Kustannustietoisuudella kasvua yritykselle

Kustannusten suunnitelmallinen hallinta on yksi menestyvän yrityksen tärkeimpiä työkaluja tämän päivän liikkeenjohtamisessa. Menestyäkseen yrityksen on pystyttävä tuottamaan enemmän kuin toiminnan ylläpitämiseen kulutetaan. Kulujen seuranta on vähintään yhtä tärkeää kuin tulojen hankkiminen. Kaikki ulos menevä raha pitäisi pystyä kohdistamaan niin, että se tuottaa rahaa.

Tyypillisessä suomalaisessa pk-yrityksessä kustannustietoisuus on yhden tai kahden ihmisen käsissä. Eikä tieto ole välttämättä tarkkaa ja oikeaa, vaan paljon mennään mutu-tuntumalla. Sen sijaan nykyaikaisessa kustannustietoisessa yrityksessä jokainen henkilökunnan jäsen tietää, mihin rahaa kuluu ja osaa myös itsenäisesti etsiä säästökohteita.

Tiedätkö kaikki kustannuksesi?

Kustannustietoisuus tarkoittaa karkeasti sitä, että yrityksessä tiedetään, mitä toiminta maksaa; paljonko ydinprosesseihin on sitoutunut rahaa ja mitä palvelun tai tuotteen tuottaminen maksaa. Kun tiedetään kulut, voidaan arvioida, millä hinnalla pitää myydä, jotta toiminta on kannattavaa.

Solenovo Oy:n toimitusjohtajan Kimmo Tanskasen mielestä kannattavan bisneksen kivijalka on reaaliaikainen tieto tuloista ja menoista. Reaaliaikaisen tiedon avulla nähdään, miten tehty investointi toimii ja pystytään reagoimaan nopeasti, jos täytyy tehdä muutoksia.

Kun ei ole ihan tarkkaa tietoa, säästetään helposti väärästä paikasta.

– Kun ei ole ihan tarkkaa tietoa, säästetään helposti väärästä paikasta. Eli tiedolla johtaminen on erittäin tärkeää. Kun ollaan tietoisia siitä, mihin raha menee ja toisaalta mistä sitä tulee nähdään, minne oikeasti kannattaa investoida, Tanskanen sanoo.

Kustannustietoisessa yrityksessä voidaan katsoa myös omia toimintoja kriittisesti. Kun tiedetään, mitä oma tekeminen maksaa voidaan pohtia, kannattaako se tehdä itse vai ostaa ulkopuolelta. Ulkoistamista ja kilpailuttamista varten tarvitaan työlle omakustannushinta. Ostajana on helpompi olla, kun tietää kustannukset tarkasti.

Kustannustietoisessa yrityksessä on selvitetty ja kohdennettu riittävän tarkasti kaikki yrityksen kulut. Välillisiä kustannuksia voi olla vaikea selvittää sentilleen, mutta nykyaikaiset kustannuslaskentajärjestelmät auttavat siinäkin. Järjestelmien avulla on paljon helpompi kohdistaa aiheuttamisperiaatteen mukaan kulut yrityksen valmistamille tuotteille ja tuottamille palveluille.

– Periaatteessa yrittäjä voi laskea minkä tahansa asian kannattavuutta tai kustannuksia; projektien, henkilöiden, toimitilojen ja niin edelleen, listaa Solenovon Solutions Sales Manager Leo Tuokko.

Hallittua suunnittelua

Yrityksen johtamisen näkökulmasta tärkeintä kannattavuus- ja kustannustietoisuudessa on ennakoitavuus ja nopea reagointikyky. Kun päätöksenteon pohjaksi on faktatietoa mutun sijaan, muuttuu tulevaisuuden suunnittelu hallitummaksi. Yritysjohto tekee kannattavampia päätöksiä, kun se voi tehdä muutoksia laskelmiin ja siten ennakoida useita erilaisia skenaarioita.

Jos esimerkiksi seuraavalle vuodelle on tulossa 3 prosentin tes-palkankorotus, voi järjestelmän avulla laskea jo etukäteen, mitä se tarkoittaa yrityksen kannattavuudelle ja paljonko tuotteiden hintaa pitää nostaa, jotta kannattavuus säilyy ennallaan.

