Näin saat yrityksen kulut kuriin: tunne kulurakenteesi

Jopa kolmannes suomalaisista yrityksistä tekee tappiota vuodesta toiseen. Yleisin syy on tuttu: yrittäjä hallitsee oman alansa täydellisesti, mutta liiketoiminnan johtaminen jää vähemmälle huomiolle. Jos et tunne yrityksesi kulurakennetta etkä tiedä, mistä kulut oikeasti muodostuvat ja mistä raha tulee, perusasiatkin voivat olla hukassa.

Kun ympäröivä maailma heittää kapuloita rattaisiin tavallista enemmän, oman yrityksen talousasioiden haltuunotto muuttuu entistä tärkeämmäksi. Tulopuoleen on vaikea vaikuttaa nopeasti, mutta kannattavuuteen pääset käsiksi myös kulurakennetta muuttamalla.

Yrityksen kulurakenne paljastaa kustannussyöpöt

Kassavaje syntyy useimmiten siitä, ettet tiedä tarkalleen, mikä tuo eniten tuottoa ja mikä syö sitä. Jotta karsit kuluja oikeista kohdista etkä säästä väärästä paikasta, selvitä ensin koko yrityksesi kulurakenne: mihin kaikkialle raha oikeasti kuluu.

Kustannuslaskennassa jaat kustannukset ryhmiin niiden luonteen mukaan. Muuttuvat kustannukset kasvavat tai pienenevät tuotantomäärän tai toiminta-asteen mukana. Kiinteät kustannukset pysyvät suhteellisen vakiona tuotantomäärästä riippumatta, esimerkiksi toimitilakustannukset.

Tuote- tai projektikohtaiset kustannukset voit jakaa edelleen välittömiin ja välillisiin kustannuksiin. Välittömät kustannukset syntyvät suoraan tuotteen valmistuksesta, kuten raaka-aineista. Välilliset kustannukset, esimerkiksi hallinto- ja tilakustannukset, jaat sovitun kaavan mukaan kaikille tuotteille tai projekteille.

Vielä tarkempaa seurantaa varten paloittele yrityksen kulurakenne myös kululajeittain: palkat, palkkojen sivukulut, myynti ja markkinointi, hankinnat, logistiikka ja niin edelleen. Voit myös jaotella kulut toiminnoittain, kuten hallintoon, taloushallintoon, lakiasioihin sekä myyntiin ja markkinointiin.

Yrityksellä on usein myös piilokustannuksia, joita on vaikea havaita. Niitä syntyy esimerkiksi silloin, kun hankit ohjelmiston, mutta et hyödynnä sen koko potentiaalia.

Kustannuspaikkakohtainen seuranta avaa silmät kulurakenteellesi

Kustannuspaikkakohtainen kannattavuuslaskelma ja sen seuranta paljastavat ongelmakohdat hyvissä ajoin, ennen kuin ne ehtivät kasvaa isoiksi. Voit toteuttaa kustannuspaikkakohtaisen seurannan esimerkiksi tuote-, asiakas- tai projektikohtaisesti.

Kaikki lähtee liiketoimintasuunnitelmasta, jonka pohjalta laadit budjetit liiketoiminta-alueittain. Budjetoinnin jälkeen teet jokaiselle kustannuspaikalle toiminnallisen suunnitelman, jossa määrittelet tehtävät budjettitavoitteiden saavuttamiseksi. Sen jälkeen seuraat lukuja säännöllisesti.

Ohjelmistot tekevät kustannuslaskelmat automaattisesti puolestasi

Jos et pysy tavoitteessa, tee korjaavat toimenpiteet viikkotasolla, älä vasta vuositasolla. Reaaliaikaisen seurannan ansiosta tarvittavat muutokset pysyvät pieninä. Vuoden päästä mikään muutos ei enää korjaa tapahtunutta vahinkoa.

Reaaliaikainen kustannusseuranta pienentää myös väärien tulkintojen riskiä. Ilman tarkkaa tietoa säästät helposti väärästä paikasta. Kun tarkkailet lukuja säännöllisesti, näppituntumasi paranee koko ajan. Kun tiedät, mihin raha menee ja mistä sitä tulee, näet myös, minne kannattaa oikeasti investoida.

