Budjetti on ennustamisen minimitaso
Moni pk-yrittäjä ajattelee edelleen, etteivät budjetointi ja ennustaminen ole heille ajankohtaisia. Ajatus on varsin erikoinen, sillä nopeasti muuttuvassa ympäristössä pystyy toimimaan pitkäjänteisesti vain tekemällä ennusteita, ennakoimalla ja miettimällä valmiiksi, miten muuttuviin tilanteisiin reagoidaan.
Kaikki yrityksessä tehtävät päätökset vaativat tulevaisuuden ennakointia. Talouden ennustaminen takaa yrityksen jatkuvuuden. Käteiskassan suuruuden ennakointi, tulevien tilausmäärien arviointi ja talouden muutosten ennustaminen parantavat yrityksen reagointivalmiutta.
Ilman ennakointia yritys on hyvin haavoittuvainen. Jopa kasvava ja menestyvä yritys voi yllättäen joutua ongelmiin, jos käteiskassa yhtäkkiä tyhjenee.
– Ennakointi auttaa myös toisin päin. Jos esimerkiksi yrityksen myynti yhtäkkiä kasvaa, ehtii tilannetta hyvin seuraava yrittäjä hankkia uutta työvoimaa ajoissa, jotta kasvanut tilauskanta ehditään hoitaa, kuvailee Lappeenrannan teknillisen yliopiston rahoituksen professori Mikael Collan.
Kassavirta seurantaan
Tärkein tapa ennakoida PK-yrityksen talouden tulevaisuutta on kassavirran ennustaminen. Jopa pelkkä ajantasainen tieto kassavirrasta auttaa paljon. Eli, miten paljon rahaa on kassassa, paljonko asiakkailta on tulossa maksuja ja milloin, sekä miten paljon sinulla on maksamattomia laskuja ja milloin ne erääntyvät?
Kun tiedät tarkkaan tulevien viikkojen ja jopa kuukausien kassavirran, pystyt reagoimaan tilanteisiin jo hieman etunojassa. Esimerkiksi jos tilauskantaan näyttää olevan tulossa kuoppa, pystyt paikkaamaan väliaikaista kassavajetta hakemalla rahoitusta hyvissä ajoin.
– Siinä vaiheessa, kun on niin sanotusti jo löysät housussa, on todella vaikeaa, ellei mahdotonta saada esimerkiksi pankista rahoitusta. Sen sijaan, jos olet hoitanut itsellesi hätävararahaston hyvinä aikoina, on vaikeuksistakin helpompi päästä yli, sanoo Visma Solutionsin Finance and Analytics Director Antti Waris.
Budjetoi ja ennusta useita vaihtoehtoisia tulevaisuuksia
Jokaisella yrityksellä pitäisi olla vähintään Excel-muotoinen budjetti, josta näkee suunnilleen, mitkä ovat yrityksen tavoitteet ja missä rajoissa voidaan toimia. Budjetti laaditaan yleensä edellisvuoden pohjalle ja siihen lisätään kasvutavoitteet.
Budjetteja voi ja kannattaakin laatia useampia. Näin varaudut ennakkoon jo useampiin mahdollisiin skenaarioihin. Perinteisesti yrityksissä laaditaan kolmenlaisia talousarvioita; pahin mahdollinen, paras mahdollinen ja realistinen lopputulos.
Ennustamisen tärkeimpänä tarkoituksena on löytää konkreettisia toimenpiteitä
Sekä Waris että Collan suosittelevat pohtimaan näitä kaikkia vaihtoehtoja. Ei vain tekemään laskelmia, vaan myös suunnittelemaan, mitä kukin vaihtoehto tarkoittaisi käytännössä. Jos pahin mahdollinen skenaario toteutuu, mistä säästetään? Miten puolestaan toimimme, jos ylitämme tavoitteemme ja myynti kasvaa huomattavasti?
Ennustamisen tärkeimpänä tarkoituksena on löytää konkreettisia toimenpiteitä, joilla ratkaista sekä positiiviset että negatiiviset tilanteet yrityksessä.
Vaikka budjetti onkin ihan hyvä tulevaisuuden ennustamiseen, suosittelevat Waris ja Collan kuitenkin rullaavia ennusteita. Niiden avulla yrityksellä on raami, jossa toimia, mutta muutostilanteissa se ei budjetin tavoin rajoita yrityksen toimintaa, vaan muokkautuu tilanteiden mukana.
Katse vähintään kolmen kuukauden päähän
Asiantuntijoidenkin on vaikea antaa yksiselitteistä vastausta kysymykseen, miten pitkälle yrityksen taloutta voi ja pitää ennustaa. Ennusteiden pituus vaihtelee muun muassa yrityksen toimialan, koon ja iän mukaan. Juuri aloittaneen yrityksen tulevaisuutta on todella vaikea ennakoida, silti erilaisia skenaarioita on hyvä pohtia jo heti alkuvaiheessa.
Vuosibudjetti antaa suuntaviivat, mutta perustuu pitkälti arvioihin ja siihen, miten aikaisempina vuosina on mennyt. Tarkempia ennusteita voi yleensä tehdä vain muutamiksi kuukausiksi. Esimerkiksi it-firmassa tilauskanta voi olla tiedossa noin puoleksi vuodeksi, parturi-kampaajalla puolestaan kalenteri täyttyy suunnilleen kuukaudeksi eteenpäin.
Jonkinlaisena ohjenuorana hyvästä talouspohjasta voi pitää 3-6 kuukauden kassavaroja
Jonkinlaisena ohjenuorana hyvästä talouspohjasta voi kuitenkin pitää 3-6 kuukauden kassavaroja. Jos yrittäjällä on rahaa kassassa ja hän tietää tarkan kassavirtatilanteensa vähintään kolmen kuukauden päähän, antaa se jo ihan mukavan mahdollisuuden reagoida tuleviin tilanteisiin.
Mitä suuremmasta yrityksestä on kyse ja mitä suurempia investointeja on suunnitelmissa, sitä pidemmälle pitäisi taloutta ennustaa. Esimerkiksi Visma Solutionsilla Antti Waris tekee ennusteita jopa viiden vuoden päähän.
Netvisor taloushallinto-ohjelmiston käyttäjille on nyt tarjolla uusi, monipuolinen ja moderni budjetoinnin ja ennustamisen työkalu. Netvisorin uusi Controller sisältää erilaisia koostenäkymiä, raportoinnin ja tunnusluvut sekä budjetoinnin ja ennustamisen. Sen avulla yrityksen talouden ennakointi on entistä helpompaa.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
