Mielenrauhaa ja tukea uuden yrityksen johtamiseen

Yksinyrittäjän aika on usein kortilla. Jos haluaa muutakin elämää kuin yrityksen pyörittämisen, täytyy jotain priorisoida, jotain jättää vastaanottamatta ja jotain ulkoistaa tai automatisoida. Taloushallinto on elintärkeä osa yrityksen toimintaa ja siksi sen hoitaminen täytyy priorisoida.

Onneksi talouden aikaa vievät rutiinit voi nykyään automatisoida ja keskittää taloushallintoon varatun ajan talouslukujen seurantaan ja liiketoiminnan kannalta tärkeiden päätösten tekemiseen.

Veloce Consulting Oy on kevättalvella 2020, Tampereella perustettu sähköalan konsultointiyritys, joka tällä hetkellä työllistää omistajansa, Marko Kurttilan. Kurttilan siirtyminen palkkatöistä yrittäjäksi sattui yhteen viime vuosikymmenten erikoisimmista ajanjaksoista.

– Olihan se osin hyppy tuntemattomaan. Alkuun hieman jopa pelotti, kun samaan aikaan kuultiin ensimmäisiä koronauutisia, mutta olen aina pyrkinyt tekemään asiat siten, että ne kannattelevat tulevaisuudessakin, Kurttila kertoo.

Varmuutta ensimmäisen työntekijän rekrytointiin

Alusta alkaen Kurttilalle oli selvää, että hän hankkii yritykselle parhaat mahdolliset ohjelmistot helpottamaan työntekoa. Hän tiesi entuudestaan, että kuittien pyörittely ja laskujen tekeminen voi viedä huomattavan paljon yrittäjän aikaa. Siksi hän halusi löytää helposti käytettävät, mutta monipuoliset ohjelmistot, joiden avulla hän voisi myös kasvattaa yritystään.

– Oli selviö, että haluan keskittyä olemaan ammattilainen omalla alallani ja muun jätän muille ammattilaisille. Pyrin siis hankkimaan sen laatuiset sovellukset, että ne oikeasti auttavat ja helpottavat työtäni. Hieman kyseltyäni ja tilitoimistonkin näitä suositeltua, päädyin valitsemaan Netvisor-Severa -kombon.

Kurttilalle ajan säästö ei kuitenkaan ollut se tärkein syy hankkia ohjelmistoja avukseen. Hänelle tärkeintä oli ajantasaisen datan saaminen yrityksen toiminnasta.

Pyrin hankkimaan sen laatuiset sovellukset, että ne oikeasti auttavat ja helpottavat työtäni

– Netvisorista ja Severasta näkee kaikkien toimien vaikutuksen heti. Kun laittaa laskun menemään, näkyy vaikutus heti kassavirrassa. Näin yksinyrittäjänä on erittäin tärkeää tietää paljonko rahaa tulee ja menee, että osaa ajoittaa hankinnat oikeaan aikaan, Kurttila perustelee.

Marko Kurttilan yritys on ensimmäisen toimintavuotensa lopuksi saavuttanut mahdollisuuden rekrytointiin, joka onkin parhaillaan käynnissä. Kurttilan mukaan sähköiset ohjelmistot helpottivat myös sen päätöksen tekemistä.

– Helpottaa huomattavasti rekrytoinnin käynnistämistä, kun ohjelmiston ansiosta ennustettavuus ja uusien kustannusten ajantasaiset, tarkat vaikutukset ovat välittömästi nähtävissä. Samoin palkanmaksusta ei tarvitse murehtia, kun moni asia hoituu automaattisesti, eikä esimerkiksi palkanlisiä tarvitse itse laskea, Kurttila listaa.

Säästyy aikaa ja paperia

Sähköalan konsultointia useille eri toimeksiantajille tekevän Kurttilan työ on normaaliaikana hyvin liikkuvaa. Tällä hetkellä hän kuitenkin arvioi, että noin 70 % työajasta kuluu toimistolla. Sähköiset ohjelmistot helpottavat työntekoa sekä toimistolla että kentällä työskennellessä. Kurttilasta on hienoa esimerkiksi se, ettei hänen tarvitse kuljettaa yhtäkään kuittia tilitoimistolle.

