Automaatio vapauttaa aikaa hoitotyöhön – pienessä hoivakodissa palvelu on hyvin henkilökohtaista

Sosiaali- ja terveydenhuollon työntekijöiden kiireestä on puhuttu paljon viime aikoina. Henkilöstön määrä on alalla vähentynyt ja toisaalta valvonta ja lainsäädäntö ovat tiukentuneet ja tuoneet lisää tehtäviä. Alalle suunniteltujen ohjelmistojen tarjoama automaatio vapauttaa sekä hoitajien että hallinnon henkilöstön aikaa kirjausten tekemisestä. Ohjelmistoissa asiakkaiden tiedot ovat myös tietoturvallisesti tallessa.

Salon Kotisatama on yrittäjävetoinen, yksityinen hoivakoti, joka on tarjonnut ikäihmisille asumispalveluita vuodesta 1995 lähtien. Yritys työllistää noin 20 työntekijää sekä lisäksi toistakymmentä tuntityöläistä. Sen liikevaihto on noin 1,5 miljoonaa euroa vuodessa.

Toimitusjohtaja Lotta Takatalo kuvailee Salon Kotisatamaa nykyaikana harvinaiseksi toimijaksi, koska se on pysynyt pienenä, yksityisenä toimijana. Hän on ensimmäinen ulkopuolinen toimitusjohtaja ja yrittäjä itse toimii yrityksessä sairaanhoitajana.

– Päätöksenteko on meillä hyvin asiakaslähtöistä ja henkilöstöä osallistavaa, koska johtoryhmä työskentelee päivittäin lähellä asiakkaita ja henkilöstöä. Se on myös nopeaa, koska näemme arjessa heti, jos jotain kehitettävää löytyy. Asiakkaiden palvelu on hyvin henkilökohtaista. Me tunnemme kaikki 30 asiakastamme, heidän omaisensa sekä yhteistyökumppanimme hyvin, Takatalo kertoo.

Ohjelmistot vapauttavat aikaa

Salon Kotisatamalla on käytössään Netvisor taloushallinto-ohjelmisto ja Domacare toiminnanohjausjärjestelmä. Ohjelmistot on integroitu toisiinsa, mikä lisää automaation määrää merkittävästi.

Lotta Takatalo kertoo, että viiden viime vuoden aikana alan toimintaympäristö on muuttunut radikaalisti. Valvonta on tiukentunut ja alalle on tullut ohjaavaa lainsäädäntöä. Hänen mielestään kehitys on ollut oikean suuntaista ja se on parantanut asiakkaiden saaman palvelun laatua.

– Ennen Domacarea asiakkaiden päivittäiskirjaukset tehtiin meillä käsin kirjoittamalla. Se vei hirveästi aikaa ja tietoa oli etsittävä useista paikoista. Nyt kirjaaminen tapahtuu nopeasti tarvittaessa vaikka mobiililaitteella ja kaikkien asiakkaidet tiedot löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta, Takatalo kuvaa muutosta.

Domacarea on Salon Kotisatamassa käytetty noin kuusi vuotta. Netvisor otettiin käyttöön muutama vuosi sen jälkeen ja sekin on tuonut aikasäästöä varsinkin toimitusjohtajan työhön. Enää hänen ei tarvitse skannailla kuitteja ja lähetellä niitä sähköpostilla kirjanpitäjälle.

Netvisor on automatisoinut meillä niin monta asiaa

– Ennen Netvisoria oli joka päivä kirjauduttava verkkopankkiin ja syötettävä jokainen lasku yksitellen. Nyt laskut tulevat sähköisesti, joten niiden käsittelyssä säästyy aikaa. Aikaa säästyy myös palkkojen tarkistamisessa ja maksuun laitossa. Netvisor on automatisoinut niin monta asiaa meillä, Takatalo iloitsee.

Domacare oli yksi vaikuttava tekijä, kun Salon Kotisatama alkoi muutama vuosi sitten etsiä sopivaa taloushallinto-ohjelmistoa. Netvisorista on valmis integraatio Domacareen, mikä helpotti tietysti käyttöönottoa.

Ohjelmistojen välillä kulkee monenlaista tietoa automaattisesti. Yritys hoitaa laskutuksen Domacaressa, josta valmiit laskut siirtyvät Netvisoriin. Siellä laskut kirjautuvat kirjanpitoon ja lähetetään asiakkaille. Työaikakirjaukset tehdään TyövuoroVelhoon, josta palkka-aineisto siirtyy integraation kautta Netvisoriin ja menee tilitoimistolle maksuun.

