Kun sähköinen taloushallinto ei riitä

Yrityksen taloushallinto käsittää kaiken, mikä liittyy rahaliikenteeseen; osto- ja myyntilaskut, korttimaksut, matkalaskut, kirjanpidon, palkanlaskennan jne. Sähköinen taloushallinto tarkoittaa, että kaikki nämä tehtävät hoidetaan pilvipalveluna toimivassa ohjelmistossa. Kun talousasiat hoituvat ajasta ja paikasta riippumattomasti ja monelta osin automaattisesti, saadaan yrityksen taloudesta koko ajan reaaliaikaista tietoa.

Sähköinen taloushallinto auttaa yritystä ja tilitoimistoa hoitamaan taloushallinnon tehtävät digitaalisesti, automaatiota ja robotiikkaa hyödyntäen. Se tuo talouden hallintaan selkeyttä, tarkkuutta ja läpinäkyvyyttä.

Sähköisestä taloushallinnosta on silti olemassa monta määritelmää ja mielipidettä. Onpa kyseessä sitten mielipide- tai näkemysero: asioiden tekeminen tietokoneella ei ole sähköistä taloushallintoa eikä koneelle asennettavia ohjelmia voi kutsua sähköisiksi palveluiksi.

Mikä on aidosti sähköistä taloushallintoa ja mikä erottaa sen automatisoidusta taloushallinnosta? Riittääkö sinulle pelkkä sähköisyys vai haluatko saada enemmän hyötyä automaation avulla?

Mitä on sähköinen taloushallinto?

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa asioiden tekemisen ajasta ja paikasta riippumatta internetyhteyden kautta. Siihen kuuluu:

• Laskujen sähköinen lähettäminen ja vastaanotto
• Ostolaskujen sähköinen kierrätys
• Matka- ja kululaskujen sähköinen käsittely
• Tuntikirjaukset ja palkanlaskenta samassa järjestelmässä
• Kirjanpidon ajantasaisuus
• Yrityksen ja tilitoimiston yhteistyö samassa taloushallinto-ohjelmassa

Sähköinen taloushallinto-ohjelma toimii aina ilman asennuksia ja on hankittavissa kuukausimaksullisena palveluna ilman ylläpitomaksuja.
Sähköinen taloushallinto on tuonut paljon hyviä asioita. Se ei kuitenkaan enää yksistään riitä lisäämään yritysten tuottavuutta. Teknologian hyödyntäminen niin yrityksissä kuin tilitoimistoissa on vielä kesken, vaikka lähes 100 % automaatio on taloushallinnossa jo mahdollista.

Mitä on automatisoitu taloushallinto?

Automatisoidun taloushallinnon suurin hyöty on tiedon liikkumisessa ja käsittelyssä. Automaation avulla päästään eroon taloushallinnon rutiineista ja vapautetaan aikaa tärkeämpään työhön. Automatisoidussa taloushallinnossa:

• Kirjanpito muodostuu taloushallinto-ohjelmaan suoraan liiketoiminnan tapahtumista. Ei käsin syöttämällä.
• Tieto liikkuu eri ohjelmistojen välillä automaattisesti ja reaaliajassa. Ei importtaamalla ja exporttaamalla.
• Yrityksen taloustilanne on nähtävissä reaaliaikaisena mistä ja milloin tahansa. Ei jälkikäteen.
• Kaikkien avainlukujen taakse pääsee porautumaan aina yksittäiselle tositteelle tai laskulle asti.

Sähköisen taloushallinnon hyödyt kertaantuvat automaation avulla moninkertaisiksi. Automaatio lisää tuottavuutta ja samoilla resursseilla on tehtävissä enemmän.

Entä miten automaatio toteutuu käytännössä esimerkiksi laskutuksessa, kirjanpidossa ja raportoinnissa?

Sähköinen vai automatisoitu käytännössä

Viedäämpä erot vielä käytännön tasolle ohjelmiston näkökulmasta eri toiminnoittain.

Myyntilaskutus

Sähköinen taloushallinto: Myyntilaskut lähetetään verkkolaskuina tai tulostuspalvelun kautta paperisena. Ohjelmistosta löytyy ehkä valmiina pankkiyhteydet, jolloin laskut kuittautuvat maksetuksi ilman manuaalista kohdistamista.

Automatisoitu taloushallinto: Verkkolaskut, pankkiyhteydet ja maksujen seuranta löytyvät aina sisäänrakennettuina. Ohjelmisto huomauttaa automaattisesti maksamattomista laskuista sekä siirtää ne tarvittaessa automaattisesti perintään asti perintätoimistolle. Kirjanpidon tositteet syntyvät automaattisesti ja ohjelma koostaa raportit myynnistä, tuotteista ja asiakkaista sekä näyttää reaaliaikaisen myynnin kassavirran.

Tutustu: Automatisoitu myyntireskontra

Ostolaskut

Sähköinen taloushallinto: Ostolaskut otetaan vastaan verkkolaskuina ja paperilaskut skannataan itse tai tuodaan skannauspalvelun kautta ohjelmistoon. Sähköinen hyväksyntä tehdään asettamalla ostolaskun kierrätys järjestelmän kautta asiatarkastajille ja hyväksyjälle, jotka käyvät tarkastamassa laskut ohjelmistossa.

