Netvisor mullistaa kirjanpidon vuonna 2021

Netvisor tuo tänä vuonna tilitoimistoille mahdollisuuden nostaa kirjanpidon automaatio ennennäkemättömälle tasolle. Syksyn 2020 aikana julkaistiin jo muutama Oma Netvisor -näkymä, joiden kautta kirjanpitäjän on helpompi hallita omaa työtään ja kirjanpidon automaatiota. Alkuvuoden 2021 aikana näkymiä julkaistaan lisää ja myöhemmin kokonaisuus täydentyy tilitoimiston automaation johtamisen alustaksi.

Netvisorin uudet innovaatiot tulevat näyttämään kokonaan uuden suunnan tilitoimistoissa tehtävälle työlle. Vuoden 2021 aikana Oma Netvisor kasvaa palvelukokonaisuudeksi, jonka avulla tilitoimistossa voidaan johtaa taloushallinnon automaatiota yksittäisten asiakkaiden sijaan yritysryppäissä.

Samalla, kun automaation määrä kasvaa, tilitoimiston käyttökokemus paranee aivan omalle tasolleen ja kirjanpidon tapahtumiin käytetystä ajasta voidaan säästää jopa 100 prosenttia. Tämä tuo tilitoimistoille valtavat mahdollisuudet kehittää toimintaansa, parantaa palvelun laatua ja kasvaa.

Automaation johtamisesta tilitoimiston tärkein kilpailuetu

Taloushallinnon alan automatisoitumista on ennakoitu jo 15 vuotta. Nyt se viimein on oikeasti käsillä. Aika on kypsä, sillä ohjelmistojen käytettävyys on kehittynyt valtavasti ja valtiovalta ohjaa alaa sähköistymään monin hankkein.

Me Netvisorilla uskomme, että automaatio ja sen johtaminen tulevat lähivuosina olemaan tilitoimiston merkittävin kilpailuetu. Siksi olemme lähteneet innovoimaan tilitoimistoille täysin uudenlaista käyttökokemusta ja käytettävyyttä luomalla Oma Netvisorin kautta tehtävälle työlle täysin uuden suunnan.

Me Netvisorilla uskomme, että automaatio ja sen johtaminen tulevat lähivuosina olemaan tilitoimiston merkittävin kilpailuetu.

Tähän asti ohjelmistoilla on voitu automatisoida yksittäisten asiakkaiden yksittäisiä kirjanpidon tapahtumia. Oma Netvisor -palvelukokonaisuuden avulla tilitoimisto voi automatisoida laajasti eri kirjanpidon tapahtumia massoittain.

Tilitoimisto voi automatisoida kaikkien asiakkaidensa tietyt taloushallinnon prosessit tai niiden vaiheet kokonaan. Asiakkaat jaetaan ryhmiin esimerkiksi niiden automaatiotason tai prosessien mukaisesti ja hoidetaan vaikkapa ostolaskujen tiliöinti, kiertoon asettaminen ja jaksotukset kaikissa saman ryhmän yrityksissä samojen koneoppimisen ja automaatiosääntöjen mukaisesti.

Massa-automaatio edellyttää hyvää suunnittelua

Oma Netvisor -palvelukokonaisuus on valmis työskentelyalusta, jossa tekoäly tekee alusta lähtien yli 50% kirjanpidon tapahtumista ilman, että kenenkään tarvitsee niihin koskea. Jokainen tilitoimisto voi tämän jatkoksi rakentaa omat toimisto- ja yritysryhmätasoiset automaatiosääntönsä ja päättää täysin itsenäisesti käytettävän automaation määrän. Tämä edellyttää tietysti automaation massajohtamista, johdon koordinointia ja kaikkien tilitoimiston työntekijöiden yhteistyötä.

Massa-automaation käyttöönotto vaatii tarkkaa suunnittelua, jotta siitä saadaan paras hyöty irti, eikä siitä muodostu sääntöviidakkoa, josta kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa.

Oma Netvisorissa automaatiota kehitetään laajasti, tilitoimiston palvelumallin mukaisesti. Yritysryhmien sisällä päätetään, mille prosesseille automaatiota halutaan lisätä. Yhdessä ryhmässä paras tehokkuus saadaan ostoprosessin ja tiliotteiden käsittelyn automatisoinnista, toisessa palkkatositteiden vientien ja jaksotusten automaatiosta.

Tavoitteena on, että automaatio hoitaa mahdollisimman monia prosesseja alusta loppuun, ilman ihmisen puuttumista.

Ryhmittelyn jälkeen määritellään, mitä halutaan tekoälyn ja sääntöjen tekevän ja mitkä tehtävät vaativat ihmisen toimintaa. Tavoitteena on, että automaatio hoitaa mahdollisimman monia prosesseja alusta loppuun, ilman ihmisen puuttumista. Jotkut, tärkeimmät tehtävät on kuitenkin hyvä pitää edelleen kirjanpitäjän omissa käsissä.