– Domacaressa on monta hienoa lisätoimintoa, kuten sopimustenhallinta, johon pystyy kirjaamaan kaikki poikkeavuudet. Meillä oli ennen sote-uudistusta paljon sopimuksia kuntien kanssa, niin oli hyvä, kun sieltä valui kaikki poikkeussäännötkin laskuille automaattisesti, Takatalo kiittelee.

Tiedolla johtaminen helpottui

Salon Kotisatama

Toimitusjohtajan kannalta yksi erittäin tärkeä näkökulma ohjelmistojen käyttöönotossa on ollut ajantasaisen taloustiedon haltuunotto. Aikaisemmin kaikki talouteen liittyvä tieto oli kirjanpitäjän takana ja kaikki mittarit ja tunnusluvut piti pyytää erikseen.

Nyt Takatalo pääsee itse katsomaan Netvisorista ja Controllerista reaaliaikaisesti kaikki tarvitsemansa tiedot. Edelleen hän kertoo tarvitsevansa ammattilaisen apua lukujen tulkintaan, mutta päätöksentekoa varten tiedot on nopeammin löydettävissä.

– Netvisor tuo hallinnan tunnetta. Tiedän missä mennään ja pystyn ennakoimaan paremmin. Kun esimerkiksi ostolaskut tulee järjestelmään, pystyn seuraamaan kulupuolta tarkemmin. Olen enemmän kulukohtaisesti kartalla, Takatalo kuvailee.

Kun kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta, on palvelun laatua helpompi seurata

Ohjelmistojen ansiosta Salon Kotisatamassa on selkeämpi kokonaiskuva toiminnasta. Netvisorin etusivulta saa yhdellä silmäyksellä käsityksen yrityksen tuloista, menoista ja kassavirrasta. Domacare helpottaa kokonaiskuvan hallintaa asiakastyössä.

– Suurin hyöty yrityksen johtamisen kannalta on ollut tiedolla johtamisen helpottuminen. Infoa saa helpommin. Domacaresta seuraamme esimerkiksi asiakaskirjauksia, työn laatua, haavojen syntymistä, kaatumisia, ravitsemuksen tilaa ja niin edelleen. Kun kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta, on palvelun laatua helpompi seurata, Takatalo sanoo.

Ohjelmistot toimivat myös oivallisina viestintäkanavina. Domacaressa viestit kulkevat kätevästi henkilökunnan välillä ja Netvisor on tärkeä viestintäkanava yrityksen ja tilitoimiston välillä.

– Ennen Netvisoria käytin kuukausittain varovaisellakin arviolla useita tunteja nykyistä enemmän taloushallinnon asioihin, Takatalo kuvailee.

Asiakas- ja taloustiedot turvassa

Salon Kotisatama

Tietoturva on noussut viime vuosina tärkeään rooliin kaikessa tekemisessä, mutta erityisen tärkeää se on sosiaali- ja terveysalalla. Viranomaiset ovat asettaneet alalle paljon uusia tiukennuksia tietojen käsittelyyn. Takatalon mukaan tiedon hallintaan tulee jatkossa entistä enemmän vaatimuksia, mutta ohjelmistojen ansiosta hän ei ole uudistuksista huolissaan.

– Luotan näihin ohjelmistoihin. Niissä on tähänkin asti hoidettu kaikki viranomaisten asettamat vaatimukset moitteetta, joten varmasti ne hoitavat sen jatkossakin.

Netvisor ja Domacare näyttäytyvät meille yhtenä, ehjänä kokonaisuutena

Visman ohjelmistoissa, kuten Netvisorissa ja Domacaressa tieto on hallitusti ja tietoturvallisesti tallennettuna. Ohjelmistoja päivitetään säännöllisesti ja viranomaisvaatimukset otetaan aina tuotekehityksessä huomioon.

Myös ohjelmistojen välinen rajapinta on varmistettu tietoturvalliseksi. Kun tieto kulkee rajapinnan kautta automaattisesti, vähenee myös inhimillisten virheiden määrä.

– Netvisor ja Domacare näyttäytyvät meille yhtenä, ehjänä kokonaisuutena. Meillä ei ole erillisiä ohjelmistoja, joista tietoa pitäisi siirtää käsin. Eikä tarvitse pelätä, että tieto katoaa tai tuhoutuu. Sähköisyys on tuonut myös varmuutta esimerkiksi laskutukseen, kun posti ei aina kulje eikä sähköpostikaan ole takuuvarma kanava, Lotta Takatalo pohtii.