Budjetin laatiminen – Miksi yrityksellä pitää olla budjetti ja miten se tehdään?

Budjetti on yksi yrityksen tärkeimmistä suunnittelutyökaluista. Budjetin laatiminen ei ole lain mukaan pakollista, mutta silti sillä on monta merkittävää tehtävää. Se mm. auttaa liiketoiminnan suunnittelussa, sen koordinoinnissa ja seurannassa.

Sana budjetti tulee ranskan sanasta bougette “salkku” ja sen sanotaan saaneen nimensä Iso-Britannian valtiovarainministerin salkusta, jossa hän säilytti valtion kirjanpidon aineistoà. Sana tarkoittaa “…kokoelma odotettavista tuloista ja menoista tietyltä ajanjaksolta, usein yhden vuoden aikana.” Prosessia, joka johtaa budjetin laatimiseen kutsutaan budjetoinniksi.

Ajanjaksoa, jolle budjetti suunnitellaan, kutsutaan budjettikaudeksi ja se seuraa yleensä tilikautta tai kalenterivuotta. Vuosibudjetti voidaan jakaa esimerkiksi neljännesvuosi- tai kuukausibudjeteiksi.

Budjetin monet tehtävät

Budjettia ei kannata sekoittaa muihin raportteihin kuten esimerkiksi ennusteisiin. Budjetin ja ennusteen ero selittyy sillä, että ennusteen avulla ohjataan toimintaa oikeaan suuntaan vuoden aikana, jotta asetettu budjetti toteutuu.

Budjetti ei ole lakisääteinen. Yrityksen ei siis ole pakko laatia budjettia, mutta se on tärkeä osa sisäistä raportointia. Se on suunnattu ensisijaisesti yrityksen sisäisille sidosryhmille; esimerkiksi yritysjohtajat, osastopäälliköt ja esihenkilöt sekä työntekijät.

Uusi yrittäjä tarvitsee lähes aina lainapääomaa ulkopuolisilta rahoittajilta, ja luontevin vaihtoehto on yleensä pankki. Ulkopuoliset rahoittajat olettavat usein, että yritys pystyy esittämään uskottavan liikeidean ja budjetin saadakseen käsityksen yrityksestä ja siitä, miten heidän omaisuuttaan käytetään.

Budjetin avulla arvioidaan myös ennakkoveron suuruutta. Suomessa yrittäjän on maksettava veroa ennakkoon elinkeinoharjoittamisesta ja maataloudesta tai
muusta ansiotoiminnasta, esimerkiksi kiinteistön myynnistä tai vuokrauksesta saadusta tulosta.

Budjetti toimii apuna:

1. Toiminnan suunnittelussa
Budjetin tulee sisältää yrityksen taloudelliset tavoitteet, yhteenveto yrityksen odotetuista tuloista ja menoista, tietyn ajanjakson odotettu tulos sekä arvio myynnin suuruudesta. Budjetista kannattaa laskea useita eri vaihtoehtoja, jotta niiden vaikutuksia voidaan verrata ja arvioida sekä tehdä toimintasuunnitelmia erilaisten skenaarioiden varalle.

2. Toiminnan seurannassa
Seuranta vaiheessa suunnitellut toimet toteutuvat. Jos tai kun poikkeamia ilmenee, yrityksellä on liiketoiminnan suunnittelun ansiosta mahdollisuus tarkastella tehtyjä toimia, selvittää syy poikkeamiseen ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

3. Toimintojen koordinoinnissa
Kun arviointi on tehty, esimerkiksi siitä, kuinka suuri myynti tulee olemaan, yrityksellä on mahdollisuus laatia osabudjetteja esimerkiksi ostoihin, henkilöstöresursseihin ja markkinointiin.

Budjetti parantaa kustannustietoisuutta ja luo systemaattisuutta sekä määrätietoisuutta taloushallintoon

Budjetin laatiminen edellyttää valmistautumista

Ennen budjetoinnin aloittamista on hyvä varmistaa, että yrityksellä on päivitetty liiketoimintasuunnitelma, joka kuvaa keskeiset tavoitteet ja toiminnot.

Liiketoimintasuunnitelman ja budjetin välillä on aina yhteys. Liiketoimintasuunnitelma on kuvaus toiminnoista, joita yritys aikoo toteuttaa tulevalla kaudella. Se on sidottu budjettiin, sillä se määrittää tulevan kauden rahoituskehyksen. Budjetti on liiketoimintasuunnitelman perusta, koska budjetissa on oltava kattavuus yrityksen suunnittelemille toimille.

Riippumatta siitä, missä vaiheessa budjetoidaan, on tärkeää muistaa budjetin tehtävä ja tarkoitus. Budjetissa tulee antaa ennuste tuloista ja kuluista, jota voidaan käyttää päätöksenteon työkaluna ja nähdä, onko yrityksen liiketoiminta ennusteen mukaista.

Budjetti ei ole varsinainen taloudellinen tulos, vaan sen on annettava riittävän tarkkaa tietoa suunnittelua ja seurantaa varten. Yksi sääntö, jota voidaan soveltaa budjetin laatimisessa, on: “Tarpeeksi oikein, ei aivan väärin.” Tämä tarkoittaa esimerkiksi, että budjettiarvot tehdään kokonaislukutasoilla eikä desimaaliluvuilla. Budjetin on säilytettävä taso, joka tuottaa lisäarvoa ja jota voidaan seurata.

