Oma Netvisorilla mielekkyyttä työpäivään

Oma Netvisoria on nyt opeteltu noin vuoden ajan käyttämään tilitoimistoissa. Uusien prosessien ja aikataulujen opettelu on vaatinut harjoittelua, mutta isoin haaste on ehkä ollut kuitenkin vanhoista rutiineista poisoppiminen. Uuden toimintatavan kanssa sinuiksi päässeet ovat kuitenkin olleet tyytyväisiä, sillä Oma Netvisor on tehnyt työnteosta mielekkäämpää.

Anna-Maija Sulkakoski on yksi Oma Netvisorin innokkaista käyttäjistä. Hän kertoo, ettei opettelu ollut helppoa ja vaati useamman nyrjäytyksen aivoissa. Kun hän viimein löysi itselleen sopivimman tavan tehdä, on hän säästänyt merkittävästi aikaa rutiini kirjanpidosta ja lisäksi löytänyt aivan uudenlaista merkityksellisyyttä työnsä tekemiseen.

Anna-Maija perusti oman tilitoimiston pari vuotta sitten. Hänen yrittäjyytensä alkutaival sattui korona-pandemian puhkeamisen kanssa samoihin aikoihin, joten alkuun asiakkaita oli niukalti. Kuluneen vuoden aikana yrittäminen on kuitenkin elpynyt ja Hämeen Kirjanpito Oy:n asiakaskunta on kasvanut tasaista tahtia.

– Asiakkaita tulee koko ajan lisää. On sekä aloittavia yrityksiä että tilitoimistoa vaihtavia. On pieniä ja suuria yrityksiä. Mukavan monipuolisesti erilaisia asiakkaita, Anna-Maija Sulkakoski kuvailee.

Tehtyjen töiden seuranta aiheutti haasteita yrittäjätaipaleen alussa

Anna-Maija perusti oman tilitoimiston alun alkaen päästäkseen itse määrittämään, miten hän työtään tekee. Isossa tilitoimistossa oli selkeät rutiinit, joita noudatettiin, jotta työn laatu säilyi. Anna-Maija kuitenkin turhautui rutiineihin ja kiireeseen.

– Kaikilla asiakkailla on jotain erityispiirteitä, jotka täytyy muistaa. Palkollisena ollessa oli aina kiire, eikä ollut aikaa tehdä muistiinpanoja. Omassa tilitoimistossa lähdin siitä, että asiat on aina jossain ylhäällä. Jo se vähensi huomattavasti stressiä, että oli oma seurantajärjestelmä, Anna-Maija kertoo.

Alkuun hän teki siis töitä omassa yrityksessäänkin pitkälti vanhoilla rutiineilla. Työajanseurantaan kului kuitenkin yllättävän paljon aikaa, mikä sai hänet miettimään arkeaan uusiksi.

– Alkuun yritin pitää Excelissä työajanseurantaa, että pysyin kärryillä, mitä olin kenellekin jo tehnyt. Se oli kuitenkin kauhean työlästä. Tuntui, että tein enemmän työajanseurantaa kuin kirjanpitoa, Anna-Maija muistelee.

Hän ymmärsi, että ongelmalle oli tehtävä jotain ja mietti koko ajan, miten työnteko ja sen seuranta olisi järkevintä järjestää. Netvisor oli entuudestaan tuttu työkalu jo vuosien ajalta, mutta uusi ominaisuus auttoi kääntämään ajattelun päälaelleen.

Oma Netvisor poisti seurannan ja jatkuvan tarkistamisen tarpeen

Anna-Maija otti Oma Netvisorista ensimmäiseksi käyttöön taloushallintonäkymän. Uusi näkymä ei tuntunut ollenkaan omalta, mutta hän aloitti tutustumisen pikku hiljaa. Aluksi hän teki Oma Netvisorissa vain tiliotteiden seurantaa.

– Alkuun kaikki vaikutti sekavalta. Tiliotteiden seurannassa se kuitenkin osoittautui erittäin yksinkertaiseksi ja nopeutti työtä. Sitten aloin katsoa sen kautta, onko ALV:t lähetetty. Oma Netvisorista näkee kerralla kaikkien asiakkaiden tilanteen, mikä on todella kätevää.

Pienin askelin Sulkakoski otti Oma Netvisoria enemmän ja enemmän käyttöön. Hän piti kuitenkin rinnalla edelleen omaa työajanseurantajärjestelmäänsä, mikä aiheutti sen, että hän teki työtä uudella työkalulla, mutta vanhoilla rutiineilla.

Muutaman kuukauden harjoittelun jälkeen hän totesi, ettei näin voi jatkaa. Työnteko oli edelleen raskasta seurantakirjausten vuoksi. Kesän alussa hän sitten oivalsi, mitä hänen täytyy tehdä.

