Ohjelmistona se on Mersu – Netvisor selkeytti palvelutalon taloushallintoa

Turun Lähimmäispalveluyhdistys ry uusi taloushallintonsa järjestämisen vuoden 2020 kesällä. Tikon ja Heeros vaihtuivat Netvisor taloushallinto-ohjelmistoon. Netvisor valikoitui uudeksi ohjelmistoksi mm. tilitoimiston, entisen kollegan ja käytössä olleen toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan suositusten kautta.

Talouspäällikkö Irina Kurkela on vajaan vuoden käyttökokemusten perusteella erittäin tyytyväinen ohjelmistoon. Yksi tärkeä valintaan vaikuttanut tekijä oli laaja ja toimiva integraatio DomaCare toiminnanohjausjärjestelmään. Kurkelan mukaan tiedonsiirto DomaCaren ja Netvisorin välillä toimii erinomaisesti.

– Yhden toisen ohjelmiston kanssa tiedonsiirrossa on tapahtunut paljon virheitä. Netvisoriin tiedot siirtyvät loistavasti, virheittä, Kurkela kehuu.

Netvisor on Kurkelan mukaan fiksu ja tehokas ohjelmisto, koska se hoitaa osan asioista automaattisesti ja tarvittaessa asioita pystyy myös korjaamaan. Yksi hänen mielestä erityisen hieno toiminto on se, että toistuvia tositteita voi kopioida edelliseltä kuukaudelta. Kopioimalla tositteet saa vastakkaiset viennit helposti ja tilit menemään tasan.

Toinen todella kätevä toiminto on tositteiden mitätöintimahdollisuus. Jos sama tosite tulee kahteen kertaan, ei sitä tarvitse poistaa vaan sen voi mitätöidä. Se selkiyttää esimerkiksi tilintarkastusta merkittävästi. Kurkelan mielestä Netvisorissa on monia käyttäjän arkea helpottavia pieniä toimintoja, jotka yhdessä säästävät huomattavasti talouspäällikön työaikaa.

– Netvisor on kokonaisuutena hyvin käyttäjäystävällinen.

Asukaslaskutukseen monia helpotuksia

Turun Lähimmäispalveluyhdistys ry on voittoa tavoittelematon yleishyödyllinen yhdistys, joka tuottaa sosiaalihuoltopalveluja julkisyhteisöille sekä yksityisille ihmisille. He tarjoavat tehostettua sekä vaativaa tehostettua palveluasumista, palvelutaloasumista, lyhytaikaista hoitoa ja päiväkuntoutusta sekä fysioterapiapalveluita.

Lisäksi heillä on aktiivista kansalais- ja vapaaehtoistoimintaa sekä erilaisia hankkeita, joissa kiinnitetään huomioita erityisesti ikäihmisten eriarvoisuuden, yksinäisyyden ja osattomuuden vähentämiseen. Yhdistys työllistää kaikkiaan noin 90 työntekijää ja sen liikevaihto on runsaat viisi miljoona euroa vuodessa.

Yhdistyksen kaikki asiakaslaskut luodaan DomaCaressa, jonne kirjataan asiakkaiden asukkaiden asuinvuorokaudet ja ruokailut. DomaCaresta laskut siirretään integraation kautta Netvisoriin, jossa ne kirjautuvat kirjanpitoon ja josta ne lähetetään asiakkaille.

Oli hienoa, kun asiantuntija lähti oma-aloitteisesti etsimään ratkaisua ongelmaan ja saikin sen ratkaistua

Myyntilaskuja lähtee kaupungeille, asukkaille ja osa asukkaiden omaisille. Kurkelan mukaan on hienoa, että Netvisorissa on useita vaihtoehtoisia tapoja lähettää laskut. Esimerkiksi monet henkilöasiakkaat haluavat laskun sähköpostitse, mikä ei ole kaikissa ohjelmistoissa mahdollista. Myyntilaskuille tarvittavien liitteiden/tiedotteiden siirto laskuille onnistuu vaivattomasti.

