan järjestelmätasolla.

Hämmentävintä on se, että tilitoimistoja kosiskellaan lauseilla: Meillä onnistuu kirjanpito niin sähköisesti kuin paperiasiakkaillekin. Kaikki varmasti hyvin tietävät, että pilvipalvelut tai tämän päivän taloushallinto eivät perustu paperiin.

Kaikki tietävät myös, että aika siihen, kun verottajan ja EU:n uudistukset tulevat käytäntöön on erittäin lyhyt, viisi vuotta. Mitä järkeä on siis siirtää asiakkaat paperiprosesseilla uuteen järjestelmään ja heti perään yrittää etsiä keinoja sähköistämiselle ja automatisoinnille. Täysin tehotonta ja sekä kirjanpitäjän että asiakkaiden ajan tuhlaa.

Kertooko tämä myös siitä, että kirjanpitäjiin ei osata luottaa riittävästi eikä heitä arvosteta asiantuntijoina? Viime aikojen keskusteluissa on kuitenkin huomattavin asia ollut se, että lähes kaikissa kirjoituksissa on unohdettu tekijät – kirjanpitäjät ja palkanlaskijat.

Kirjanpitäjällä kaikkein tärkein rooli

Ohjelmiston vaihdossa on ensisijaisesti ajateltava loppuasiakasta. Paras tähän on kirjanpitäjä, jolla on läheisin suhde asiakkaaseen. Hyvin usein kirjanpitäjällä on “valta” ja vastuu siitä, miten prosesseja voi ja kannattaa uudistaa.

2020 on kirjanpitäjän vuosikymmen. Kaikki uudistukset, sekä viranomaisten taholta tulevat että taloushallinnon ohjelmistoissa tapahtuvat, vaikuttavat nimenomaan kirjanpitäjän työhön arjen tasolla ja myös kokonaiskuvan kannalta.

2020 on kirjanpitäjän vuosikymmen.

Kirjanpitäjällä on aikaisemmin ollut vastuu ja valta päättää asiakaskohtaisesti, miten palvelee omia asiakkaitaan. Muutoksen suunta on, että kaikkia asiakkaita palveltaisi tilitoimistokohtaisen palvelumallin mukaisesti.

Kun yhdenmukaistetaan kaikki tilitoimiston palvelumallit, tuo se prosesseihin läpinäkyvyyttä ja kaikkien on helpompi ymmärtää toistensa työtä. Tällöin myös tuuraukset on helpompi hoitaa. Kun tilitoimistolla on valmiit palvelumallit eri asiakasryhmille, voidaan miettiä myös henkilöiden osaamistasoja. Jokaisella kirjanpitäjällä voi olla oma erityisosaamisalansa.

Pitkät lomat ja vähemmän ylitöitä

Yhtenäiset palvelumallit sujuvoittavat kirjanpitäjän arkea. Rutiinit nopeuttavat työntekoa, kun kaikki asiakkaat hoidetaan samalla “kaavalla”. Palvelumallit mahdollistavat myös erikoistumisen omien vahvuuksien mukaisesti. Oman osaamisen kehittämisestä saa vaihtokauppana helpomman arjen ja pidemmän yhtäjaksoisen loman.

Kun kirjanpitäjä luopuu vallasta päättää palvelumallista asiakaskohtaisesti, saadaan samalla poistettua 12. päivän alv-ruuhkat ja ylityötunnit. Samoin kuukauden katkoissa säästyy aikaa, vaivaa ja virheitä.

Yhtenäinen palvelumalli mahdollistaa kirjanpitäjille myös kolmen-neljän viikon yhtäjaksoisen kesäloman.

Yhtenäinen palvelumalli mahdollistaa kirjanpitäjille myös kolmen-neljän viikon yhtäjaksoisen kesäloman. Lisäksi sähköinen taloushalllinto minimoi sen työ, josta kukaan ei pidä, eli paperisten kuittien ja laskujen käsittelyn ja etsimisen.

Kirjanpitäjän tärkeät osaamisalueet

Jotta tulevaisuuden “paineet” voidaan ratkaista jo nyt etupainotteisesti, on ohjelmiston vaihdossa otettava huomioon kirjanpitäjien tulevaisuuden osaamistarpeet. Kaikista ei tule yrityksen neuvonantajia taloustiedon tulkinnassa. Kirjanpitäjä ei ole yhtä kuin kontrolleri. Ei yleislääkärikään tee kirurgin hommia eikä kiekonheittäjä päihitä keihäänheittäjää keihäänheitossa.

Oudolta kuulostaisi, että kaikkien kirjanpitäjien pitäisi lähteä tulkitsemaan asiakkaalleen EBITDAa, Quick Ratiota ja COGseja. Sen sijaan kirjanpitäjän pitäisi kyetä keskustelemaan yrittäjän kanssa hänen tarpeistaan lähtevistä KPI-luvuista kuten liikevaihdon kasvusta ja kuukausitason budjettiseurannasta. Tärkeää on tietää, mikä on asiakkaan bisneksen kannalta tärkeää tietoa ja tarjota tarvittava tieto silloin, kun sitä tarvitaan.

