Säästääkö ulkoistaminen yrityksessä?

Kun yrityksellä tekee tiukkaa, täytyy kaikki mahdolliset kivet kääntää säästöjen löytämiseksi. Ulkoistaminen on yksi keino säästää esimerkiksi työvoimakustannuksissa. Ulkoistamiseen ei kuitenkaan kannata lähteä vain ja ainoastaan dollarin kuvat silmissä. Eikä varsinkaan ilman tarkkoja suunnitelmia. Hätäisillä ulkoistuksilla voi saada aikaan suuren sotkun ja paljon tavoiteltuja säästöjä suuremmat menot.

Kustannustietoisessa yrityksessä omia toimintoja voidaan tarkastella kriittisesti. Kun tiedetään tarkalleen, mitä oma tekeminen maksaa, voidaan pohtia kannattaako se tehdä itse vai ostaa ulkopuolelta. Ulkoistamista ja kilpailuttamista varten täytyy työlle laskea omakustannushinta. Ostajana on helpompi olla, kun tietää kustannukset tarkasti. Hyvin tehdyt taustatyöt auttavat neuvotteluissa merkittävästi ja voivat tuoda jopa 20-25% säästön (Gartner, 2004) lopullisessa hinnassa.

Säästötavoite edellyttää tarkkoja laskelmia ja suunnitelmia

Ulkoistamista harkittaessa on tärkeää miettiä asiaa muutenkin kuin vain kustannusten näkökulmasta. Yleensä parhaan lopputuloksen (kustannustenkin näkökulmasta) saa luomalla ulkoistuskumppanin kanssa yhteiset tavoitteet ja mittariston, jolla tuloksia mitataan. Jos kustannusten alentaminen on yksi keskeisistä tavoitteista, on toimittajalle rakennettava kannustin, joka ohjaa viemään kustannuksia alaspäin.

Ulkoistuksen taloudellisia vaikutuksia tarkasteltaessa myös yhteismitallisuus täytyy pitää mielessä; verrataan keskenään samaa palvelukokonaisuutta ja palvelutasoa.

Ulkoistetun palvelun hinnoittelusta on hyvä myös ottaa etukäteen selvää. Jos palveluntuottaja veloittaa palveluistaan suorite- tai tuntiperusteisesti, ei palvelun todellista kokonaishintaa voi mitenkään tietää etukäteen. Säästötavoitteiden kannalta paras vaihtoehto on usein kiinteä hinta.

Yksi usein unohtuva asia ovat ulkoistuksen piilokustannukset. Esimerkiksi siirtymävaiheen kustannuksia on vaikea määritellä etukäteen. Oman organisaation työpanos voi varsinkin neuvotteluvaiheessa olla merkittävä, jolloin jopa ulkopuolisen konsultin palkkaaminen saattaa joissain tapauksissa olla edullisempi vaihtoehto.

Omaa työpanosta tarvitaan ulkoistuksen jälkeenkin esimerkiksi toiminnan koordinoimiseen ja työn ohjaamiseen. Lisäksi sopimuksen päättymiseen liittyvät kustannukset täytyisi huomioida ulkoistuksen kokonaishintaa laskettaessa.

Mitä voi ja mitä kannattaa ulkoistaa?

Nykyään voi ulkoistaa lähes kaikki yrityksen toiminnot; hallinnon, markkinoinnin, myynnin, tuotannon, it-palvelut, verkkokaupan ylläpidon jne. Ennen ulkoistamispäätöstä on yrityksen kuitenkin tärkeää selvittää oma ulkoistamisstrategiansa, johon kuuluvat keskeisesti seuraavat kysymykset: Missä bisneksessä olemme? Mitä tuotamme ja kenelle? Millä kilpailemme?

Strategian avulla selvitetään yrityksen ydinliiketoiminta, joka tuo asiakkaille lisäarvoa ja joka on yrityksen kilpailuaseman ja kilpailukyvyn perusta. Nämä toiminnot tulee pitää itsellä ja vahvistaa niitä. Ydinliiketoimintojen selvittämisen jälkeen listataan niitä tukevat toiminnot, eli ne, jotka voidaan kokonaan tai osittain uskoa ulkopuolisen hoitoon.

Joidenkin toimintojen ulkoistaminen voi olla järkevää aivan yrityksen alku taipaleella. Esimerkiksi sellaisten asiantuntijapalveluiden kuin taloushallinnon tai palkanlaskennan ulkoistaminen on fiksua alusta alkaen, vaikka ne toisivatkin kustannuksia. Nämä ovat erityisosaamista vaativia, liiketoiminnan kannalta elintärkeitä toimintoja, joiden hoitaminen lakeja ja säädöksiä noudattaen on yrityksen säilyvyyden kannalta olennaista.

Sopimuksen teko ja riskikartoitus

Toimintoja ulkoistettaessa on hyvä aina tehdä riittävät riskianalyysit. Parhaiten riskit saa pysymään hallinnassa tarkalla taustatyöllä, suunnittelulla ja laatimalla selkeät sopimukset. Yksi tärkeimmistä etukäteistehtävistä on taustaselvitysten tekeminen potentiaalisista ulkoistuskumppaneista. Varsinkin, jos kyse on yrityksen kannalta merkittävästä sopimuksesta, on kumppanin vastuunkantokyky hyvä selvittää.

Kun yritys huolehtii itse toiminnoistaan, voi yritysjohto tehdä nopeitakin päätöksiä muutoksista yrityksen sisällä. Jos toiminto sen sijaan on ulkoistettu, ei johdolla ole yksipuolista valtaa tehdä päätöksiä. Siksi on erittäin tärkeää tehdä ulkoistussopimukset yrityksen kannalta tarkoituksenmukaisesti.

Väärin tehdyt ja epätarkat sopimukset saattavat tavoitellun kustannussäästön ja jouston sijaan tuoda entistä suurempia kustannuksia yritykselle.