Kustannustietoisuus luo pohjan kannattavuudelle

Yrittäjällä on yleensä melko hyvä käsitys yrityksensä päivittäisistä menoista yritystasolla. Jos tutkitaan kuluja asiakkaittain, projekteittain tai tuotteittain, ei kustannusten jakautumisesta olekaan enää ihan tarkkaa tietoa. Kustannustietoisuus on tärkeää, mutta usein on vaikeaa hahmottaa kaikkia mahdollisia kustannuksia ja niiden vaikutuksia yrityksen toimintaan.

Kustannuksia seurataan, jotta yritys pysyisi kannattavana. Jotta pystytään tarvittaessa tekemään päätöksiä säästökohteista tai jopa lakkauttamaan kannattamaton toiminta tai irtisanomaan kannattamaton asiakkuus.

Kustannustietoisuus ei kuitenkaan tarkoita pelkästään säästämistä. Joskus on hyvä tietää kustannukset, jotta osaa tehdä lisäinvestointeja hyvin tuottavaan toimintaan. Ydinasia on hyvä taloudenpito, jossa kustannusten hallinta on keskeisessä asemassa, muistuttaa Aalto yliopiston laskentatoimen professori Teemu Malmi.

Menoeriä on paljon

Yrityksessä rahaa kuluu moneen asiaan. Kokonaiskuvan lisäksi on tärkeää miettiä kuluja myös kululajeittain; palkat, palkkojen sivukulut, hankinnat, logistiikka, myynti ja markkinointi ja niin edelleen. Toinen vaihtoehto on jaotella kulut toiminnoittain; hallinto, taloushallinto, lakiasiat, tuotanto, logistiikka ja niin edelleen.

Lisäksi yrityksissä on erilaisia sivu- ja piilokustannuksia, joita on vaikea havaita, mutta niihinkin täytyisi varautua. Professori Teemu Malmin mukaan jokaisen yrityksen olisi hyvä varautua yllättäviin menoihin, eli täytyisi olla puskurirahaa tai hyvät suhteet rahoittajiin.

Muuttuviin tilanteisiin pystyy reagoimaan paremmin, kun on miettinyt jo etukäteen, mitä riskejä on olemassa.

– Yrityksen budjettia laatiessa ei kannata olla naiivi, vaan ennemminkin realisti. Olisi hyvä laatia budjetit sen todennäköisen lopputuloksen lisäksi myös sekä parhaan että pahimman mahdollisen lopputuloksen mukaan. Muuttuviin tilanteisiin pystyy reagoimaan paremmin, kun on miettinyt jo etukäteen, mitä riskejä on olemassa, Malmi perustelee.

Erilaisten kustannusten lisäksi haastetta kustannusseurantaan tuovat epäsäännölliset maksuajat. Kuukausittaiset, säännölliset kulut on helppo huomioida kustannuslaskelmissa. Monet esimerkiksi veroluonteiset maksut tulevat kuitenkin maksuun neljännesvuosittain tai kerran vuodessa. Niihinkin täytyy muistaa varautua.

Miten kustannuksia seurataan?

Tyypillisin tapa laskea yrityksen kustannukset on käyttää tuloslaskelmarunkoa. Pienessä ja juuri aloittaneessa yrityksessä asiaa kannattaa kuitenkin tarkastella kassavirran kautta. Kassavirtaraportilta näkee, mistä ja milloin rahaa tulee ja mihin sitä milloinkin kuluu.

Yksi tapa hallita kustannuksia on selvittää ensin tulopuoli ja sen jälkeen tarkastella kustannuksia. Kustannusten suunnittelu kannattaa aloittaa hahmottamalla yrityksen bisnesmalli ja toiminnan volyymi ja sitä kautta purkaa, miten se näkyy kustannuksissa.

– Toinen tapa on tarkastella asiaa kustannusten kautta. Varsinkin juuri perustetussa yrityksessä täytyy määrittää tuotteiden tai palveluiden tuottamisen kustannus. Sen jälkeen mietitään, miten paljon pitää saada myyntiä aikaan ja millä hinnalla, jotta nämä kustannukset saadaan katettua, Teemu Malmi kertoo.

