Kirjanpitäjä, näin varmistat itsellesi stressittömämmän tilinpäätöskauden

Kukapa ei haluaisi, että tilinpäätöskausi olisi kiireetöntä eikä ollenkaan niin stressaava kuin se on. Joka vuosi samat haasteet kadonneiden kuittien, selvitystilien epämääräisten merkintöjen ja puuttuvien dokumenttien kanssa.

Jotta ensi vuoden vaihteen jälkeinen aika olisi edes hieman helpompi, kokosimme kirjanpitäjän parhaat vinkit rennompaan tilinpäätöskauteen.

Ensimmäinen, kaikkein tärkein vinkki, on ennakointi. Kun kirjanpitoa tekee läpi vuoden ajantasaisesti ja varmistaa joka kuukausi, että kaikki selvittelytileille päätyneet tapahtumat on selvitetty ja löytävät oikeille tileilleen, on vuoden vaihteessa huomattavasti helpompi hengittää.

Tämä tarkoittaa, että kuitit ja muut tositteet on pyydetty (ja toivottavasti saatukin) ajantasaisesti, jaksotukset on tehty oikeille kuukausille, tase-erittelyt on tehty kuukausittain, mahdolliset tositteiden lisätiedot on pyydetty ja kirjanpitoon vaikuttavat erilaiset sopimukset tai niiden kopiot on saatu ja arkistoitu.

Ja lopuksi vielä reskontra on täsmäytetty kirjanpitoon. Jokainen tietää, että jos reskontraa ei ole täsmäytetty kirjanpitoon kuukausittain oikein, kertautuu ero joka kuukausi ja lopulta tilinpäätöksen aikaan käsissä on moninkertainen umpisolmu.

Kommunikointi auttaa moneen ongelmaan

Yksi asia, mikä edistää sekä kuittien saamista ajallaan että muutoinkin lisää tilinpäätöksen lukujen parempaa ymmärrystä, on säännöllinen yhteydenpito asiakkaan kanssa. Hyvällä ja avoimella keskusteluyhteydellä varmistetaan, että asiakas näkee asiat paremmin myös kirjanpitäjän näkökulmasta. Lisäksi se kasvattaa kirjanpitäjän ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta, mikä vähentää huomattavasti kirjanpidollisen käsittelyn virheitä.

Myös tilintarkastajaan on hyvä olla yhteydessä jo ennen tilinpäätöskautta. Usein tilintarkastajat tekevät osan kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastustyöstä jo tilikauden aikana, jolloin se on hyvä hetki myös keskustella mahdollisista haasteista ja nostaa asioita ratkaistavaksi jo siinä vaiheessa.

Kaikkein parasta olisi, jos yrittäjä, kirjanpitäjä ja tilintarkastaja kävisivät ainakin yhden kolmikantakeskustelun tilikauden aikana. Keskustelussa käytäisiin läpi jokaisella heränneitä kysymyksiä, jolloin pystytään välttämään monia epätietoisuudesta johtuvia virheitä. Keskustelun avulla jokainen osapuoli säästyy myös paljolta turhalta työltä, joka usein johtuu tietämättömyydestä.

Ajantasainen kirjanpito ja rennompi tilinpäätös Netvisorilla

Netvisor taloushallinto-ohjelmisto helpottaa kirjanpidon ajantasaisena pitämistä. Netvisorin mobiilisovelluksien avulla esimerkiksi matkakuluista ja luottokorttimaksuista kuittien toimittaminen on tehty asiakkaalle mahdollisimman helpoksi.

Kirjanpitäjän näkökulmasta Oma Netvisor parantaa myös kirjanpidon ajantasaisuutta. Kun kaikkien asiakkaiden kaikki tehtävät näkee yhdeltä näytöltä, ei mitään jää huomaamatta.

Normaalisti kauden katkon jälkeen epähuomiossa tehdyt lisäykset tai muutokset voivat jäädä huomaamatta, koska päätettyä kautta harvemmin enää tarkastellaan ilman selkeää syytä. Oma Netvisorissa tällainen muutos nousee huomioksi tehtävälistalle, jolloin kirjanpitäjän on mahdollista korjata muutokset saman tien, eikä vasta tilinpäätöstä tehtäessä.

Oma Netvisor säästää monta klikkausta myös tilinpäätöstä tehdessä. Asioiden tarkistamiseksi kirjanpitäjän ei tarvitse navigoida useilla eri raporteilla, vaan muun muassa tiliöintien, erottavien tositteiden sekä myynti- ja ostoreskontrien täsmäytysten tarkistaminen tapahtuu Oma Netvisorissa yhdessä näkymässä, kaikkien asiakasyhtiöiden osalta.

Oma Netvisor näkymien kautta kuukausittaisten täsmäytysten tarkistaminen onnistuu yhdellä silmäyksellä. Jokaisen asiakkaan kantaan ei tarvitse mennä erikseen tarkistamaan tiliöintejä ja muita tarkistettavia asioita, kun kaiken näkee yhdestä näkymästä. Näkymässä voi myös valita, millä aikavälillä haluaa tarkastella asioita. Aikajanaksi voi valita tietyn kuukauden tai vaikka koko vuoden.

Myös tilintarkastajat voivat hyödyntää Oma Netvisor -näkymää. Tilintarkastajien on kätevä tarkastella Oma Netvisorin kautta esimerkiksi reskontrien täsmäämistä.

Kysy asiantuntijoiltamme lisää Oma Netvisorista ja tilinpäätöksen tekemisestä Netvisorilla. puh. 010 5058 410 tai [email protected]

Tilinpäätösvinkkien takana ovat Netvisorin asiantuntijat Marja-Liisa Lohtander ja Jaana Mikkola. Marja-Liisalla on vuosien kokemus tilintarkastus- ja Jaanalla kirjanpitotyöstä.