Palkanlaskennan ulkoistamisessa on monia etuja

Palkanlaskenta on yksi niistä osa-alueista, jotka pk-yrityksissä ulkoistetaan ensimmäisenä. Palkanlaskenta ei ole yritysten ydinosaamista. Sen ulkoistamisen seurauksena yrityksessä vapautuu resursseja, jotka voidaan keskittää sen ydinosaamisen tukemiseen.

Palkanlaskennan ulkoistamisessa yritys hakee ulkoistuskumppanilta ammattitaitoista osaamista. Palkanlaskijan on oltava jatkuvasti ajan tasalla monista lainsäädännön ja työehtosopimusten muutoksista. Tilitoimiston palkanlaskijalla on enemmän resursseja tietojen päivittämiseen kuin esimerkiksi pienen yrityksen palkanlaskijalla, joka hoitaa samalla yrityksen kirjanpitoa ja mahdollisesti muitakin tehtäviä.

Ulkoistamisen hyötyjä

Palkanlaskennan ulkoistamisessa yritys saa palvelun lisäksi käyttöönsä ohjelmiston. Ohjelmisto ja palvelun ulkoistaminen voivat tulla edullisemmaksi kuin oma investointi järjestelmään ja henkilökunnan palkkaaminen. Tilitoimistoilla on yleisesti parhaat resurssit pysyä ajan tasalla teknologian nopeassa kehityksessä, joten ulkoistamalla yritys saa käyttöönsä nykyaikaisinta teknologiaa.

Kustannusten alentaminen ei ole ainoa syy hakea ammattitaitoista palkanlaskijaa. Palkanlaskenta on vaativa ala. Lainsäädäntö ja sopimukset muuttuvat vauhdilla, mikä vaatii henkilökunnalta jatkuvaa kouluttautumista. Palkanlaskennan ulkoistaminen vähentää riskejä, sillä toiminnan siirtäminen asian osaavalle palveluntarjoajalle eliminoi virheiden mahdollisuutta.

Seuranta kuntoon

Palveluntarjoajakin voi tehdä virheitä, mutta heillä tulee olla vastuuvakuutus tällaisia tilanteita varten. Vaikka palkanlaskennan ulkoistamisessa voidaan riskit siirtää palveluntuottajalle, on yritykselläkin siinä omat riskinsä; voidaan valita vääränlainen palveluntarjoaja tai esimerkiksi unohtaa kumppanin valvonta.

Ulkoistussopimusta tehdessä voidaan sopia mittareita arvioinnin pohjaksi. Esimerkiksi seurataan toimiiko palveluntarjoaja ajan tasalla ja onko toiminta tehokasta, toimitetaanko viranomaisille ilmoitukset ajallaan ja tehdäänkö työ yhtä nopeasti kuin siitä olisi itse suoriuduttu. Positiivista on, jos tilitoimisto itse kiinnittää huomiota epäkohtiin ja toimii niiden poistamiseksi, raportoi ongelmista sekä esittää kehitysehdotuksia. Hyvä kumppani pystyy reagoimaan muutoksiin nopeasti.

Asiantunteva kumppani

Asiantuntijapalveluita tarjoava tilitoimisto ei ole asiakasyrityksen hallinnollinen paha vaan tämän osa-alueen kehittämiseen keskittyvä kumppani. Hyvä tilitoimistokumppani tarjoaa palkanlaskennan ulkoistuksessa sähköisesti toimivia järjestelmiä, jolloin yrittäjä pystyy itse tarkistamaan tilanteen milloin ja missä hyvänsä.

Tilitoimiston tehtävänä on tehostaa yrityksen kilpailukykyä hoitamalla tuottamattoman osan hallintoa. Tilitoimiston asiantuntijalla on syvällistä osaamista ja kokemusta, jota voidaan käyttää yhdessä tulevaisuutta suunniteltaessa. Prosesseja ja tuloksia voidaan jatkuvasti seurata ja mikä tärkeintä, korjata ajoissa.

Palkanlaskennan ulkoistuksen viisi tärkeintä etua:

1. Pienentää henkilöriskiä
PK-yrityksen kouluttaessa itse oman palkanlaskijansa on riskinä, että tämä siirtyy toiseen yritykseen, jolloin joudutaan aloittamaan rekrytointi ja kouluttaminen uudelleen. Ulkoistaminen pienentää henkilöriskiä ja vähentää riippuvuutta yksittäisistä työntekijöistä.

2. Laadukkaampaa tulosta
Asiantuntuntija takaa oikea-aikaisuuden ja laadun palkanlaskennassa.

3. Alan parhaat sähköiset järjestelmät
Tilitoimiston sähköiset järjestelmät ovat päivitettyjä ja hoitavat palkanlaskennan monimutkaiset laskelmat sekä kuukausittain toistuvat rutiininomaiset laskelmat.

4. Asiantuntija auttaa aina
Ammattitaitoinen palkanlaskija auttaa yritystä, hän tuntee toiminnan ja yrityksen tilanteen. Samalla tulee huomioitua yrityksenne tarpeet nyt ja tulevaisuudessa. Ulkopuoliselta ammattilaiselta saa myös uusia näkökulmia asioihin.

5. Palkkahallinnon kulut pienenevät ja resursseja vapautuu tuottavampaan työhön
Yritys voi keskittyä palkkaamaan omaan ydintoimintaan kuuluvia henkilöitä ja antaa ammattilaisen hoitaa ulkoistettuna palkanlaskenta. Näin yrityksesi oma arvokas aika tulee keskittymään oikeaan tekemiseen.


Helena Kinnunen on Visma Netvisor:n pitkäaikainen tilitoimistotoimialan asiantuntija. Helenan tehtävänä on haastaa tilitoimistoja rohkeasti muuttumaan, saavuttamaan kannattavaa kasvua sekä tuottamaan asiakkailleen hyvää asiakaskokemusta.