Automatisoitu taloushallinto: Ostolaskut saapuvat aina suoraan ohjelmistoon lähetyskanavasta riippumatta. Ohjelmisto tarkastaa laskut automaattisesti annettujen toimittajakohtaisten sääntöjen, kuten tilinumero, summa tai viitenumero perusteella. Käyttäjä voi itse määrittää mitä antaa ohjelmiston tarkastettavaksi. Ohjelmisto muistuttaa tarkastajia ja hyväksyjiä tekstiviestillä tai sähköpostitse ja tarkastaminen voidaan tehdä matkapuhelimella suoraan viestin linkistä. Laskut maksetaan suoraan ohjelmistossa ilman erillisiä pankkiohjelmia.

Lue lisää: Ostolaskujen käsittely ostoreskontralla

Kirjanpito

Sähköinen taloushallinto: Yleisesti sähköiseksi
kirjanpidoksi voidaan kutsua jo ohjelmistoa, jossa tositteita hakataan vanhaan kunnon debit-credit-tyyliin manuaalisesti yrityksen toimittamista tositteista. Tietoa siirretään ja kirjataan manuaalisesti. Ainoastaan ohjelmiston käyttö tapahtuu sähköisesti. Parhaimmillaan sähköisissä ohjelmistoissa kirjanpito syntyy automaattisesti myynneistä ja ostoista ja ehkä jopa palkanlaskennasta. Jos ohjelmisto ei hae tiliotteita pankista, kohdista suorituksia ja hoida maksuliikennettä, ei automaatiota ole lainkaan.

Automatisoitu taloushallinto: Kirjanpito syntyy automaattisesti myyntilaskutuksesta, ostolaskujen käsittelystä sekä palkanlaskennasta. Edes kirjanpidon jaksotustositteita ei tarvitse luoda erikseen vaan ne syntyvät automaation kautta jaksotuksia tehdessä. Ohjelmisto noutaa tiliotteet pankista ja linkittää tapahtumat kirjanpidon tositteisiin. Ohjelmisto hyödyntää kirjanpidon tietoja automaattisesti kaikessa raportoinnissa ja koostaa tärkeän informaation reaaliaikaisena dashboardeille sekä raportointiin hakuja varten.

Kirjanpito syntyy automaattisesti myyntilaskutuksesta, ostolaskujen käsittelystä sekä palkanlaskennasta.

Viranomaisilmoitukset

Sähköinen taloushallinto: Ohjelmistosta voidaan täyttää ja lähettää yleisimmät lomakkeet verottajalle sähköisesti.

Automatisoitu taloushallinto: Ohjelmisto täyttää lomakkeet kirjanpidon tiedoista. Yhteys verottajan palveluun on kaksisuuntainen. Lähettämisen lisäksi ohjelmisto varmistaa, että ilmoitukset menevät perille verottajan palveluun ja viestii lähettäjälle, jos jokin menee vikaan. Ohjelmisto viestii myös yrityksen tärkeistä päivämääristä suoraan käyttöliittymässä.

Palkanlaskenta

Sähköinen taloushallinto: Ohjelmisto tarjoaa sähköisen vaihtoehdon palkkojen laskemiselle sekä paikan, josta työntekijä voi käydä katsomassa palkkalaskelman. Ehkä jopa tuntien kirjaaminen ja matkalaskut voidaan tehdä samassa järjestelmässä. Pahimmillaan excelit tai paperiset tuntikirjausliuskat ovat vielä kovassa käytössä ja sähköposti laulaa.

Automatisoitu taloushallinto: Ohjelmisto on kokonaisuus tietojen keruusta, palkkatietojen hallinnasta, palkkaperusteista ja palkanlaskennasta. Työntekijät kirjaavat tuntinsa mobiilisti, tiedot siirtyvät automaattisesti hyväksynnän kautta palkanlaskijalle. Palkkakaavojen avulla palkat voidaan laskettaa automaation toimesta ja laittaa maksuun suoraan ohjelmistosta. Tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon ja palkkalaskelmat tulevat työntekijöiden verkkopankkiin verkkopalkan avulla.

Raportointi

Sähköinen taloushallinto: Yrityksen taloushallinnon raportit löytyvät sähköisenä suoraan ohjelmistosta, josta niitä voi käydä katsomassa ilman tulostamista milloin ja mistä tahansa. Raportit saadaan ulos ohjelmistosta analysointia varten.

Automatisoitu taloushallinto: Ohjelmisto yhdistää viimeiset tilitiedot sekä liiketoiminnan tapahtumat. Se muodostaa valmiit raportit, kokoaa tiedot raportointityökaluun omaa raportointia varten sekä esittää graafisena reaaliaikaisen kassavirtalaskelman. Raporteilta pääsee porautumaan aina yksittäisille tositteille asti suoraan käyttöliittymästä.

Jos kiinnostuit taloushallinnon automaatiosta, voimme iloksemme kertoa sinulle, että se ei ole kallis projekti. Pyydä tarjous tai kokeile Netvisoria maksutta.