Sisäinen laskenta laskentakohteiden avulla

Kun yrityksessä tehdään lakisääteistä kirjanpitoa joka tapauksessa, on siitä järkevää ottaa kaikki hyöty irti. Yrityksen talouslukujen seuraaminen laskentakohteiden avulla ei vaadi nykyaikana pitkiä laskentakaavoja, vaan tapahtuu monissa taloushallinto-ohjelmistoissa lähes automaattisesti.

Sisäinen laskenta tuppaa usein jäämään yrityksessä muun kiireen jalkoihin. Syvällisempi tutustuminen yrityksen talouslukuihin ja parempi näkyvyys kannattavuuteen, voi kuitenkin tuoda helpotusta myös siihen kiireeseen.

Taloushallinnon asiantuntija Jenni Saastamoisen mukaan sisäinen laskenta lähtee aina yrityksen omista tarpeista. Kun ulkoinen laskentatoimi pohjautuu normeihin ja lakisääteiseen kirjanpitoon, rakennetaan sisäinen laskenta täysin yrityksen tavoitteiden mukaan. Sen avulla yrityksen liiketoimintaa voidaan ohjata oikeaan suuntaan

– Sisäisellä laskennalla tuotetaan erilaisia kannattavuuslaskelmia ja suunnitelmia, kuten budjetti ja erilaiset ennusteet, Saastamoinen kertoo.

Jako pienempiin osiin selkeyttää kokonaiskuvaa

Käytännössä sisäisen laskennan tavat riippuvat yrityksestä itsestään. Millaista tietoa tarvitaan päätöksenteon tueksi. On olemassa muutamia yleisesti käytettyjä työkaluja ja ajatusmalleja. Laskentakohteet on yksi tapa.

Lakisääteistä kirjanpitoa tehdään koko yrityksen näkökulmasta, mutta usein yrityksessä on tarve eritellä toimintaa pienempiin osioihin. Tehdä niille omia suunnitelmia ja budjetteja sekä selvittää niiden kannattavuuksia. Laskentakohteiden avulla yritys voidaan jakaa pienempiin seurattaviin kokonaisuuksiin; osastoihin, kustannuspaikkoihin, toimipisteisiin ja niin edelleen.

– Laskentakohde on yleisnimitys ja eri yrityksissä voidaan samasta asiasta käyttää eri nimityksiä; toiminnasta riippuen voidaan puhua projekteista, hankkeista, osastoista, toimipisteistä, asiakkuuksista jne. Nimitys riippuu siitä, mitä kokonaisuutta halutaan seurata, Jenni Saastamoinen kuvailee.

Laskentakohteet helpottavat yrityksen eri osien tulojen ja menojen seurantaa, erittelyä ja vertailua. Hyviä toimintatapoja on helpompi huomata ja kopioida käyttöön muuallekin yritykseen. Vastaavasti menosyöpöt nousevat selkeämmin esiin.

Suunnitteluvaihe tärkein

Laskentakohteiden käyttöönotossa on hyvin tärkeää, että seuranta suunnitellaan tarkasti. Yrityksessä täytyy pohtia, mitä asioita halutaan seurata ja minkä kohteiden seurannasta on eniten hyötyä.

– Pohdinta kannattaa aloittaa siitä, mikä on yrityksen raportointitarve. Mistä yrityksen liiketoiminta koostuu? Voidaanko sitä jaotella jotenkin? Minkä osastojen tai funktioiden kannattavuutta halutaan seurata?

Jokaisella yrityksellä on vapaus luoda juuri sellainen seurantamalli kuin haluaa

Kun seuranta on hyvin suunniteltu, tapahtuu käytännön työ luonnollisesti peruskirjanpidon ohessa. Monissa taloushallinnon ohjelmistoissa laskentakohdeseuranta on hyvin pitkälle automatisoitu. Ne saadaan kirjanpidossa automaattisesti nousemaan tositteille, ja seuranta on suhteellisen ajantasaista.

Esimerkiksi myynti- tai ostolaskulle laskentakohdetieto saadaan saadaan helposti, kun se tallennetaan taloushallinnon järjestelmään oletustiedoksi esimerkiksi asiakas- tai toimittajakortille. Tämän jälkeen laskentakohdetieto nousee kirjanpitoon automaattisesti päivittäisen kirjanpitotyön ohessa.

Aloita suunnittelu jo tänään

Laskentakohteiden suunnittelu kannattaa aloittaa olemalla kirjanpitäjään yhteydessä. Kirjanpitäjällä on usein asiantuntemusta järkevistä toimintatavoista. Laskentakohteiden käyttöönotto muuttaa myös hieman päivättäistä kirjanpitotyötä, joten hänen on hyvä olla kartalla alusta alkaen.

Alkuun laskentakohteista on helppo innostua liikaakin, kun huomaa miten paljon tietoa niiden avulla voi saada.

– Laskentakohteiden valinnassa kannattaa pitää järki päässä ja olla kriittinen. Tehdä vain sellaiset laskentakohteet, joiden kannattavuutta oikeasti halutaan seurata. Jos tehdään satoja laskentakohteita, kuormittaa se kirjanpitoa turhaan, eikä valtavaa tietomäärää pystytä mitenkään hyödyntämään järkevästi, Saastamoinen muistuttaa.

Yleensä jos yrityksessä on laskentakohteet otettu käyttöön, ei niistä ole haluttu enää luopua. Ne jakavat toimintaa selkeämmin hallittaviin, pienempiin osiin, jolloin toiminnan seuraaminen ja kehittäminen helpottuu. Laskentakohteissa on se hyvä puoli, et jokaisella yrityksellä on vapaus luoda juuri sellainen seurantamalli kuin haluaa ja tarkastella lukuja juuri kuten itse kokee tarpeelliseksi.