Kaiken keskiössä on asiakas- ja tuotekannattavuus

Kannattamatonta asiakasta tai tuotetta ei tietenkään kannata pitää. Siksi sinun on tärkeää tietää tarkalleen, paljonko rahaa käytät asiakkaaseen tai tuotteen tuottamiseen suhteessa saamaasi korvaukseen.

Laske ensin palvelulle tai tuotteelle omakustannushinta kaikkine välillisine kuluineen. Vähennä tämä summa asiakkaalta veloitettavasta hinnasta, niin saat kokonaiskatteen. Voit palastella kokonaiskatteen vielä pienempiin osiin, esimerkiksi sen mukaan, paljonko tuote tuottaa työtuntia kohti.

Tuotteen tai palvelun kokonaishinnan tietäminen on olennaista, mutta vielä tärkeämpää on tietää, mistä tekijöistä se muodostuu. Vain silloin osaat kohdistaa säästöt oikeaan kohtaan.

Mistä tietää, mistä voi säästää?

Edellä kuvatun kustannusseurannan avulla näet helpommin, mistä voit säästää, ja teet harkittuja päätöksiä esimerkiksi tuotantokustannusten kannattavuudesta. Tuotantokustannuksista säästäminen vaikuttaa luonnollisesti tuotannon määrään ja siten myytävän tavaran tai palvelun määrään. Voit toki päättää säästää laadusta, mutta se voi johtaa jyrkkenevään alamäkeen.

Kiinteitä kustannuksia karsimalla saat yleensä pidempiaikaisia säästöjä ja parannat yhtiön kokonaiskannattavuutta. Useissa yrityksissä henkilöstökulut ovat suurin yksittäinen kiinteä menoerä. Kun harkitset niistä säästämistä, punnitse muutakin kuin säästyvää rahasummaa: ulkoistuksissa tai irtisanomisissa menetetty tietopääoma voi olla yhtiölle paljon säästettyä palkkasummaa arvokkaampi.

Kannattamattomia tuotteita tai asiakkaita ei kannata pitää

Kustannuspaikka- ja asiakaskohtainen kannattavuusseuranta voi paljastaa kipeitäkin asioita yrityksestäsi. Jos seuranta paljastaa, että suurin asiakkaasi tai tuote, jonka ympärille koko yritys aikanaan syntyi, tuottaa tappiota, edessä on vaikeita mutta tärkeitä päätöksiä.

Kannattamattomista tuotteista tai asiakkaista kannattaa joko luopua tai muuttaa ne kannattaviksi. Käy asiakkaan kanssa uudet neuvottelut ja tuotteista tappiollinen palvelu uudelleen, niin nostat katteen kannattavalle tasolle.

Yrityksen kulut kuriin ohjelmiston avulla

Voit toki tehdä kustannuslaskelmat Excelissä, mutta se vaatii sinulta paljon aikaa ja paneutumista, eivätkä laskelmat silti aina ole täysin tarkkoja. Excel-tiedot eivät myöskään ole kovin helposti muiden työntekijöiden käytettävissä.

Ohjelmistot tekevät kustannuslaskelmat automaattisesti, esimerkiksi kirjanpidon lukuja hyödyntäen. Saat erilaisia kustannuslaskelmia ainakin taloushallinto-ohjelmistosta, toiminnanohjausjärjestelmästä ja BI-järjestelmästä, mutta markkinoilla on myös pelkkään kustannuslaskentaan erikoistuneita ohjelmistoja.

Ohjelmistojen etuna on myös se, että useimmat niistä muuttavat raportit havainnollisiksi kaavioiksi, joita on helppo tulkita. Saat ohjelmistoista myös jokaiselle käyttäjälle juuri sellaisen raportin kuin hän tarvitsee.

Yksi kustannustehokkuuteen vaikuttava tekijä on tietoisuus. Kun jaat yrityksessä avoimesti tietoa kuluista ja jokainen työntekijä ymmärtää oman vaikutuksensa kustannuksiin, kaikkien on helpompi vaikuttaa niihin omalla toiminnallaan. Ohjelmiston avulla jaat tiedon helposti ja saat monimutkaisenkin datan muotoon, jonka maallikkokin ymmärtää.

Kun tunnet yrityksesi kulurakenteen, otat seuraavan askeleen kohti parempaa kannattavuutta jo tänään, et vasta ensi vuonna.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.