Taloushallinto-ohjelmisto on tuoreen yrittäjän hallinnollinen avustaja

Yrittäjyys on monelle vuosien haave. Niin se oli myös Kyösti Iivoselle. Hän työskenteli suuressa mediakonsernissa, mutta haaveili samalla oman yrityksen perustamisesta. Hänelle oma yritys tarkoitti rauhallisempaa elämäntyyliä, se mahdollisti muuton maalle sekä toi vapautta määritellä itse, miten tekee työnsä.

Vuoden 2021 alussa Iivonen perusti MarkkinointiMaestro Oy:n, jossa hän tarjoaa pk-yrityksille sisältömarkkinointia ja markkinoinnin konsultointia. Aikaisemmassa elämässä Iivosta harmitti, kun usein asiakkuuden alkaessa oli joitain tärkeitä vaihteita hypätty yli. Markkinointia lähdettiin tekemään ilman tarkempia suunnitelmia siitä, miksi ja kenelle sitä tehdään.

– Yrittäjänä haluan tarjota asiakkailleni kokonaisvaltaisia palveluita, suunnittelusta tulosten seurantaan. Minulle on tärkeää, että voin keskittyä palvelemaan asiakkaitani ja siksi valitsin Netvisorin helpottamaan hallinnollisia töitä, Iivonen kertoo.

Backoffice-hommien pitää sujua mahdollisimman helposti

Kyösti Iivonen aloitti määrätietoisen työskentelyn kohti yrittäjyyttä jo vuosia sitten. Hän opiskeli liiketaloutta monimuoto-opiskeluna työn ohessa, jotta hänellä olisi paremmat lähtökohdat ja tiedot yrityksen talousasioiden hoidosta. Hän valmistui vuonna 2019, mutta keräsi vielä sen jälkeen rohkeutta ja keskusteli käytännön asioista tutun kirjanpitäjän kanssa.

Vuoden vaihteessa 2021 hän siirtyi täysipäiväiseksi yrittäjäksi ja on ollut tyytyväinen ratkaisuunsa. Asiakkaita on riittänyt ja Netvisor on tukenut erityisesti niin sanottujen paperitöiden teossa. Hän halusi alusta alkaen paperittoman toimiston ja mahdollisimman vähän kuittien pyörittämistä.

Halusin, että taustaprosessi raksuttaa lähes itsekseen ja voin luottaa siihen, että kaikki on kunnossa

– Halusin, että kaikki toimii mahdollisimman yksinkertaisesti. Halusin, että taustaprosessi raksuttaa lähes itsekseen ja voin luottaa siihen, että kaikki on kunnossa. Näiden kirteerien perusteella kirjanpitäjä suositteli minulle Netvisoria, Iivonen kertoo.

Iivoselle ympäristöarvot ovat tärkeitä. Yksi hänen periaatteistaan yritystä perustaessaan oli, että hän pärjäisi ilman tulostinta. Netvisorin ansiosta kaikki hänen taloushallinnon tehtävänsä sujuvat sähköisesti. Hän luo ja lähettää myyntilaskut sekä tarkastaa ja hyväksyy ostolaskut ohjelmistossa.

Kaikki kuitit ja paperisena saapuvat ostolaskut hän skannaa Visma Scanner mobiilisovelluksella ohjelmistoon, jolloin hän saa niistäkin tiedot sähköiseen muotoon ja siten helpommin kirjanpitoon.

Helppo laskutus – nopea rahankierto

Liiketalouden opinnoista on ollut Iivoselle monessa kohtaa hyötyä, mutta hän on huomannut myös, etteivät opinnot valmista kaikkeen yrittäjänä vastaan tulevaan. Häntä harmitti esimerkiksi se, ettei koulussa opetettu nykyaikaisten taloushallinto-ohjelmistojen käyttöä.

Kirjanpitoa harjoiteltiin Excelissä, mikä sinänsä auttaa ymmärtämään kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteita, mutta ei valmenna nykyaikaisen yrityksen arjen pyörittämiseen. Iivosen mielestä kirjanpidossa ja muissa hallinnollisissa tehtävissä on vielä paljon turhaa käsityötä.

