Tilitoimiston automaation uusi aste

Automaattinen tietojen käsittely tarkoittaa useimmille meistä eri asioita. Kirjanpidossa automaatio on tähän asti tarkoittanut yksittäisten toimintojen tai tehtävien automatisointia.

Netvisor määrittelee nyt automaation uusiksi uuden Netvisor Flow -automaatioalustan kautta. Netvisor Flow on kehitetty yhdessä tilitoimistojen kanssa ja siinä hyödynnetään Accode Oy:n kehittämää automaatioalustaa. Netvisor Flow:ta pilotoineet tilitoimistot ovat automatisoineet sen avulla asiakkaiden ostolaskuista ja tiliotteista jopa yli 70% niin ettei kenenkään tarvitse koskea niihin tai tarkastaa niitä.

Säännöillä voi automatisoida jopa poikkeuksien poikkeuksia

Kirjanpidon automaatiosta puhuttaessa on totuttu siihen, että se tarkoittaa laskun tarkastamisen, esitiliöinnin ja jaksotuksen automatisointia. Yksinkertaiset ostolaskut on toki voitu automatisoida kokonaan, mutta suuri määrä laskuja vaatii edelleen ihmiseltä jotain toimenpiteitä. Aina on joitakin poikkeuksia, jotka vaativat tarkastamista tai käsittelyä.

Netvisorin ja Accoden yhteistyössä syntynyt Netvisor Flow on tilitoimistojen työkalu, jolla voidaan automatisoida kaikki mahdolliset kirjanpidon vaiheet.

– Alusta joustaa tilitoimiston prosessin mukana. Käyttäjä saa valmiin automaatiopohjan, jota voi tarpeen mukaan muokata hänen tilitoimistolleen sopivaksi. Aktiivisimmat käyttäjät keksivät uusia parannuksia joka viikko, kertoo Joakim Kyllönen, toinen Accoden perustajista.

Netvisor Flow:n ideologia poikkeaa ratkaisevalla tavalla muista markkinoilla olevista kirjanpidon automaatiota tarjoavista ohjelmistoista. Osa ohjelmistoista automatisoi yhden tai kaksi prosessin vaihetta, osa hyödyntää tekoälyä, joka sekin automatisoi yhden vaiheen kerrallaan.

Netvisor Flow:n avulla tilitoimisto voi automatisoida kokonaisia prosesseja. Toiminta perustuu yhdistelmään tekoälyä ja automaatiosääntöjä, joita voi tehdä massoittain, yksittäisille asiakkaille tai yksittäisille toimittajille.

– Kilpailevat tuotteet käyttävät usein yhtä työkalua yhteen työvaiheeseen. Nyt ratkotaan koko prosessin automatisointi valitsemalla oikeat työkalut jokaiseen prosessin vaiheeseen. Tekoäly on vain yksi näistä työkaluista, Joakim Kyllönen kuvailee.

Netvisor Flow:n ideologia poikkeaa ratkaisevalla tavalla muista markkinoilla olevista kirjanpidon automaatiota tarjoavista ohjelmistoista

Tekoäly on tehokas työkalu esimerkiksi toistuvien tehtävien automatisoinnissa, mutta kirjanpidossa on paljon tehtäviä, joita ei voi oppia historiatiedon pohjalta. Netvisorin tuotejohtajan Jarkko Iitiän mukaan Netvisor Flow:n tavoite on, ettei kenenkään tarvitse tehdä mitään.

– Tekoälyllä voi poistaa yhden työvaiheen tehokkaasti, mutta se ei ole automaatiota, jos joku kuitenkin joutuu tekemään ostolaskulle jotain tai käy vaikka vain tarkastamassa sen. Ajattele, kuinka paljon aikaa säästyy silloin, kun kukaan ei koske tai tarkasta ostolaskua ollenkaan, vaan se kulkee koko prosessin läpi automaattisesti, Iitiä kysyy.

Kirjanpitäjäkohtaisesta palvelusta tilitoimistokohtaiseen palveluun

Toinen merkittävä ero Netvisor Flow:ssa verrattuna muihin markkinoilla oleviin tuotteisiin on, että se on tilitoimiston johdon työkalu. Sen tavoite ei ole automatisoida yksittäisiä laskuja, vaan kaikki tilitoimiston laskut. Sen avulla tilitoimistossa voidaan käsitellä esimerkiksi kaikkien asiakkaiden puhelinlaskut yhtenä massana, automaattisesti.

Toimintatapa muuttuu melko tavalla, kun tilitoimistossa siirretään näkymä yksittäisen kirjanpitäjän asiakaskunnasta koko tilitoimiston asiakaskuntaan.

Tavoite ei ole automatisoida yksittäisiä laskuja, vaan kaikki tilitoimiston laskut

– Idea on, ettei kirjanpitäjä puutu automaation käsittelemiin laskuihin lainkaan. Laskut, joita kenenkään ei tarvitse katsoa ovat harkitusti ja hallitusti määriteltyjä tilitoimistotasolla, Kyllönen kertoo.

