Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen: 7 syytä tehdä se yrittäjänä

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen ei ehkä kuulosta yrittäjän korvaan kovin kiinnostavalta. Se ei sinänsä ole itsetarkoitus, vaan keino tehdä liiketoiminnastasi sujuvampaa. Mieti sen sijaan näin: haluatko tehokkaat työkalut arjen tueksi ja reaaliaikaisen kuvan taloudestasi päätöksenteon pohjaksi?

Olemme jo hyväksyneet, että kaikki pankkiasiat hoituvat verkossa. Sama toimii myös taloushallinnossa. Tässä seitsemän konkreettista syytä, miksi sähköiseen taloushallintoon siirtyminen kannattaa tehdä juuri nyt.

1. Yrittäjän paras kaveri – ajan säästäjä

Pienellä yrityksellä on pienet resurssit, ja hoidat usein talousasioita muun työn ohessa. Talousasiat tuntuvat helposti pakolliselta pahalta. Siksi taloushallinto-ohjelmiston kuuluu olla arjessa apunasi: automaatio hoitaa rutiinit puolestasi, jotta sinulle jää aikaa itse liiketoimintaan.

2. Rahan kierto nopeutuu

Myyntilaskujen tekeminen on yrityksesi kassavirran perusedellytys. Rahaa ei tule tilille ilman laskutusta, ja verkkolasku maksetaan nopeammin kuin paperi- tai sähköpostilasku. Se tarkoittaa nopeampaa rahan kiertoa sinulle.

Sähköinen taloushallinto automatisoi koko laskutuksen ketjun: laskun lähetyksen, maksun seurannan, muistutukset ja tarvittaessa perinnän. Sinun ei tarvitse itse muistaa erääntyviä laskuja tai lähettää maksumuistutuksia käsin, koska ohjelmisto tekee sen puolestasi. Voit myös automatisoida toistuvat laskut kokonaan, ja kaikki lähetetyt laskut löytyvät aina samasta paikasta.

3. Ostolaskuautomaatio tuo tarkkuutta laskujen maksuun

Ostolaskujen käsittely on tyypillinen arjen rutiini, jonka voit automatisoida alusta loppuun. Lasku saapuu verkkolaskuna, ja ohjelmisto tarkastaa, hyväksyy, tiliöi ja maksaa sen automaattisesti puolestasi.

Voit itse määrittää rajat, joiden sisällä automaattinen käsittely toimii, esimerkiksi laskun toistuvuuden, summan tai viitteen perusteella. Kun pankkiliikenteesi kulkee kokonaan taloushallinto-ohjelmiston kautta, kuten Netvisorissa, sinun ei tarvitse asioida verkkopankissa lainkaan.

Lue lisää: Paljon työllistävä ostolaskuprosessi on automatisoitavissa

4. Mobiili helpottaa liikkuvan yrittäjän arkea

Mobiilisovelluksella tarkastelet, hyväksyt ja maksat ostolaskuja siellä, missä olet. Myös matkalaskut ja tuntikirjaukset hoituvat suoraan mobiilissa. Näet lisäksi ajantasaisen tiedon työsuhteesta, lomakertymästä ja verokortista.

Mobiili ratkaisee myös iän kaikin puolin tutun kuittirumban. Kun maksat hankinnan omalla rahallasi, kuittiskanneri tallentaa kuitin heti talteen sähköiseen arkistoon. Kuitit eivät enää katoa, ja löydät ne helposti myös tilintarkastusta varten.

5. Oman palkkasi hoito on helpompaa kuin koskaan

Netvisorin yrittäjäpalkka-toiminto laskee palkkasi automaattisesti. Kerrot vain summan, jonka tarvitset, ja ohjelmisto hoitaa laskennan, viranomaisilmoitukset ja maksun napin painalluksella.

Lue lisää: Netvisor Palkat yksinkertaistaa yrittäjän oman palkanmaksun

6. Ajantasainen taloustieto on aina käsilläsi

Sähköinen taloushallinto antaa sinulle reaaliaikaisen kassavirtaennusteen ja raportoinnin. Sinun ei tarvitse pyytää tietoja erikseen, koska yrityksesi taloudellinen tilanne on koko ajan käytettävissäsi. Voit myös porautua raporteista aina alkuperäisiin laskuihin ja skannattuihin kuitteihin saakka.

7. Näin sähköinen taloushallinto näkyy arjessasi

Konkreettiset esimerkit kertovat parhaiten, mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä:

• Laskutus hoituu itsestään. Kun asiakassuhde on toistuva, ohjelmisto lähettää laskun automaattisesti sovittuna päivänä. Sinun ei tarvitse muistaa sitä itse, ja raha alkaa liikkua kassaasi ajallaan.
• Erääntyneet laskut eivät jää sinun harteillesi. Jos asiakas ei maksa laskua ajallaan, ohjelmisto lähettää muistutuksen ja vie tarvittaessa laskun perintään ilman, että sinun tarvitsee itse soitella perään.
• Näet kassavirran juuri nyt, et vasta tilinpäätöksessä. Ajantasainen näkymä talouteesi kertoo heti, paljonko rahaa on tulossa ja menossa, jolloin voit tehdä päätöksiä tiedon, et arvailun pohjalta.

Yhdessä nämä esimerkit tarkoittavat kahta asiaa: laskutus nopeutuu, ja rahasi kiertää nopeammin. Se on juuri se hyöty, jonka sinä yrittäjänä tunnistat heti omaksesi.

Milloin sähköiseen taloushallintoon siirtyminen kannattaa tehdä?

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen kannattaa aina, kun huomaat käyttäväsi liikaa aikaa manuaaliseen laskutukseen, kuittien etsimiseen tai kassavirran arvailuun. Siirtymä ei vaadi IT-asennuksia, koska ohjelmisto toimii suoraan selaimessa ja mobiilissa. Voit aloittaa maksuttomalla kokeilulla ja huomata itse, kuinka paljon aikaa automaatio vapauttaa arjestasi.

Tiivistetysti

• Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen vapauttaa aikaasi rutiineista liiketoimintaan
• Verkkolasku nopeuttaa rahan kiertoa ja maksetaan nopeammin
• Ostolaskut hoituvat automaattisesti tarkastuksesta maksuun
• Mobiili hoitaa ostolaskut, matkalaskut, tuntikirjaukset ja kuitit
• Yrittäjäpalkka hoituu napin painalluksella
• Reaaliaikainen kassavirta on aina käytettävissäsi
• Automaattinen laskutus ja perintä nopeuttavat rahan kiertoa arjessasi

Sirpa Turunen toimii Netvisor Palkkojen tuotejohtajana. Sirpalla on takanaan yli 20 vuoden kokemus taloushallintoalasta ja tilitoimistomarkkinasta. Sirpan mielestä kaikki taloushallinnon rutiinityöt ovat automatisoitavissa.