Miten varmistetaan oikea ja riittävä kuva tilinpäätöksessä?

Oikean ja riittävän kuvan vaatimus on keskeinen kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskeva yleisperiaate. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä kuva kirjanpitovelvollisen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilintarkastajan valvonta- ja raportointitehtävä liittyy siihen, antavatko tilinpäätös ja toimintakertomus oikean ja riittävän kuvan. Myös kirjanpitorikos määritellään oikean ja riittävän kuvan kautta.

Oikean ja riittävän kuvan varmistamiseksi on olemassa ohjeistuksia, mutta paljon jää myös kirjanpitäjän ja tilintarkastajan ammatilliseen harkintaan; tarvitseeko jokin lasku jaksottaa, mistä kaikesta pitää olla lisätietoa liitteenä, mikä on olennaista tietoa? Miten oikea ja riittävä kuva varmistetaan?

Kommunikointi on tärkeää

Ensinnäkin on hyvä muistaa, että jokainen yritys ja jokainen tilinpäätös on ainutlaatuinen. Tilinpäätöstä ei saa lähteä tekemään liukuhihnamaisesti, vaan aina on otettava huomioon yrityksen erityispiirteet. Yrittäjän ja kirjanpitäjän hyvä kommunikointi on perusedellytys sille, että tilinpäätös kuvaa oikein yrityksen toimintaa.

Yrityksen toiminnan ymmärtäminen on erityisen tärkeää, jotta kirjanpidolliset ratkaisut ja tulkinnat menevät oikein. Pelkästään tositteiden käsittely ilman syvempää ymmärrystä siitä, mikä tapahtuma on oikeasti ollut kyseessä, kasvattaa riskiä, että tapahtuma tulee käsitellyksi kirjanpidollisesti virheellisen tulkinnan mukaan. Kirjanpitäjän tuleekin olla aktiivinen yrittäjän suuntaan ja keskustella liiketoiminnasta ja sen muutoksista sekä mahdollisista perusliiketoiminnasta poikkeavista tapahtumista.

Suurimmat virheet tilinpäätöksessä ilmenevät yleensä liiketoiminnan läpikäynnissä. Yrittäjä on esimerkiksi tehnyt vuoden aikana hankintoja, joista hän on unohtanut mainita tai hän on nostanut yrityksestä ennakkoa, mutta ei ole tehnyt selvitystä, mitä varten. Kirjanpitäjän on siis selvitettävä myös, mitä muuta yrityksessä tapahtuu perusliiketoiminnan lisäksi.

Pysy aina ajan tasalla

Ajantasainen, juokseva kirjanpito helpottaa tilinpäätöksen tekoa merkittävästi. Kun tehdään kuukausittain tilinpäätöskelpoista kirjanpitoa, voidaan mahdolliset lisäselvitystä vaativat asiat ratkaista jo tilikauden aikana. Näin tilinpäätösvaiheeseen ei jää enää niin paljon selvitettävää.

Säännöllinen, esimerkiksi kuukausittainen raportoinnin läpikäynti asiakkaan kanssa varmistaa, että yrittäjä varmasti peilaa taloudellista raportointia yrityksen toimintaan ja omaan näkemykseensä yrityksen toiminnasta. Hyvä seurannan väline on myös toteutuneen raportoinnin vertaaminen budjetoituun ja erojen läpikäyminen yhdessä. Katevaihtelut ja poikkeukselliset erät tulevat paremmin esille säännöllisellä seurannalla. Mahdolliset virheelliset käsittelyt huomataan nopeasti ja raportoinnin laatu paranee.

Oikean ja riittävän kuvan saamista yrityksen toiminnasta helpottaa, kun yrityksen liiketoiminnan reaaliprosessit ovat mahdollisimman lähellä tai jopa yhtenäisiä taloushallinnon prosessien kanssa. Tällöin taloudellinen raportointi on lähellä yrityksen reaaliprosessia ja kuvaa toimintaa paremmin.

Sähköisten järjestelmien avulla kirjanpidon ajantasainen seuranta, säännöllinen kuukausiraportointi ja prosessien yhteensitominen onnistuu vaivattomasti. Ne suoraviivaistavat yrityksen prosesseja ja automatisoivat monia välivaiheita, joissa voi tapahtua virheitä.

Sähköisten työkalujen lisäksi kirjanpitäjällä on hyvä olla tallessa jokaisesta asiakasyrityksestä omat kirjaussäännöt ja muut asiakkaan kanssa sovitut asiat ja menettelyt. Tämä helpottaa oman työn lisäksi myös sinua tuuraavaa työkaveria. Kirjaussäännöt myös varmistavat sen, että käsittelytavat ovat yhtenäiset, vaikka useampi henkilö hoitaisi asiakasyrityksen kirjanpitoa.

Mikä sitten on riittävä kuva?

Riittävä on terminä hyvin epämääräinen ja siksi riittävän kuvan luominen yrityksen taloudellisesta tilasta voikin olla hieman haasteellista. Tilinpäätös ja toimintakertomus muodostavat kokonaisuuden, ja riittävä kuva muodostuu tästä kokonaisuudesta – tai on muodostumatta. Kun pohditaan, mikä on riittävää, pohdinta kohdistuu erityisesti tilinpäätöksessä annettaviin liitetietoihin. Kaikki liiketapahtumat kirjataan aina säännösten mukaisesti ja liitetiedoilla annetaan muu tarvittava informaatio sekä mahdollisesti selvennetään tilinpäätöstä – ja varmennetaan se oikea ja riittävä kuva.

Riippuu hyvin paljon tapauksesta, mitkä tiedot antavat riittävän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Vaikka yrityksen koko määrittää säännösten mukaan annettavien tietojen laajuutta, on huomioitava, että myös pienen kirjanpitovelvollisen on annettava aina riittävät tiedot. Esimerkiksi vaikka kirjanpitoasetuksessa ei nimenomaisesti vaadita jonkin tiedon esittämistä, voi se laissa mainitun yleisperiaatteen, riittävien tietojen antamisen, johdosta olla välttämätöntä.

Kun pohdimme, annammeko riittävästi tietoa, on sitä arvioitava olennaisuuden periaatteen mukaan. Onko jokin tieto olennainen kokonaisuuden kannalta? Antaako tilinpäätös ilman tuota tietoa oikean ja riittävän kuvan yrityksen taloustilanteesta?

Selustansa varmistamiseksi ei kuitenkaan kannata tuupata tilinpäätöksen liitetietoihin kaikkea mahdollista, sillä olennainen tieto voi hukkua suureen tietomassaan, ja se taas voi estää oikean ja riittävän kuvan muodostamisen.

Netvisor taloushallinto-ohjelmiston avulla teet koko ajan ajantasalla olevaa kirjanpitoa, pidät asiakkaasikin ajantasalla yrityksen taloudesta ja varmistat, että tilinpäätösvaiheessa kaikki olennaiset tiedot ovat tallessa ohjelmistossa, eikä mitään kuitteja tarvitse enää etsiä.