Kirjanpito-ohjelman valinta: huomioi nämä tekijät

Jos sinulla on yritys, tarvitset ohjelmiston laskutukseen, laskujen maksamiseen sekä yrityksesi tulojen ja menojen käsittelyyn hoitaaksesi kirjanpidon itse tai tilitoimiston kautta. Se on tärkein työkalusi ja yleensä ensimmäinen ohjelmisto jonka hankit, kun aloitat liiketoiminnan.

Miten valitset oikean kirjanpito-ohjelman yrityksellesi? Se voi olla vaikeaa, koska tarjonta on melko laajaa. Usein valinta tapahtuu myös suoraan tilitoimiston kautta.

8 tärkeää tekijää valittaessa kirjanpito-ohjelmaa

1) Tietoturva

Useimmat kirjanpito-ohjelmat sijaitsevat nykyään pilvessä. Siksi on tärkeää tarkistaa palveluntarjoajan tietoturva.

Selvitä miten ja mihin maahan palveluntarjoaja tallentaa sovelluksen tiedot. Useimmissa tapauksissa tieto palveluntarjoajasta löytyy heidän www-sivuiltaan. Luotettavien palveluntarjoajien palveluissa tietoturva on kunnossa ja varmuuskopioinnista huolehdittu. Jos ohjelmiston toimittaja isännöi sovelluksen palvelimia itse, pyydä heiltä selvitys turvatoimista tietojen suojaamiseksi.

Tarkista, käyttääkö ohjelmistopalveluyritys HTTPS:ää. Se on erittäin helppoa tarkistaa – avaa vain sovellus ja katso onko URL-osoiterivin alussa https://. Voit myös klikata rivin alussa olevaa lukko-kuvaketta nähdäksesi varmenteen. HTTPS -menettelyllä varmistetaan, että sinun koneeltasi ohjelmiston palvelimelle siirrettävät tiedot on salattu, eivätkä hakkerit pääse niihin käsiksi.

2) Ominaisuudet

Nykypäivän yritysohjelmistoissa kirjanpito on yksi osa kokonaisuutta. Kirjanpito syntyy liiketoiminnan tapahtumista ja parhaimmillaan suurelta osin automaation kautta.

Tee siis lista muista keskeisistä asioista, joita ehdottomasti tarvitset. Tässä muutamia toimintoja, jotka tulisi löytyä yritykselle aidosti hyödyllisestä kirjanpito-ohjelmasta.

• Myyntilaskujen luonti ja lähetys
• Ostolaskujen sähköinen vastaanotto ja käsittely
• Pankkiyhteydet ja kirjanpidon automaatio liiketapahtumista
• Tuotteiden sekä asiakas- ja toimittajatietojen hallinta
• Reaaliaikainen taloustietojen seuranta
• Sähköinen arkisto tositteille

Ohjelmassa olisi hyvä olla myös nämä ominaisuudet:

• Tukee useita valuuttoja
• Henkilöstö- ja palkkahallinto samassa ohjelmistossa
• Liiketapahtumat voi kirjata omiin projekteihin tai kustannuspaikoille
• Avoin rajapinta ja yhteydet muihin ohjelmistoihin.

3) Rajapinta muihin ohjelmistoihin

Käytössäsi voi olla useita sähköisiä ohjelmistoja yrityksesi eri tarpeisiin. Tarkista, että voit tarvittaessa yhdistää ne kirjanpito-ohjelmaan.

Tietojen siirtyminen esimerkiksi kassajärjestelmästä kirjanpito-ohjelmaan on hyvin olennaista. Kuin päivittäiset myyntitapahtumat kirjautuvat automaattisesti, pystyt arvioimaan, mihin suuntaan kassavirta ja tulos ovat siltä kuulta menossa.

Tarkista miten palveluntarjoaja on järjestänyt ohjelmistojen integroinnin. Osalla ohjelmistotaloista löytyy paljon valmiita integraatioita, joten kannattaa tarkistaa löytyykö tarvitsemasi integraatio jo valmiina. Uuden integraation rakentaminen maksaa aina selkeästi enemmän kuin valmiin käyttöönotto.