Mutu-tieto on huono tapa hinnoitella.

Hinnoittelu on yksi keskeinen funktio kannattavuudessa. Markkina sanelee tietysti osaltaan hintatasoa, mutta jos pystyy itsekin vaikuttamaan asioihin, ei tietenkään kannata myydä liian halvalla.

– Mutu-tieto on huono tapa hinnoitella. Jos välillisiä kustannuksia ei ole otettu huomioon, on oikeaa kannattavuutta vaikea määritellä, Tanskanen muistuttaa.

Mikä kannattaa ja mikä ei?

Kaiken keskiössä on asiakaskannattavuus. Kannattamatonta asiakasta ei ole järkevää pitää ja siksi on tärkeää tietää tarkalleen, miten paljon rahaa asiakkaaseen on käytetty suhteessa saatuun korvaukseen.

Kaikki lähtee siitä, että lasket palvelulle tai tuotteelle omakustannushinnan kaikkine välillisine kuluineen. Sitten vähennät tämän summan asiakkaalta veloitettavasta hinnasta, jolloin saat tuotteelle kokonaiskatteen. Sen jälkeen voit palastella sitä osiin, esimerkiksi paljonko tuote tuottaa per työtunti. Yrittäjä voi laskea lähestulkoon minkä tahansa asian kannattavuutta tai kustannuksia; projektien, henkilöiden, toimitilojen, tuotteiden, tiimien, ostolaskujen käsittelyn jne.

– On olennaista tietää tuotteen tai palvelun kokonaishinta, mutta paljon tärkeämpää on tietää, mistä tekijöistä kokonaiskustannus muodostuu. Vain silloin osataan kohdistaa mahdolliset säästöt oikeaan kohtaan, Solenovon Kimmo Tanskanen kertoo.

Kone laskee nopeammin ja tarkemmin

Kustannuslaskelmia tehdään edelleen paljon Excelissä, mutta se vaatii tekijältään paljon aikaa ja paneutumista, eikä laskelmista siltikään saa täysin tarkkoja. Excelissä tiedot eivät myöskään ole kovin helposti muiden yrityksen työntekijöiden käytettävissä. Sähköinen kustannuslaskentajärjestelmä tekee laskelmat automaattisesti kirjanpidon lukuja hyödyntäen. Se osaa myös huomioida välilliset kustannukset aiheuttamisperiaatteen mukaan automaattisesti.

Solenovon tuotteista Awartia on suunniteltu tukemaan yritysten kannattavuuden hallintaa. Se hyödyntää kustannuslaskennassa Netvisorista integraation kautta saamiaan kirjanpidon tietoja. Awartiasta saa jokaiselle käyttäjälle juuri sellaisen raportin kuin hän tarvitsee ja ne saa myös helposti tulkittavassa muodossa, juuri sellaisena visuaalisena kaaviona kuin kukin haluaa.

Jokaisen työntekijän on hyvä ymmärtää, miten paljon itse aiheuttaa kustannuksia.

– Järjestelmän avulla tietoa voidaan jakaa helposti eteenpäin esimerkiksi osastojen johtajille, jolloin tarvittaessa päästään nopeasti myös vaikuttamaan nousseisiin kustannuksiin, Leo Tuokko selittää.

Järjestelmän avulla monimutkainen tieto saadaan sellaiseen muotoon, että maallikkokin sen ymmärtää. Yksi sähköisen järjestelmän hyvä puoli onkin, että sen avulla kustannustietoisuuden jalkauttaminen koko henkilöstölle on helppoa.

– Jokaisen työntekijän on hyvä ymmärtää, miten paljon itse aiheuttaa kustannuksia. Yrityksessä kaikkien pitäisi olla kiinnostuneita siitä, miten minä voin tuottaa enemmän kuin kulutan yrityksen varoja, Kimmo Tanskanen sanoo.

Solenovo on Netvisorin integraatio-kumppani. Lisätietoa Awartiasta Solenovon web-sivuilta tai Leo Tuokolta +358 45 394 9662.

Lisätietoa Netvisorin muista integraatioista löydät Netvisor MarketPlacesta.