Vaikeinta oli kääntää omassa päässä ajattelu kuukausittaisesta tekemisestä päivittäiseen

– Päätin, että tuhoan kokonaan vanhan työajanseurannan. Loin sen ihan uudestaan siltä pohjalta, mitä Oma Netvisorissa pitää katsoa joka päivä. Kohta kohdalta katsoin, mitä pitää tehdä kullekin asiakkaalle milloinkin. Keräsin taulukkoon tärkeät asiakkuutta koskevat tehtävät ja päätin, että käyn ne läpi joka päivä, Anna-Maija kertoo työtapojen muutoksestaan.

Hän opetteli tekemään työnsä Oma Netvisorin kautta. Kun työajanseuranta tuki Oma Netvisorilla tekemistä, alkoi arki muuttua mukavammaksi. Oma Netvisorin idea on, että siitä näkee yhdellä silmäyksellä päivän tärkeimmät tehtävät. Niinpä Anna-Maija muutti aamurutiininsa alkamaan Oma Netvisorista.

– Kesäkuussa vaihdoin rutiinia niin, että aamulla menin heti Oma Netvisoriin ja kävin sieltä läpi kronologisesti tärkeimmät kohdat. Vaikeinta oli kääntää omassa päässä ajattelu siitä kalenterikuukausittaisesta tekemisestä päivittäiseen tekemiseen, Anna-Maija pohtii.

Kuukausikierrosta päivittäisiin rutiineihin

Kirjanpitoa on totuttu tekemään asiakas kerrallaan. Perinteinen tapa on hoitaa yhden asiakkaan kaikki tehtävät kerralla ja vasta sitten voi siirtyä seuraavaan asiakkaaseen. Oma Netvisorissa katsotaan kaikkia asiakkaita yhtä aikaa; tarkistetaan esimerkiksi kaikkien asiakkaiden tiliotteet ja siirrytään sen jälkeen tekemään kaikkien asiakkaiden laskujen täsmäytykset.

Anna-Maija Sulkakosken mukaan erityisesti ALV-päivä on helpottunut Oma Netvisorin myötä merkittävästi. Aikaisemmin hän katsoi asiakkaiden verotilit vasta seuraavassa kuussa, kun teki alkukuun kirjanpitoa.

Nyt hän pystyy tarkistamaan yhdellä silmäyksellä kaikkien ALV:t ja verotilit heti maksupäivänä eli 12. päivä. Seuraavana päivänä hän tarkistaa ne myös tiliotteilta, jolloin hän voi heti huomauttaa asiakkaalle, jos jotain ei mennytkään oikein.

Ikinä en enää vaihtaisi muuhun malliin, koska tämä on niin paljon nopeampi

– Kyllä tämä on vaatinut paljon työtä päänupin sisällä, että on oppinut tämän uuden ajattelumallin. Mutta, kun aloin luottamaan siihen, että Oma Netvisorissa näkee, mitä on tehty, eikä kaikkea tarvitse tarkistaan moneen kertaan, uskalsin alkaa tehdä toisella tavalla. Ikinä en enää vaihtaisi muuhun malliin, koska tämä on niin paljon nopeampi, Anna-Maija kehuu.

Kirjanpitäjän työn luonteeseen kuuluu jatkuva tarkistaminen. Anna-Maija myöntää, että vaikka Oma Netvisorista näkee hyvin selkeästi, mitä on tehty ja mitä tekemättä, on hänelläkin ollut vaikeuksia päästää irti täsmäytä ja tarkista -mentaliteetista.

Väitän, että olen nyt paljon tyytyväisempi työarkeeni. Kun katson Oma Netvisorin kautta kohteittain tehdyt asiat, voin luottaa, että ne on tehty. Pikkuhiljaa olen alkanut luottaa, ettei aamua tarvitse aloittaa tarkistamalla kaikkea, vaan voin ajatella vain, mitä tänään pitää tehdä.

Parempaa palvelua asiakkaille

Anna-Maijan työpäivien sisältö on muuttunut todella paljon sitten viime kevään. Nyt, kun hän käyttää paljon vähemmän aikaa rutiinikirjauksiin, tarkistamiseen ja asiakkaiden Netvisor-kannasta toiseen siirtymisiin, on hänellä jäänyt enemmän aikaa asiakkaiden konsultointiin ja itsensä kehittämiseen.

– Olen panostanu siihen, että olen aina läsnä asiakkaille. Työ on nyt enemmän sähköposteihin ja puhelimeen vastailua. Tykkään kovasti konsultoinnista, joten työ on näin paljon mielekkäämpää, Anna-Maija Sulkakoski sanoo.

Jatkossa Anna-Maija aikoo käyttää enemmän aikaa myös itsensä kehittämiseen. Netvisorin jatko-opiskelu on yksi opiskelulistalla olevista aiheista. Hänen mukaansa ohjelmistossa on edelleen paljon hyödynnettävää. Hän haluaa opetella ohjelmiston käytön mahdollisimman syvällisesti, jotta hänen asiakkaansa saavat siitä kaiken hyödyn irti.

Tavoitteena on myös kasvattaa Hämeen Kirjanpidon liiketoimintaa. Oma Netvisorin vapauttama aika mahdollistaa asiakasmäärän kasvattamisen jo nyt, mutta Anna-Maijan pitkän tähtäimen haave on kolmen-neljän työntekijän tiivis työyhteisö.