4) Käytettävyys

Useimmilla yritysten omistajilla ei ole kirjanpitotaustaa. Vaikka sinulla on oma kirjanpitäjä, tulisi sinun omistajana pystyä tarkastelemaan omia taloustietoja. Lisäksi ohjelmiston tulisi olla niin helppo, että työntekijätkin oppivat käyttämään sitä ilman pitkiä ja kalliita käyttöönottoprojekteja.

Selkeän käyttöliittymän kanssa on helppo keskittyä olennaisimpiin tehtäviin ja minimoida opiskelun määrä.

5) Skaalautuvuus

Monet yritykset tekevät virheen ostaessaan ohjelmiston, joka sopii heidän tarpeisiinsa juuri ostohetkellä. Myöhemmin, kun heidän liiketoimintansa kasvaa, ohjelmisto ei pysykään enää kehityksessä mukana ja lopulta yrityksen omistajat joutuvat hankkimaan uuden. Tietojen siirtäminen olemassa olevasta järjestelmästä kokonaan uuteen ohjelmistoon voi olla tuskallista.

Jotkut ohjelmistot tarjoavat vain yhden version tuotteesta. Toisissa ominaisuudet on vapaasti valittavissa ja ne skaalautuvat laajasti yrityksen tyypin, koon tai tarpeen mukaan. Parasta olisi, jos pystyt itse hallitsemaan käytössä olevia ominaisuuksia.

Valitse siis ohjelmisto, joka tarjoaa perusominaisuudet sekä mahdollisuuden laajempiin toimintoihin. Et ehkä tarvitse kaikkia toimintoja yrityksesi alkuvaiheessa, mutta ehdottomasti tulevaisuudessa, kun yrityksesi kasvaa.

6) Irtisanomisehdot sekä tietojen siirto ja omistus

Tarkista aina sitoutumisaika ja irtisanomisehdot. Vuosi on nykyajan SaaS-palveluissa (kuukausilaskutteinen ohjelmisto) kohtuuttoman pitkä aika.

Jos tulee syystä tai toisesta tarve päästä irti olemassa olevasta ohjelmistosta, on sinulla hyvä olla mahdollisuus irtisanoutumiseen kohtuullisella irtisanomisajalla. Tällaisissa tilanteissa on tärkeää, että ohjelmisto tarjoaa mahdollisuuden myös tietojen lataamisen johonkin ulkopuoliseen tiedostoon.

Omiin tietoihin liittyvä kysymys voi tulla eteen myös, jos haluat vaihtaa tilitoimistoa. Silloin on ratkaisevaa, kuinka helposti vaihto onnistuu ja miten käyttöoikeuksien tai tietojen siirto tapahtuu.

Lähtökohtana tulee aina olla, että omistat itse yrityksesi tiedot.

7) Piilotetut kustannukset

Tarkista, sisältyykö valitsemaasi ohjelmistoon piilokustannuksia. Jotkut ohjelmistotoimittajat saattavat veloittaa ohjelmistotuesta tai- päivityksistä.Tällaiset toimittajat tarjoavat perusohjelmiston edullisesti, mutta joudut ostamaan käytön yhteydessä teknistä tukea tai maksamaan korvausta ylläpidosta.

Paras tapa selvittää mahdolliset piilokustannukset, on tarkistaa hinnoittelu ohjelmiston tarjoajan verkkosivuilta. Jos verkkosivuilta ei löydy tietoa, pyydä tieto sähköpostitse myyjältä. Silloin sinulle jää kirjallinen viesti siitä miten tuesta, ylläpidosta ja ohjelmistopäivityksistä laskutetaan.

8) Asiakaspalvelu

Varmista aina kanavat, joiden kautta sinun on mahdollisuus saada apua ongelmatilanteissa. Selvitä onko asiakaspalveluun soittaminen hinnoiteltu korkeaksi vai onko se normaali yritysnumero. Tutustu käyttöohjeisiin ja varmista, että ne löytyvät verkosta. Pyydä tietoa, miten palveluntarjoaja tiedottaa asiakkaita mahdollisista katkoista. Moderneihin kanaviin kuuluvat myös käyttäjäyhteisö ja chat-palvelu.

Netvisor-kirjanpito-ohjelma muodostaa ajantasaisen kirjanpidon automaation avulla.