Tässä on tärkeää pitää mielessä olennaisuuden periaate. Esimerkiksi pienissä laskuissa voidaan päättää, että 95 % tarkkuus riittää ja automaatio voi hoitaa prosessin alusta loppuun. Suuremmissa laskuissa tehdään tarkempia sääntöjä ja asetetaan esimerkiksi tietty summa, jonka ylittävät laskut tarkastaa aina ihminen.

Kirjanpitäjällä tärkeä rooli

Vaikka Oma Netvisorin myötä osa kirjanpitäjän rutiinitehtävistä siirtyy automaation hoidettavaksi, säilyy kirjanpitäjällä edelleen sama vastuu asiakkaistaan. Hän johtaa asiakkuuksiaan Oma Netvisor -näkymien kautta. Niistä hän näkee heti aamulla, mitä tehtäviä on odottamassa ja päivän päätteeksi voi vielä yhdellä silmäyksellä tarkastaa, että kaikki on hyvin.

Ajatus Oma Netvisor -näkymien taustalla on, ettei kirjanpitäjän tarvitse etsiä tarkastettavia ja reagointia vaativia asioita, vaan kaiken näkee yhdestä näkymästä ja tehtävälle pääsee yhdellä klikkauksella. Jo muutaman kuukauden kokemusten perusteella Oma Netvisorin käyttöön ottaneissa tilitoimistoissa on laskettu säästettävän kuukausitasolla yli 2 miljoonaa turhaa klikkiä.

Tilitoimistoissa on laskettu säästettävän kuukausitasolla yli 2 miljoonaa turhaa klikkiä.

Oma Netvisor -näkymien kautta kirjanpitäjä voi myös seurata asiakasyritysten automaation tasoa; mitkä prosessit hoituvat automaatiolla, mitä omia sääntöjä kullakin on ja kenellä olisi vielä kehitettävää. Automaation seurantanäkymän avulla kirjanpitäjän on helppo lähteä parantamaan asiakkaille tuotetun palvelun laatua ja tehokkuutta, mutta samalla myös tehdä omasta arjestaan sujuvampaa.

Oma Netvisor -palvelukokonaisuuden tuoman massa-automaation tavoitteena on tehdä kirjanpitäjän arjesta entistäkin sujuvampaa. Palvelukokonaisuus tuo kirjanpitäjien näkymiin lisää läpinäkyvyyttä. Yrityskohtaisen automaation lisäksi hän näkee sieltä jatkossa myös massa-automaation työn jäljet. Kaiken pääsee tietysti myös tarkistamaan, jotta voi varmistua automaation toimivuudesta.

Lisäksi palvelukokonaisuuteen kuuluu kommunikointimahdollisuus, jonka kautta kirjanpitäjä pystyy omasta näkymästään antamaan yrityskohtaisesti ideoita ja kommentteja massa-automaation kehittämisestä vastaaville.

Käyttöön vasta, kun luottamus saavutettu

Oma Netvisor palvelukokonaisuus on tarkoitus saada tilitoimistojen koekäyttöön kevään aikana. Sen voi aluksi kytkeä päälle ilmaiseksi ja testata rauhassa. Suosittelemmekin käytön harjoittelua aluksi valittujen asiakkaiden kanssa. Kun tekoälyn työn tulokset näkee käytännössä jo ennen varsinaista käyttöönottoa, on palvelukokonaisuuden siirtäminen asiakaskäyttöön sujuvampaa.

Vaikka tavoitteenamme on 100% automaatio, on luottamuksen, teknologian tuomien mahdollisuuksien ja oleellisuus periaatteen vuoksi 70% taso realistinen. Tämä tuo tilitoimistolle monia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen. Voitte esimerkiksi laajentaa lisäarvopalveluiden myyntiä ja lisätä asiakkaiden määrää.

Lisäarvopalvelut edellyttävät uudenlaista osaamista, joten vapautuvaa aikaa on hyvä käyttää henkilökunnan kouluttamiseen. Automaation tuoma vapaus mahdollistaa myös liukumien vähentämisen, pitempien yhtäjaksoisten lomien pitämisen sekä poistaa etupainotteisen rekrytoinnin paineen tilitoimistossa.

Tilitoimisto Likvidi on ollut Oma Netvisorin kehityksessä alusta asti mukana. Omistajayrittäjä Tuomo Kolehmainen on jo laskenut, että he saavat maaliskuun loppuun mennessä siirrettyä 70 prosentti kaikista asiakkaistaan tähän uuteen johtamisen malliin.

– Oma Netvisorin avulla automatisoimme täysin 80% ostolaskujen ja tiliotteiden tositteista. Tämän ansiosta ajansäästö palvelutuotannossa on yli 330 tuntia kuukaudessa, mikä tarkoittaa lähes kahden henkilön työpanosta tai 60 uutta asiakasta samoilla resursseilla, Kolehmainen laskee.