Helpotusta sote-alan yrityksen laskutukseen

Aurinkoranta-Koti on turvan ja rauhoittumisen paikka vajaalle 40:lle mielenterveyskuntoutujalle. Pyhäsalmella sijaitseva tehostetun ja tuetun asumisen palveluyksikkö työllistää noin 20 työntekijää. Toimitusjohtaja Jussi Manninen kertoo, että Aurinkoranta-Koti on profiloitunut haasteellisiin asiakkaisiin ja asukkaita on eri puolilta Suomea.

Kolmisen vuotta sitten perheyrityksessä siirryttiin paperisesta sähköiseen taloushallintoon. Ennen Netvisorin käyttöönottoa he hoitivat talousasioita hyvin perinteisellä tavalla. Laskut tehtiin paperille, kuoritettiin ja vietiin postiin. Kaikki kuitit ja tositteet talletettiin kansioihin ja kuun vaihteessa kansiot toimitettiin tilitoimistolle.

Säästää aikaa erityisesti laskutuksessa

Jussi Manninen on työskennellyt äitinsä perustamassa perheyrityksessä noin 13 vuotta. Alkuun hän työskenteli asiakkaiden parissa. Viime vuosina hän on ottanut yhä enemmän vastuuta hallinnosta, vanhemman ikäpolven siirtyessä pikkuhiljaa eläkkeelle.

– Kun minä aloin ottaa vastuuta hallinnosta, halusin heti aloittaa myös sähköistämisen. Se on helpottanut arkea niin paljon, ettei sen käyttöönottoa ole katunut edes hyvin perinteisellä tavalla aiemmin asioita hoitanut omistaja. Aiemmin hän ei hyväksynyt mitään sähköistä, mutta nyt hänkään ei luopuisi mistään hinnasta, Manninen kertoo.

Aurinkoranta-Kodilla on käytössään Netvisorin taloushallinto ja palkanlaskenta. Lisäksi Netvisoriin on integroitu Visma Financial Solutions -perintäpalvelu ja työvuorosuunnittelu-järjestelmä TyövuoroVelho. Työnjako tilitoimiston kanssa vaihtelee. Manninen pyrkii itse tekemään mahdollisimman paljon, mutta esimerkiksi tilinpäätökset ja palkkojen tarkastaminen hoidetaan aina tilitoimistossa.

Sopimuslaskutus toimii niin itsestään, että en ole edes vähään aikaan käyny tarkastamassa asioita

Mannisen mukaan Netvisor säästää pelkästään laskujen lähettämisestä vähintään kokonaisen työpäivän kuukaudessa paperilaskutukseen verrattuna.

– Yksi erinomainen toiminnallisuus on sopimuslaskutus. Käytän sitä mm. vakioasiakkaiden vuokrien laskuttamiseen. Se toimii niin itsestään, että en ole edes vähään aikaan käyny tarkastamassa asioita. Laskut lähtevät automaattisesti ja kun maksut ovat tulleet ajallaan, ei niihin ole tarvinnut puuttua mitenkään.

Myös ostolaskutuksessa Manninen hyödyntää automaatiota. Esimerkiksi laskujen tiliöinti sujuu nykyään automaatilla. Suurimman osan saapuvista laskuista hän kuitenkin edelleen tarkastaa ja hyväksyy itse ennen maksuun laittamista.

Turvallinen taloushallinto-ohjelmisto sosiaali- ja terveysalalle

Sote-alalla on tärkeää, että varsinkin asiakkaita koskevat tiedot säilytetään tietoturvallisesti. Netvisorissa kaikki dokumentit ovat palomuurien takana turvassa ja käyttöoikeuksilla voidaan määrittää, mitä tietoa kukin käyttäjä voi nähdä.

Netvisorin sähköinen arkisto takaa myös sen, että aikaisempien tilikausien tai palkanmaksukausien tietoja on helppo tarkastella ja tehdä vertailua kausien välillä.

