Tilitoimisto: Näin tuot mappiasiakkaasi sähköisen taloushallinnon pariin

Taloushallintoliiton arvion mukaan 80 % kirjanpidoista hoidetaan edelleen perinteisesti tai ainakin osittain paperiaineiston pohjalta, mikä vaikeuttaa kirjanpidon hoitamista etänä. Mikäli myös sinulla on tähän ryhmään kuuluvia asiakkaita, katso tästä 7 tärkeintä toimenpidettä, joiden avulla tuot mappiasiakkaat sähköisen taloushallinnon pariin:

1. Tiliotteet sähköisesti Netvisoriin ja aktivoi maksuliikennepalvelut

Tulevatko asiakkaasi tiliotteet jo sähköisesti Netvisoriin? Jos ei, tee maksuliikennesopimus pankin kanssa, jotta saat ne jatkossa sähköisesti Netvisoriin.

Jos yrityksen tiliotteet tulevat jo Netvisoriin sähköisesti, varmista sen lisäksi pankista, että maksuliikennepalvelut ovat päällä, jotta yritys voi jatkossa hoitaa myös maksuliikenteen Netvisorin kautta.

2. Avaa Maventa-tili

Myyntilaskujen tekeminen sekä ostolaskujen vastaanotto suoraan samaan järjestelmään tilitoimiston kanssa helpottaa sekä yrittäjän että tilitoimiston arkea. Tämä sähköinen laskuliikenne tapahtuu Netvisorissa Maventa-verkkolaskuoperaattorin kautta.

Avaa siis yritykselle Maventa-tili, jonka kautta voit vastaanottaa ostolaskuja ja lähettää myyntilaskuja. Maventa-tilin pääset avaamaan suoraan käyttöliittymästä Netvisor Storen kautta menemällä sähköisiin palvelukanaviin ja valitsemalla “Muodosta Maventa-yhteys”. Yhteyden avaaminen kestää 1-3 päivää ostolaskujen vastaanoton osalta. Myyntilaskujen lähetyksen osalta yhteys aukeaa käytännössä heti.

3. Ilmoita verkkolaskuosoite yrityksen toimittajille

Kun Maventa tili on auennut, ilmoita asiakkaan toimittajille / ohjeista asiakastasi ilmoittamaan uusi verkkolaskuosoite omille toimittajilleen, jolloin laskut ohjautuvat mahdollisimman nopeasti Netvisoriin verkkolaskuina. Tarvittaessa paperisia laskuja voidaan toki ottaa vastaan jatkossakin, silloin skannauspalvelu muuntaa ne verkkolaskuiksi.

4. Perusta asiakas käyttäjäksi Netvisoriin ja opasta Netvisor ID:n käyttö

Yrittäjä saa pääsyn Netvisoriin tilitoimiston kautta, eli perusta hänet käyttäjäksi Netvisoriin ja opeta kirjautumaan järjestelmään Netvisor ID:n avulla. Lue ohje ja katso Netvisor ID -ohjevideo.

5. Käy läpi myynti- ja ostolaskujen käsittely, kirjanpidon raportit ja kassavirtaennuste

Näytä asiakkaalle kuinka hän pääsee tekemään myyntilaskuja, hyväksymään ja maksamaan ostolaskuja, katsomaan kirjanpidon raportteja sekä kassavirtaennustetta. Tämä tuo merkittävää lisäarvoa yrittäjän arkeen, koska talouden ja kassavirran seuranta on ajantasaista myös taloudellisesti epävarmoina aikoina.

Huom!

Tilitoimistoilla on merkittävä rooli auttaa yrityksiä talouden ja kassavirran hallinnassa etenkin toimintaympäristön äkillisissä muutostilanteissa. Hyödynnä tähän Netvisorin kassavirtaennustetta, jotta voit auttaa asiakkaitasi välttämään kassakriisin tai pahimmillaan jopa konkurssin. On tärkeää reagoida ennakoivasti ennen kuin kassakriisi on jo päällä ja luottoluokitus heikentynyt huomattavasti. Neuvo asiakasta mm. yrityksen kulurakenteen osalta ja analysoi maksuehdot. Käy läpi myös erilaiset rahoitusvaihtoehdot, kuten Netvisor Storesta löytyvä OP-Laskulaina, jonka kautta yritys voi nostaa lainaa myyntisaatavia vastaan.

6. Ota käyttöön tärkeimmät mobiilisovellukset

Tänä päivänä asiakkaat myös yleensä innostuvat mobiiliapeista, ja osa ehtii ladata ne jo ennen kuin edes kerrot niistä heille. Tutustu ensin itse Netvisorin tärkeimmät näkymät sisältävän Netvisor Mobiilin ominaisuuksiin, ostolaskujen käsittelyyn tarkoitettuun Visma Manageriin sekä kuittiskanneri Visma Scanneriin. Tämän jälkeen pystyt helposti auttamaan asiakkaitasi Netvisor mobiilipalvelujen parissa.

7. Hyödynnä kattavat ohje- ja koulutusmateriaalit

Netvisorin käyttöön saat Tukisivuston lisäksi verkkokoulutuksista. Netvisorin verkkokoulutus tarjonnasta löytyy mm. “Kevyt käyttöönotto – Netvisor verkkokoulutus”, jossa kerrotaan hyvin tiivistetysti perusasiat käyttöönottoon liittyen.

Asiakkaan taloushallinnon sähköistäminen on nopea ratkaisu, jonka avulla varmistat kirjanpidon tekemisen joustavasti myös etänä. Mutta ennen kaikkea se tulee hyödyttämään asiakasta ja tilitoimistoa myös pitkällä aikavälillä, tuottaa lisäarvoa molemmille osapuolille ja helpottaa niin yrittäjän kun kirjanpitäjänkin arkea.