Budjetointiprosessi

Netvisorin Conrollerissa automaatio helpottaa budjetointia.

Budjetointiprosessi on, kuten aiemmin mainittiin, yrityksen toteuttamia toimintoja, joiden tarkoituksena on johtaa budjetin laatimiseen. Budjetointiprosessi voidaan jakaa osavaiheisiin; liiketoimintasuunnitelma, myyntibudjetti, muuttuvat kustannukset, henkilöstökulut, poistot ja muut toimintakulut. Käytännössä eri vaiheet liukuvat toisiinsa ja tiettyjä toimintoja voidaan tehdä samanaikaisesti.

Myyntibudjetti
Myyntibudjettia ohjaavat liiketoimintasuunnitelman tavoitteet, jotka on jaettu riittävän yksityiskohtaisesti. On tärkeää muistaa, että liikevaihtoluokka ja myynti eivät aina kulje käsi kädessä.

Muuttuvat kustannukset
Muuttuvat kustannukset riippuvat yrityksen toiminnasta. Valmistavassa yrityksessä muuttuvia kustannuksia voivat olla esimerkiksi raaka-aineet ja puolivalmisteet. Muuttuvat kustannukset liittyvät suoraan myyntiin, joten ne budjetoidaan tämän perusteella.

Henkilöstökulut
Henkilöstökulut voi olla tarkoituksenmukaista budjetoida eri ryhmiin, esimerkiksi jakaa henkilöstö tuotantohenkilökuntaan, myyntihenkilökuntaan ja hallintoon. Henkilökunnan budjetointi lasketaan myös resurssisuunnitteluksi.

Poistot
Poistot voidaan budjetoida esimerkiksi kahteen eri ryhmään; 1. Poistot olevasta käyttöomaisuudesta ja 2. Poistot budjettikauden investoinnista. On myös tärkeää muistaa lineaariset poistot ja jäännösarvopoistot.

Muut liiketoiminnan kulut
Muut liiketoiminnan kulut ovat usein riippumattomia myyntimäärästä, mutta niillä voi olla merkittävä rooli liiketoimintasuunnitelmassa. Muita liiketoiminnan kuluja ovat esimerkiksi vakuutukset, vuokrat ja markkinointikulut.

Tee pohjatyöt hyvin

Budjetin laatimiseen on tärkeää ottaa mukaan oikeat vastuuhenkilöt, joilla on käytettävissään tarvittavat tiedot, jotta budjetti olisi riittävän tarkka.

Kvantifiointi on tärkeä osa budjetointia. (Jonkin määrän ilmaisemista luikuina kutsutaan kvantifioinniksi.) Budjetoinnissa kvantifiointia käytetään antamaan konkreettinen kuva resurssien tarpeesta.

Määrien laskeminen on myös hyvä työkalu, kun suunnitellaan uusia potentiaalisia markkina-alueita. Kun myyntiä tai ostoa budjetoidaan, määrät kannattaa jakaa kuukausittain, se antaa selkeän kuvan mahdollisista kausivaihteluista.

Tuloslaskelman ja taseen budjetointi

Tulosbudjetti on kokoelma yrityksen odotettavissa olevista tuloista ja kuluista sekä siitä mitä ne merkitsevät yrityksen tulokselle tietyltä ajanjaksolta, esimerkiksi kuukauden ajalta.

Tulosbudjetti osoittaa, tuottaako yritys voittoa vai tappiota ja kuinka paljon on myytävä, jotta yrityksen kustannukset saadaan katettua. Todellinen tuloslaskelma voidaan nähdä laskelmana siitä, kuinka hyvin yritys on onnistunut budjetoinnin kanssa.

Tasebudjetti perustuu tulosbudjettiin ja likviditeettibudjettiin ja osoittaa, mitä varoja ja velkoja sekä omaa pääomaa yritys aikoo pitää hallussaan tiettynä ajankohtana. Budjetoitu tase voi olla tarpeen, jotta yhtiön johto voi arvioida, vastaako budjetti koko yhtiölle asetettuja taloudellisia tavoitteita.

Budjetin seuranta ja esittely

Seurannassa budjetoituja arvoja verrataan todelliseen tulokseen. Seuranta on tehtävä samalle tasolle kuin budjetti. Seurannan aikana on tärkeää, että poikkeamat nostetaan esiin.

Poikkeamat nähdään, kun vähennetään todellinen lopputulos budjetoidusta arvosta. Poikkeamia esitettäessä on tärkeää, että johtoryhmä tai vastuuhenkilö pystyy esittämään poikkeamiin johtaneet yksityiskohdat, jotka mahdollistavat oikeiden toimenpiteiden toteuttamisen poikkeamien korjaamiseksi.

Aineistoa esittäessä todellinen lopputulos ja budjetti näytetään vierekkäin selkeän yleiskuvan saamiseksi. Poikkeama, eli ero esitetään todellisena määränä ja prosentteina, jotta saadaan mahdollisimman selkeä kuva. Esityksessä kannattaa korostaa vain merkittäviä eroja.

Onnea matkaan!