Näin pidät yrityksesi maksukykyisenä

Laskuja maksamatta. Palkanmaksupäivänä tili tyhjä. Joudut neuvottelemaan eräpäiviä pidemmäksi. Otat lainaa, jotta saat maksettua toisen lainan ajallaan. Tähän tilanteeseen ei yksikään yrittäjä halua, mutta ikävä kyllä maksuvaikeuksien kanssa painiminen on arkipäivää tuhansille suomalaisyrittäjille vuosittain. Kustannuspaikkakohtainen talouden seuranta auttaa pitämään yrityksen maksukykyisenä.

Suurin syy kassavajeeseen on monessa yrityksessä se, että ei ole seurattu mistä rahaa tulee ja mihin sitä menee. Kustannuspaikka- ts. laskentakohdekohtainen kannattavuuslaskelma ja sen seuranta paljastaisivat ongelmakohdat hyvissä ajoin ennen kuin yritys ehtii joutua ongelmiin.

Lue lisää laskentakohteiden käytöstä tästä blogista>>

Erityisesti teollisuuden alan yritysten talousasioihin perehtyneen Jarmo Mannisen mukaan hälytyskellojen pitäisi soida siinä vaiheessa, kun yritys ei pysty maksamaan kaikkia laskuja ja velvoitteita ajallaan tai joutuu miettimään, kenelle maksetaan nyt ja kenelle vasta ensi kuussa. Jos tässä vaiheessa ei reagoida ja tehdä jotain, ongelmat vain kasvavat.

– Kun ongelma on niin iso, että otetaan jopa velkaa velan lyhentämiseksi, on käytettävissä enää hyvin vähän keinoja. Eli pitäisi reagoida paljon aikaisemmin, Manninen sanoo.

Seuraa tuloja ja menoja viikoittain

Talouden karikoihin pystyy varautumaan kaikkein parhaiten, kun seuraa yrityksensä eri osastojen, tuotteiden tai toimintojen kannattavuutta kustannuspaikkakohtaisesti. Kaikki lähtee liiketoimintasuunnitelmasta ja sen pohjalta luodusta budjetista, joka tehdään liiketoiminta-alueittain.

Valmistavassa yrityksessä kustannuspaikkoja voivat olla tuotteet, tuoteryhmät tai palvelut, asiantuntijayrityksessä esimerkiksi projektit.

Korjaavia toimenpiteitä täytyy tehdä viikkotasolla, eikä vasta vuositasolla.

Budjetoinnin jälkeen jokaiselle kustannuspaikalle tehdään myös toiminnallinen suunnitelma, joka pitää sisällään tehtävät, joilla budjetin luvut tavoitetaan. Sen jälkeen lukuja täytyy seurata säännöllisesti.

Jos tavoitteessa ei pysytä, täytyy tehdä korjaavia toimenpiteitä viikkotasolla, eikä vasta vuositasolla. Ajantasaisen seurannan ansiosta tarvittavat muutokset voivat olla pieniä. Vuoden päästä mikään muutos ei välttämättä voi korjata tapahtunutta vahinkoa.

Liian moni yrittäjä on ongelmissa

Tilastojen mukaan runsas kolmannes kaikista suomalaisyrityksistä toiminimiyrittäjät mukaan lukien tekee tappiota. Uusia yrityksiä perustetaan vuosittain vajaat 30 000 ja Mannisen mukaan näistä yli puolet joutuu ennemmin tai myöhemmin taloudellisiin ongelmiin.

– Syynä on se, että yrittäjä on yleensä oman alansa vahva asiantuntija, mutta liiketoiminnan pyörittämisestä hänellä ei ole edes perustietoja hallussa.

Apua on toki tarjolla, mutta se maksaa. On monenlaisia konsulttifirmoja, jotka pystyvät neuvomaan liiketoimintasuunnitelman, budjetin ja seurannan laatimisessa, mutta harva raaskii sijoittaa näihin palveluihin. Yleinen ajatus on, että kukaan ei voi tietää minun yritykseni asioita paremmin kuin minä.

Liiketoiminnassa on kuitenkin tiettyjä periaatteita, jotka pätevät toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta ja ne ovat asioita, joissa konsultti voi auttaa paljonkin. Hän voi esimerkiksi opastaa sähköisten järjestelmien käyttöönotossa, mikä helpottaa kustannuspaikkakohtaisen budjetin ja kannattavuuslaskelman tekemistä ja talouden kannattavuuden seurantaa merkittävästi.

Apua löytyy myös edullisesti

Myös omalta tilitoimistoltaan voi pyytää opastusta. Kirjanpitäjä voi tehdä yrittäjää varten tarkempia laskelmia, jos niitä vain pyytää. Lähtökohtaisesti kirjanpitäjän pitäisi herätellä yrittäjää, jos hän näkee yrityksen taloudessa ongelmia. Kirjanpitäjä tietää, mitkä osa-alueet aiheuttavat liikaa menoja ja mitkä tuottavat hyvin. Hän voi myös neuvoa, miten yrittäjän kannattaa toimia. Jarmo Mannisen mukaan kustannuspaikkaseurannan voi aloittaa koska tahansa.

– Välttämättä ei tarvitse odottaa tilikauden vaihdetta. Kustannuspaikoista päättäminen ja seurannan aloittaminen vaatii kuitenkin yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyötä ja -ymmärrystä asioista, Manninen sanoo.

Parhaimmillaan yhteiskunta tukee yrityksiä jopa 80 prosentilla asiantuntijapalveluiden hinnasta.

Lisäksi on olemassa erilaisia asiantuntijaverkostoja ja muun muassa ELY-keskukset tarjoavat apua tähän tarkoitukseen. Parhaimmillaan yhteiskunta tukee yrityksiä jopa 80 prosentilla asiantuntijapalveluiden hinnasta, jolloin yrittäjälle itselleen jää maksettavaa enää muutamia satoja euroja.

Automatisoi kustannuspaikkaseuranta

Sähköinen taloushallinto-ohjelma hoitaa kustannuspaikkakirjaukset automaattisesti puolestasi. Esimerkiksi Netvisor kokoaa kaikki tiedot tuloista ja menoista yhteen kullekin kustannuspaikalle eli laskentakohteelle. Sinun tehtäväksesi jää seuranta eli katsoa, mitä jää viivan alapuolelle.

Netvisorissa voit määrittää esimerkiksi jokaisen valmistamasi tuotteen taakse oman laskentakohteen. Kun myyt kyseisen tuotteen, kirjautuu siitä saatu tulo kyseiselle laskentakohteelle.

Vastaavasti, kun ostat tuotteen valmistamista varten tarvikkeita, kirjautuvat ostolaskut myös samalle laskentakohteelle. Ja koska Netvisorissa voidaan laskea myös palkat, voidaan myös palkkojen kulut jakaa laskentakohteittain.