– Yksi Netvisorin parhaita puolia on, että kaikki löytyy yhdestä ja samasta paikasta. Ei tarvitse miettiä ovatko kaikki kuitit oikeissa väleissä kansiossa tai puuttuuko jotain. Lisäksi se vähentää huomattavasti unohduksien ja virheiden määrää, Manninen sanoo.

Yksi Netvisorin parhaita puolia on, että kaikki löytyy yhdestä ja samasta paikasta

Manninen arvostaa Netvisoria siksikin, että se säästää ympäristöä ja toimistotilaa. Yhtään kuittia, laskua tai tiliotetta ei tarvitse tulostaa paperille, kuljettaa tai lähettää mihinkään. Eikä yhtään mappia tarvitse enää säilöä kirjahyllyissä.

– Yksi kätevä ominaisuus on kuittien mobiiliskannaus. Kuiteista voi ottaa kännykällä kuvan ja sen saa liitettyä tositteelle. Helpottaa kummasti arkea, kun otan kuvan aina samantien. Mitään ei pääse unohtumaan, eikä jää lojumaan pöydille, Manninen iloitsee

Netvisor takaa tietoturvan myös yrityksen ja tilitoimiston välisessä kommunikoinnissa. Tilitoimisto voi laittaa Manniselle muistutuksia suoraan Netvisorin etusivulle, jos hänen täytyy esimerkiksi selvittää jotain menoeriä tai lisätä puuttuvia liitteitä.

– Etusivu toimii hyvänä muistikirjana. Siitä näkee heti, mitä pitää muistaa tehdä ja pikalinkkien avulla tehtävät on helppo hoitaa, Manninen kiittelee.

Palkanlaskentaan tarkkuutta

Palkanlaskennan puolella Netvisor säästää myös paljon aikaa, vaikka palkanlaskennan arkaluonteisuuden vuoksi Manninen ja tilitoimisto tarkistavatkin kaiken varmuuden vuoksi. Mannisen mukaan Netvisor on huomattavasti luotettavampi kuin heidän aikaisempi tapansa.

Kaikki osiot, joita käytän, tuovat helpotusta ja mielekkyyttä työhön

Kun kaikkea ei tarvitse tehdä käsityönä ja laskea itse, menee palkanlaskentaan vain muutama tunti kuukaudessa. Tunnit siirtyvät TyövuoroVelhosta Netvisoriin yhtä nappia painamalla ja tilinauhat muodostuvat saman tien.

– On todella kätevää, kun integraation kautta kaikki tiedot lomalaskennasta jne siirtyvät automaattisesti ja kun laitan palkat maksuun, siirtyy niistä tieto automaattisesti kirjanpitoon, Manninen listaa.

Vapauttaa aikaa asiakastyöhön

Manninen käyttää Netvisoria joka päivä muutamia tunteja. Hän tarkastaa saapuneita viitesuorituksia, kohdistaa poikkeuksellisia viitesuorituksia ja maksaa laskuja. Loppukuusta Netvisorin parissa saattaa kulua kokonaisia työpäiviä. Hänen mielestään on hienoa, että Netvisorilla voi itse vaikuttaa siihen, miten paljon tilitoimistolta ostaa palvelua.

Netvisorin ansiosta hallinnollisiin tehtäviin kuluu nykyään selkeästi vähemmän aikaa ja Manninen ehtii paremmin osallistua myös asiakastyöhön. Hänen mielestään Netvisor on kokonaisuus, jossa kaikki osat täydentävät toisiaan. Hän ei luopuisi mistään niistä.

– Kaikki osiot, joita käytän, tuovat helpotusta ja mielekkyyttä työhön. Teen pääasiassa hallinnollisia tehtäviä, mutta pyrin olemaan myös mahdollisimman paljon kentällä. Netvisor on mahdollistanut sen, että voin entistä enemmän olla asiakkaiden parissa, Manninen kertoo.