Tähän asti automaatiota on rakennettu kirjanpitäjälähtöisesti ja siinä haaste on ollut kirjanpitäjän jatkuva kiire. Hänellä ei ole ollut aikaa paneutua kunnolla automaation mahdollisuuksiin. Netvisor Flow tuo automaation johtamisen tilitoimistotasolle, jolloin automaation kehittäminen keskittyy henkilölle, joka voi käyttää siihen runsaasti aikaa.

– Olen kuullut sanonnan “kirjaustapoja on yhtä monta kuin tekijöitä”, ja sama pätee kokemukseni mukaan automaation kohdalla. Automaation kehityksen keskittäminen johtaa yksinkertaisempaan, yhtenäisempään ja tätä kautta parempaan automaatioon, Joakim Kyllönen kuvailee.

Netvisor Flow mahdollistaa automaation seurannan

Tähän asti automaation hyödyntämisen suurin haaste on sen seurannassa. Tilitoimistoilla ei ole ollut kunnollista tekniikkaa tai mittareita, joilla automaation toimintaa voitaisiin seurata. Tilitoimiston omistajan on haastavaa laskea firmansa automaatioastetta, kun automaatio on jakautunut asiakasympäristöittäin. Automaation kehittäminen on hyvin vaikeaa ilman selkeää mittaria.

Netvisor Flow tarjoaa selkeän näkymän siihen, mitkä asiat hoituvat automaattisesti ja miten paljon aikaa säästyy. Kun ohjelmistossa käsitellään koko tilitoimiston laskumassaa, nähdään mitä laskuja on mennyt läpi täysin automaattisesti ja kuinka monelle laskulle on täytynyt tehdä jotain toimenpiteitä.

– Keskittämisen avulla saadaan täysi näkyvyys tilitoimiston kaikkien asiakkaiden ostolaskumassaan ja näiden automaatioon. Tämän tiedon avulla voidaan kohdentaa automaation kehitystä työvaiheisiin, asiakkaisiin tai toimittajiin, jotka tuottavat eniten manuaalista työtä, Joakim Kyllönen kertoo.

Merkittävä ajansäästö saadaan nimenomaan massakäsittelystä

Netvisorin automaatioon verrattuna Netvisor Flow -alusta kasvattaa automaation määrää merkittävästi jo uuden asiakkaan luomisesta lähtien. Netvisorissa jokaiselle uudelle asiakkaalle luodaan omat automaatiosäännöt. Netvisor Flow:ssa massasäännöt luodaan kerran, jolloin ne ovat valmiina jokaisella uudella asiakkaalla. Uusille asiakkaille luodaan ainoastaan asiakaskohtaisia poikkeussääntöjä.

– Netvisorissa tehdään asioita asiakas kerrallaan. Netvisor Flow:lla merkittävä ajansäästö saadaan nimenomaan massakäsittelystä. Vaikuttavuus on suurempi, kun voidaan automatisoida esimerkiksi kaikkien asiakkaiden puhelinlaskut yhdellä kertaa, yksillä säännöillä, Jarkko Iitiä kuvailee.

Vain taivas rajana

Uuden automaatioalustan kilpailukyky perustuu siihen, että se tarjoaa tilitoimistolle mahdollisuuden rakentaa heidän omaan palvelumalliinsa sopivat automaatioprosessit. Tilitoimistossa voidaan siis itse päättää, mitä automatisoidaan, miten automatisoidaan, kuinka pitkälle automatisoidaan ja mihin rajat asetetaan. Automaatiota voi muokata sekä tilitoimiston omiin tarpeisiin että asiakkaan tarpeisiin.

– Tilitoimisto on usein softan vanki. Heidän täytyy joustaa omissa prosesseissa, jotta saa ohjelmistolla jotain uutta aikaan. Netvisor Flow on tässä mielessä täysin erilainen, koska se joustaa tilitoimiston tarpeisiin, Joakim Kyllönen sanoo.

Taloushallinnon ammattilainen voi nyt itse ratkaista valtaosan automaatiohaasteistaan odottamatta toisen tahon tuotekehitystä

Alusta mahdollistaa ohjelmiston ja prosessin yhdistämisen. Jokaisessa tilitoimistossa voidaan rakentaa siitä omanlaisensa. Ohjelmistolla voi tehdä mitä tahansa, eikä se vaadi koodaustaitoja.

– Hienoa tässä on se, että taloushallinnon ammattilainen voi nyt itse ratkaista valtaosan automaatiohaasteistaan odottamatta toisen tahon tuotekehitystä. Kyse ei enää ole siitä mikä on mahdollista, vaan mikä on järkevää, Kyllönen kuvailee.

Netvisor Flow on ollut pilottikäytössä kymmenissä tilitoimistossa. Käyttäjät ovat automatisoineet sillä jo sellaisia kirjanpidon käsityötä vaatineita haasteita, joita ohjelmiston kehittäjät eivät olleet edes tunnistaneet olevan olemassa.

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä tilitoimistotiimiimme puh. 010 5058 410 tai [email protected]