Yrittäjä: 90 prosenttia säätämisestä on poistunut

Fiskarsin historiallisella Ruukin alueella toimiva Entisöinti Rinne on kasvava, rakennusentisöinteihin erikoistunut yritys. Yrittäjä Tuomo Rinteellä on yrityksessään kymmenen työntekijää, joista osa tekee töitä Fiskarsissa sijaitsevalla verstaalla, osa lähialueella sijaitsevissa entisöintikohteissa. Tuomo Rinteen mukaan ammattitaitoiselle entisöijälle tuntuu olevan koko ajan enemmän kysyntää.

– Vuosikymmeniä Suomessa oli se mentaliteetti, että mieluummin jyrätään maan tasalle, mutta nyt tuntuu, että tähän on tullut muutos. Ihmiset haluavat satsata säilyvyyteen, Rinne kertoo.

Kuusi vuotta sitten yritystä aloittaessaan Rinne valitsi käyttöönsä hyvin kevyen kirjanpitojärjestelmän. Osto- ja myyntilaskut hoidettiin paperisena käsin, samoin matkalaskut. Kun henkilökunnan määrä alkoi kasvaa, hankki hän tuntikirjauksia varten Moveniumin. Toiminnan laajetessa hän kuitenkin huomasi, että palkanlaskentaan, myyntilaskujen tekemiseen, ostolaskujen maksamiseen ja kaikkeen muuhun taloushallintoon kului aivan liikaa aikaa. Hän koki paperityöt hyvin stressaavana.

– Saman alan töitä tekevä kaveri suositteli Netvisoria ja uutta tilitoimistoa, joka tunsi ohjelmiston. Vismalla sattui olemaan juuri kampanja, että sain rajapinnan ilmaiseksi, kun liitin Netvisorin Moveniumiin. Se ratkaisi asian.

Arki helpottui huomattavasti

Rinne käyttää Netvisorista kirjanpitoa, osto- ja myyntilaskutusta sekä palkanlaskentaa. Hänen mukaansa erityisesti laskujen kanssa on nyt paljon helpompaa. Kun kaikki tulee ja lähtee sähköisenä, ei paperilaskuja tarvitse etsiä ja miettiä, onko joku ostolasku maksamatta.

– 90 prosenttia säätämisestä ja hermoja raastavasta tuskailusta on poissa, kun kaikki on kätevästi yhdessä ja samassa paikassa, Rinne kuvailee.

Erityisesti hän pitää eScan-palvelusta. Sen avulla kaikki kuitit pystyy skannaamaan kännykällä suoraan Netvisoriin, eikä paperisia kuitteja tarvitse säilyttää, kun esimerkiksi maksaa kortilla. Rinteen mukaan heidän toimistonsa on jo lähes täysin paperiton. Toinen yrittäjän arkea helpottava toiminto on Netvisorin kassavirtanäkymä.

– Kassavirran hallinnoiminen on paljon helpompaa, kun yhdestä näkymästä näkee, paljonko on rahaa ja mitä laskuja voi maksaa.

90 prosenttia säätämisestä ja hermoja raastavasta tuskailusta on poissa, kun kaikki on kätevästi yhdessä ja samassa paikassa.

Netvisorista näkee myös ajantasaisesti myyntilaskujen tilanteen. Heti etusivulta voi katsoa, kuka asiakkaista on maksanut laskunsa ajallaan, kenellä on maksut myöhässä ja onko joku maksanut vain osan laskustaan. Myöhässä olevista maksuista voi myös helposti muistuttaa asiakasta muutamalla klikkauksella.

– Ennen piti tiliotteista kaivaa, kenellä asiakkailla on maksuja maksamatta. Nyt kaikki näkyy automaattisesti ohjelmassa. Netvisor myös laskee automaattisesti osasuoritteet, eli enää ei tarvitse erikseen etsiä, montako osamaksua asiakas on maksanut ja paljonko on vielä maksamatta, Rinne kertoo tyytyväisenä.

Alkuun tuli virheitä, lopulta käytön oppi nopeasti

Tuomo Rinne kertoo, ettei hän ole mikään dataexpertti, mutta silti Netvisorin käytön aloittaminen sujui melko jouhevasti. Tilitoimisto hoiti käyttöönoton ja Visma Solutionsin asiantuntija auttoi kaikissa mahdollisissa kysymyksissä. Kaikki muu hoitui Rinteen näkökulmasta lähes itsestään, hänen tarvitsi vain opetella ohjelmiston käyttö.

– Aluksi oli epävarmuutta ja tein virheitä. Vei aikansa opetella tekemään asiat eri tavalla kuin ennen, mutta nyt homma toimii jo oikein hyvin. Enää en luopuisi Netvisorista mistään hinnasta, Rinne sanoo.

Automaatio on helpottanut yrittäjän arkea ja vähentänyt stressiä merkittävästi, kun talousasioihin perehtymätön voi nyt luottaa asioiden hoituvan varmasti oikein ja ajallaan. Eniten Rinne kertoo hyötyvänsä osto- ja myyntilaskutuksesta. Ennen kaikki laskut olivat fyysisiä papereita, joiden säilyttäminen ja saaminen yhteen ja samaan taulukkoon oli mahdotonta.

Enää en luopuisi Netvisorista mistään hinnasta.

– Meillä tehdään paljon ostoja eri paikoista ja kuitteja on paljon. Ostojen laskuttaminen asiakkailta oli ennen haasteellista. Nyt kaikki tieto on yhdessä paikassa, joten on paljon helpompi seurata tilannetta, ja kaikki näkyy vielä ajantasaisesti, Tuomo Rinne kehuu.

Kirjanpidon hinnan Rinne arvioi nousseen hieman aikaisempaan verrattuna. Kirjanpidon hoitamiseen kuluu vähemmän aikaa, mutta ohjelmiston hinta nostaa kokonaiskustannusta hivenen. Kaikkineen Rinne laskee kuitenkin jäävänsä voitolle. Hän kertoo, että hänen omaa työaikaansa säästyy Netvisorin ansiosta 2-3 tuntia viikossa ja lisäksi ulkoa ostetun laskuttajan työaika on lähes puolittunut aikaisemmasta.

Hän myös tekee paljon työmatkoja ulkomaille. Aikaisemmin hän joutui ottamaan pinon laskuja mukaan matkalle, jotta laskutus pysyi ajan tasalla. Nyt hän voi tehdä tarkastuksia myös matkoilla ollessaan ja samalla seurata yrityksen taloustilannetta.

– Nyt jää enemmän aikaa omaan intohimoon eli entisöintiin ja sen työn kehittämiseen, Rinne kertoo tyytyväisenä.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.