– Yhdistyksen jäsenille lähettiin vuoden 2021 vuosimaksut sopimuslaskutusta käyttäen ja palvelukoreja hyödyntämällä, saimme laskut vuosijäsenille sekä kannatusjäsenille ja vuoden 2022 laskut odottavat vain siirtoa laskutukseen, Kurkela kuvailee laskutusautomaatio etuja.

Palveluita ostavat kaupungit käyttävät PSOP – sähköistä palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmää. PSOP:ssa on käytössä oma, Netvisorin viitenumeroinnista poikkeava viitenumerojärjestelmänsä, mikä olisi saattanut aiheuttaa melkoisen määrän käsityötä. Ongelmaan löytyi kuitenkin ratkaisu Netvisor-kouluttajan kanssa ja homma saatiin toimimaan.

Tykkään kommenttikentistä, kun kaikesta on selkeä merkintä suoraan tositteella

– Netvisorin tositeselailun tilikohtaisten saldojen kohdistus on siitä fiksu systeemi, että sen avulla on helppo täsmätä suorituksia ja hakea eroja, jos kunta maksaa jostain syystä eri summan tai maksu siirtyy seuraavalle kuulle. Oli hienoa, kun asiantuntija lähti oma-aloitteisesti heti etsimään ratkaisua viitenumero-ongelmaan ja saikin sen ratkaistua, Kurkela kertoo.

Kurkelan mukaan on aivan tavanomaista, että kuukauden aikana tulee useampia poikkeuksia myyntilaskuihin liittyen. Poikkeusten merkitsemiseen hän käyttää Netvisorin kommenttikenttiä. Hän kirjaa erityishuomiot ja poikkeukset kommentteihin, jolloin ne on helposti havaittavissa, eikä tietoja tarvitse etsiä mistään muualta. Hän käyttää kommentointimahdollisuutta myös kirjanpidon muutoksissa, jos esimerkiksi tiliöintiä täytyy muuttaa.

– Tykkään todella paljon kommenttikentistä. Ne helpottavat sekä omaa, että tilintarkastajan työtä. Tilintarkastajan ei tarvitse kysyä jokaisesta poikkeavuudesta erikseen, kun kaikesta on selkeä merkintä suoraan kyseisellä tositteella, Kurkela perustelee.

Automaatiolla tarkkuutta ja ajansäästöä

Kurkela käyttää Netvisorin automaatiota hyödyksi mm. säännöllisesti saapuvien ostolaskujen hyväksynnässä sekä tiliöinneissä. Hänestä tiliöintiautomaatio on erityisen kätevä osastovastaavien asiatarkastaessa ostolaskuja.

– Meillä jokaisella osastovastaavalla on luottokortti pieniä hankintoja varten ja he kirjaavat itse kulut myös kirjanpitoon Netvisorin mobiilisovelluksella. Tiliöintiautomaatio helpottaa todella paljon, kun se tarjoaa valmiiksi sopivinta mahdollista tiliöintitiliä, eikä osastovastaavien tarvitse osata tilikarttaa ulkoa, Kurkela sanoo

Myös ostolaskujen vyörytykset kaikille kustannuspaikoille ja jaksotukset useammalle kuukaudelle hoituvat näppärästi Netvisorissa.

Automaatio säästää aikaa tekemisestä, tarkistuksista ja virheiden korjaamisesta

Automaatio säästää aikaa tekemisestä, mutta se säästää aikaa myös tarkistuksista ja virheiden korjaamisesta. Kurkelan mukaan hänellä jää selkeästi enemmän aikaa muuhun työhön, kun epäselvyyksiä on vähemmän. Myös ajan tasainen kirjanpito helpottaa arkea, kun esimerkiksi jokaiseen hallituksen kokoukseen saa aina ajan tasalla olevat raportit.