– Tämä on oikeasti paperitonta toimintaa. Minun ei tarvitse kiikuttaa kuitteja tilitoimistoon, eikä pelätä niiden häviämistä. Voin skannata kuitit heti oston tehtyäni kännykällä ja tiedot ilmestyvät Netvisoriin saman tien.

Marko Kurttila hoitaa talousasioita hyvin järjestelmällisesti. Hän on varannut kalenterista tietyt ajat, jolloin hän tekee tietyt tehtävät; lähettää myyntilaskut, tarkastaa ja maksaa ostolaskut ja niin edelleen.

Kaikkineen hän käyttää Netvisoria ja Severaa noin 5-6 kertaa kuukaudessa ja aikaa näihin taloushallinnon tehtäviin kuluu muutamia tunteja. Lisäksi hän tarkastelee säännöllisesti ohjelmistojen tarjoamia raportteja, kuten projektien kulurakennetta, kassavirtaa sekä tasetta ja tuloslaskelmaa.

– Esimerkiksi Severalla laskuttaminen on todella helppoa. Saan hoidettua kahdeksan hankkeen laskutuksen vajaassa tunnissa. Hienoa näissä ohjelmistoissa on myös se, ettei niiden kanssa oikein voi tehdä virheitä, Kurttila kiittelee.

Integraatio poistaa tuplatyötä

Kurttila laskuttaa työnsä pääosin tuntilaskutuksella. Severa toimii siihen tarkoitukseen erinomaisesti, sillä se on suunniteltu juuri asiantuntijatyöhön. Severalla voi hallita asiakkuuden koko putken alusta loppuun, tarjouksesta laskutukseen. Kurttilan mielestä parasta Severassa on kokonaisuuden hallinnoinnin helppous. Ennen kaikkea hän kiittelee Severan resursointia.

– Näen nytkin kuormituksen lokakuulle saakka. Kun tulee tarjous, voin välittömästi kertoa asiakkaalle, milloin voin ottaa sen vastaan. Näen sieltä, milloin mikäkin hanke alkaa ja milloin mitäkin pitää tehdä.

Nämä työkalut ovat pieni sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin henkisessä pääomassa

Kun Severa ja Netvisor on yhdistetty integraatiolla, kulkee tieto niiden välillä automaattisesti. Kurttila tekee laskut Severassa, josta löytyy kaikki tarvittava laskutustieto, kuten tehdyt tunnit. Sen jälkeen hän lähettää laskut Netvisoriin, mistä ne lähtevät asiakkaille ja tiedot kirjautuvat kirjanpitoon. Kurttilan mielestä systeemi on erittäin helppo yrittäjän itse hallita. Vain poikkeustapauksissa hän ottaa yhteyttä tilitoimistoon.

– Jos on tullut virheellisiä tai hyvityslaskuja, on ne katsottu yhdessä tilitoimiston kanssa. On todella kätevää, kun voimme kirjanpitäjän kanssa katsoa samaa näkymää kumpikin omilta koneiltamme. Kommunikointi on todella helppoa myös etänä, Kurttila sanoo.

Pieni sijoitus mielenrauhaan

Ensimmäistä kertaa yrittäjäksi ryhtyneen Kurttilan puheessa nousee kerta toisensa jälkeen esiin asioiden tekemisen helppous ja mielenrauha. Hän hankki ohjelmistot helpottaakseen omaa työtaakkaansa ja on ollut tyytyväinen valintoihinsa.

– Pyrin aina itse tuomaan asiakkaalleni helppoutta. Se on se tärkein asia ja nämä ohjelmat todella helpottavat minun elämääni. Vaikea kuvitella, miten muuten nämä asiat voisi tehdä, Kurttila pohtii.

Helppous säästää aikaa. Kurttila kertoo, etteivät esimerkiksi laskutus ja asiakkuuksien hallinta olleet hänelle ennestään tuttuja asioita. Severan ansiosta molemmat hoituvat käden käänteessä.

Netvisor puolestaan kertoo koko ajan, mikä yrityksen taloudessa on tärkeää juuri nyt ja mihin pitää reagoida. Se näyttää jo etusivulla todella paljon informaatiota, johon varsinkaan aloitteleva yrittäjä ei muuten ehkä osaisi kiinnittää huomiota.

– Mitä vähemmän tarvii illalla murehtia tai tehdä asioita, sitä parempi. Kaikki nämä työkalut, jotka helpottaa arkeani, ovat pieni sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin henkisessä pääomassa, Marko Kurttila tiivistää.