Malmin mukaan toinen kassavirtahaasteita aiheuttava kustannus ovat investoinnit. Jos investoidaan koneisiin ja laitteisiin, näkyy negatiivinen kassavirtavaikutus heti, mutta tulosvaikutus näkyy vasta pitkän ajan jälkeen, kun niistä tehdään poistoja ja toisaalta investointi rupeaa tuottamaan hyötyjä. Eli täytyy ymmärtää, miten kassavirta ja tuloslaskelma poikkeavat toisistaan.

Kustannukset hallintaan

Kustannusten hallinta helpottuu, kun ymmärrämme, mikä tuottaa voittoa ja mikä aiheuttaa kustannuksia ja ongelmia. Kustannusten hallinnointi ja kannattavuuden johtaminen puuttumalla kustannuksiin edellyttävät, että tiedämme mikä toiminto tuottaa parhaiten ja mikä aiheuttaa eniten kustannuksia. Silloin pystymme myös tekemään päätöksiä; muuttamaan hinnoittelua tai maksuehtoja ja suuntaamaan toimintaa kannattavampiin toimintoihin.

Tällaisia päätöksiä tehtäessä on kuitenkin oltava tarkkana ja mietittävä perinpohjaisesti, mistä kaikki kustannukset loppujen lopuksi syntyvät. Jokaisessa yrityksessä syntyy yhteisiä kustannuksia ja kun niitä ryhdytään jakamaan osastojen tai projektien kesken, voidaan helposti mennä myös metsään.

Oleellista on ymmärtää kustannusten käyttäytyminen. Mitkä kustannukset ovat muuttuvia ja mitkä kiinteitä kustannuksia.

– Oleellista on ymmärtää kustannusten käyttäytyminen. Mitkä kustannukset ovat toiminnan volyymistä ja luonteesta johtuen muuttuvia ja mitkä ovat kiinteitä, yhteisiä kustannuksia, Professori Malmi painottaa.

Varsinkin jos yrityksellä menee huonosti, tulee kustannusseurannassa tartuttua helposti lillukanvarsiin. Teemu Malmin mukaan ei ole olennaista paljonko jokin yksittäinen asia maksaa.

– Paljon tärkeämpää on ymmärtää kokonaiskuva. Mikä on hyvää bisnestä ja mikä huonoa, mikä asiakas on hyvä ja mikä huono.

Kustannustietoisuus parantaa kannattavuutta

Kustannusten hallinnan ja seurannan kannalta viikkoja jälkikäteen valmistuva kirjanpito ei välttämättä ole paras mahdollinen raportti. Teemu Malmi suosittelee jatkuvaa kassavirtasuunnittelua ja tuloksen ennakointia.

Usein yrityksellä on kuitenkin jonkinlainen käsitys tulevista projekteista tai myynnin määristä. Niistä saatavien tulojen ja tiedossa olevien menojen avulla voidaan arvioida yrityksen tulevaa kassavirtaa usein jopa kuukausia etukäteen. Kassavirtaennustamista varten on nykyään olemassa monia erilaisia työkaluja.

Kustannustietoisuus ei ole pelkästään yrityksen johdon velvollisuus.

Monella yrittäjällä kustannustietoisuus on melko hyvin hallussa. Teemu Malmin mukaan tämä johtuu siitä, että suurimmalla osalla suomalaisyrityksistä on ainakin jonkinasteisia kannattavuushaasteita ja kulut on pakko pitää pieninä. Toki toisenlaisiakin esimerkkejä löytyy.

Kustannustietoisuus ei ole pelkästään yrityksen johdon velvollisuus. Kun yrityksessä on jo henkilökuntaa, täytyy kustannustietoisuus saada heräämään jokaisessa työntekijässä. Se tapahtuu luonnollisesti, kun yrityksen taloustietoja jaetaan avoimesti. Lukujen avulla henkilökunta on yleensä helppo saada ymmärtämään kustannustietoisuuden tärkeys.

– Useimmat meistä ovat kuitenkin kiinnostuneita yrityksen tilasta ja haluavat varmasti tehdä asioiden eteen jotain. Myös sen oman työpaikan säilyminen on tärkeää, Teemu Malmi muistuttaa.