– Olen huomannut, että monissa asioissa käytäntö ja maalaisjärki eivät kättele toisiaan. Esimerkiksi, jos maksaa laskun verkkopankissa, teettää hirveästi käsityötä, että sen saa kirjanpitoon. Toinen on paperisen kuitin liittäminen matkalaskulle. Sepä ei jälkikäteen enää onnistukaan ihan helposti. Onneksi Netvisorissa voi hoitaa kaiken tuon sähköisesti. Helpottaa ihan älyttömästi, eikä kirjanpitäjänkään tarvitse kysellä kuittien perään, Iivonen kiittelee.

Varsinkin näin pienyrittäjänä on turhaa antaa asiakkaille ylimääräistä maksuaikaa siirtämällä laskun lähettämistä edes viikolla

Saadakseen oman yrityksensä taloushallinnon mahdollisimman toimivaksi, kysyi Iivonen apua konsultilta. Hän kertoo saaneensa todella fiksuja vinkkejä sekä käytännön laskutuksen hoitamiseen että rahan kierron nopeuttamiseen ja kassavirran tulkintaan.

– Konsultti kertoi, että laskut kannattaa hoitaa niin nopeasti kuin mahdollista. Se nopeuttaa rahan kiertoa ja parantaa siten kannattavuutta. Moni kuulemma tekee laskut kerran kuussa, jolloin tehdystä työstä saatetaan saada maksu vasta 2-3 kuukautta jälkikäteen. Se vaikuttaa todella paljon kassavirtaan.

Netvisorin ansiosta laskujen tekeminen on onneksi helppoa ja nopeaa. Iivonen on luonut asiakkaat ja valmiit tuotepaketit ohjelmistoon, jolloin laskun tekemiseen menee vain muutama minuutti, kun hän hakee laskulle asiakkaan tiedot, tuotetiedot ja lähettää laskun.

– Varsinkin näin pienyrittäjänä on turhaa antaa asiakkaille ylimääräistä maksuaikaa siirtämällä laskun lähettämistä edes viikolla, Iivonen pohtii.

Uuden yrityksen talouden seuranta selkeämpää Netvisorilla

Uudessa yrityksessä talouden ennakointi on haasteellista, kun ei ole vielä historiadataa, mihin pohjata arvioita. Iivonen on tehnyt yritykselleen liiketoimintasuunnitelman ja vuosibudjetin, mutta niiden seuraaminen ei näin alkuvaiheessa ole kovin hedelmällistä. Hän seuraakin yrityksen talouden kehitystä Netvisorin kassavirtaennusteesta.

– Se kertoo tämänhetkisen tilanteen, paljonko on tuloja ja menoja sekä paljonko on rahaa käytettävissä. Lisäksi käytän sitä strategisena toimintaraporttina, kun siitä näkee myös, miten tulevat kuukaudet ovat menossa myyntien ja tiedossa olevien menojen valossa.

Kyösti Iivonen käyttää Netvisoria useita kertoja viikossa. Hän perustaa asiakkaita, lähettää laskuja ja huomautuksia sekä seuraa aktiivisesti reskontraa ja kassavirtaa. Mobiilisovelluksella hän tarkistaa ja hyväksyy ostolaskut. Vaikka kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon, jää yrittäjälle itselleenkin monenlaista tehtävää talouden hoidossa. Iivosen mukaan ohjelmiston käytön opettelu jännitti etukäteen, mutta oli helpompaa kuin hän odotti.

– Olin valmistautunu siihen, että ohjelmiston käytön opettelussa menisi pidempään, mutta kaikki perusasiat on tehty hirveän yksinkertaisiksi. Asiakkaiden ja tuotteiden perustaminen sekä itse laskuttaminen on hyvin vaivatonta. Laskuttamiseen ei mene kauaa aikaa, kun kaikki tiedot on ohjelmistossa valmiina, Iivonen kertoo.