Netvisorissa on pyritty tekemään kaikenlainen tiedonsiirto mahdollisimman automaattiseksi ja helpoksi. Ohjelmistosta löytyy älykkäitä Excel-tiedonsiirtotoimintoja sekä useita massatoimintoja, mm. osto- ja myyntilaskujen käsittelystä sekä palkansaajien hallinnoinnista. Aikaa säästyy, kun ostolaskut ja myyntilaskut ovat samassa järjestelmässä kuin kirjanpitokin.

Turun lähimmäispalveluyhdistyksen palkkahallintoa hoitaa Turun Tilikeskus Oy . He käyttävät palkanlaskentaan Aditro W palkanlaskentaohjelmistoa, josta Irina Kurkela siirtää palkkatiedot Netvisoriin kirjanpitoon älykkäällä Excel -tiedonsiirrolla.

– Vaikka aineisto on suuri, on siirto mennyt aina loistavasti. Kaikki olennainen tieto tulee yhdellä siirrolla.

Yksityiskohtaisempaa dataa ja yksilöllisempää palvelua

Turun Lähimmäispalveluyhdistyksen toiminta muodostuu useista erilaisista palveluista, toiminnoista ja osastoista. Netvisorin kustannuspaikkakohtaisten tuloslaskelmien ansiosta yhdistyksen eri toimintojen taloutta on ollut selkeästi helpompi seurata.. Talouspäällikkö Irina Kurkela on jakanut toiminnot kymmenelle eri kustannuspaikalle ja laatinut näille omat talousraporttinsa. Näin toiminnanjohtaja sekä kukin osasto- ja projektivastaava pystyvät paremmin seuraamaan oman vastuualueensa talouden kehitystä.

– On hienoa, kun Netvisorista pystyy ottamaan erikseen koko yhdistyksen tuloslaskelman, kustannuspaikkakohtaiset tuloslaskelmat ja laskentakohderaportit. Ne helpottavat talousseurantaa huomattavasti. Myös tilintarkastus sujui aikaisempaa jouhevammin, kun tilintarkastajille luotiin omat tuloslaskelmat kustannuspaikkakohtaisesti, jolloin hän pystyi porautumaan kunkin kirjanpidon tilillä oleville tositteille, Kurkela kertoo.

Netvisorin tilikausiarkistoon saa tallennettua yrityskohtaisia liitteitä, jotka ovat nähtävillä myös tulevilla tilikausilla. Sinne voi tallettaa myös tilikausikohtaisia liitteitä, jolloin ne ovat tilintarkastajien saatavilla tarkastuksen yhteydessä, eikä niitä varten tarvita erillistä portaalia.

Yksi syy Netvisorin valintaan oli kouluttajan aktiivinen, ratkaisukeskeinen asenne

Kaikkineen Kurkela pitää Netvisoria erinomaisena työkaluna, joka helpottaa arkea ja vähentää virheiden määrää. Hän on ollut erittäin tyytyväinen myös saamaansa palveluun. Hän kävi ohjelmistoa alkuun läpi osio osiolta Netvisor-kouluttajan kanssa ja samalla ratkottiin vastaan tulleita haasteita.

– Yksi syy Netvisorin valintaan oli asiantuntijan aktiivinen, ratkaisukeskeinen asenne. Kilpailevan tuotteen esittelijä sanoi yhdenkin ongelman kohdalla, että teidän täytyy ratkaista se itse. Netvisorin asiantuntijalla oli halu auttaa ja löytää ratkaisu myös tällaisen yksittäisen käyttäjän tarpeisiin, Kurkela kiittelee.

Koulutusten jälkeen hän on laajentanut osaamistaan Netvisorin ohjesivujen avulla. Hänen mielestään ohjeet on kirjoitettu ja kuvitettu selkeästi, joten niiden avulla on helppo jatkaa osaamisen syventämistä itsenäisesti.

– Kyllähän Netvisor on Mersu vanhaan järjestelmään verrattuna. Olen suositellut muillekin, Kurkela kertoo.