Tulevaisuuden kirjanpitäjällä on kolme osaamistasoa, joissa ohjelmistokumppanilla on tärkeä rooli, kouluttaminen.

1. Teknologian ymmärtäminen – ajatus ohjaa tekemistä.

Tiedät, mihin kehitys on menossa sekä mitä ohjelmistoja ja palveluita on tarjolla. Mitä automaatiolla voi tehdä ja mihin sillä tähdätään. Ymmärrät, miten voit soveltaa ISV:tä, AI:tä, BI:tä jne. Osaat keskustella luontevasti ja ymmärryttää myös asiakasta näistä.

2. Kyky soveltaa käytännössä ja arjessa.

Tähtäimenä sujuvampi arki. Poista ylimääräinen turha työ automaation ja mobiilien työkalujen avulla sekä itseltä että asiakkaalta. Luo uutta arvoa asiakkaalle.

3. Yrityksen prosessien asiantuntija

Pystyt keskustelemaan asiakkaan kanssa hänen liiketoimintansa tarpeista ja tavoitteista sekä luomaan toimintamallin, jolla pystyt tarjoamaan asiakkaalle hänen tarvitsemansa taloustiedon reaaliaikaisesti. Tämä tarkoittaa sisäisen laskennan ymmärtämistä ja tunnuslukujen hallintaa, jotta pystyy kommunikoimaan asiakkaan kanssa.

Avaimet tulevaisuuden kirjanpitäjän rooliin

Netvisor-keskittämisprojektissa yksi tärkein vaihe on kirjanpitäjien osaamistason kasvattaminen. Sitä varten järjestämme säännöllisiä verkkokoulutuksia. Netvisor Tukisivut ovat puolestaan oiva keino jatkuvaan itsensä kehittämiseen ja osaamisen täydentämiseen.

Netvisorin Communityssä voi keskustella kollegoiden kanssa ja saada hyviä vinkkejä automaation edistämiseen. Lisäksi tukena ovat Netvisor tuki ja asiakaspalvelu, joiden tehtävänä on ongelmien ratkaisun lisäksi auttaa kirjanpitäjiä oppimaan.

Netvisor taloushallinto-ohjelmiston kehitystyössä on myös otettu entistä paremmin huomioon kirjanpitäjän tarpeet. Vuoden 2020 aikana Netvisoriin on tulossa kirjanpitäjien kanssa yhteistyössä suunniteltu Oman työn ja asiakkaiden hallinta -näkymä. Tästä näkymästä kirjanpitäjä näkee kaikkien asiakkaidensa tilanteen sekä reagoitavat asiat kuten poikkeamat.

Koostenäkymien avulla tilitoimistokohtaisen palvelumallin toteuttaminen nousee täysin uudelle tasolle.

Lisäksi kirjanpitäjälle on tulossa omat koostenäkymät Ostoon ja myynteihin. Niiden tavoiteena on tuoda tehokkuutta asiakastyöhön ja ohjata työtä auotmaation johtamiseen.

Nämä tulevat nopeuttamaan kirjanpitäjän työtä merkittävästi, kun hänen ei tarvitse enää kirjautua erikseen jokaiseen asiakasyritykseen. Koostenäkymästä voi porautua suoraan jokaisen asiakkaan tietoihin. Vastaavia tilitoimistotyötä helpottavia koostenäkymiä on tulossa myöhemmin lisää.

Näiden koostenäkymien avulla tilitoimistokohtaisen palvelumallin toteuttaminen nousee täysin uudelle tasolle. Ne tulevat nopeuttamaan ja helpottamaan asiakkaiden palvelua. Niiden kokonaisvaltainen hyödyntäminen tosin edellyttää vähintään edellämainittujen 1. ja 2. -tason osaamisen kasvattamista.

Edistäjä vai jarruttaja?

Sähköisen taloushallinnon ja automaation kiihtyvä muutostahti ei poista kirjanpitäjältä vastuuta ja valtaa, vaan muuttaa niiden muotoa. Kirjanpitäjän rooli korostuu entisestään 2020-luvulla.

Automaatio ei ota itse itseään käyttöön, eikä asiakas saa vastauksia ilman tiedon tulkitsijaa. Kirjanpitäjä on tilitoimistoalan uudistuksen pelinrakentaja, jolla on valta päättää pelikuvioista.

Kirjanpitäjä on avainasemassa sekä tilitoimiston säilymisen, että asiakkaiden palvelun kannalta. Kirjanpitäjillä on siksi käsissään koko alan kehityksen tai jarruna olemisen avaimet.