Paljon työllistävä ostolaskuprosessi on jo automatisoitavissa

Kuuntele podcastina

Laskun maksu vie hirvittävän paljon aikaa pk-yrityksissä. Sitä ei usein tule edes ajateltua, miten paljon aikaa kuluu paperisen ostolaskun tarkastuskierrokseen, maksamiseen, tiliöintiin, kirjanpitoon kirjaamiseen ja arkistointiin. Kun tässä prosessissa on vielä mukana kaksi tai jopa useampia toimijoita, kuten yrittäjä ja tilitoimisto, kasvattaa se yhden laskun maksamiseen käytetyn ajan määrää entisestään.

Visma Solutionsin tuotteista vastaavan johtajan Janne Lyytikäisen mukaan ostolaskuprosessi on yrityksen työllistävin talousprosessi. Laskennallisesti arvioituna suomalaisissa yrityksissä käytetään 20-30 minuuttia aikaa yhden ostolaskun maksuprosessiin. Se on keskiarvo, joten yrityksissä, joissa esimerkiksi laskuja kierrätetään usealla tarkastajalla, aika voi olla vielä paljon suurempikin. Tuo työaika muutettuna rahaksi on noin 30 euroa. Kun kertoo luvut kuukausittaisella laskujen määrällä voi miettiä, mihin muuhun ne kymmenet laskunmaksuun käytetyt tunnit ja sadat ja tuhannet eurot voisi käyttää?

Harva laskee omalle työlleen hintaa.

Ihan näin yksioikoinen asia ei tietenkään ole. Yksikään yrittäjä ei ajattele ostolaskuprosessin hintaa näin konkreettisesti. Harva laskee omalle työlleen hintaa, ainakaan täysimääräisenä.

Kannattaisiko kuitenkin laskea? Ostolaskuprosessin voi nimittäin automatisoida lähes kokonaan. Siihen ei välttämättä tarvitse käyttää kovinkaan montaa minuuttia kuukaudessa. Niissä yrityksissä, joissa ostolaskuprosessi on jo automatisoitu, käytetään laskujen maksuun murto-osa suomalaisyritysten keskiarvosta, 20-30 minuutista.

Ostolaskuautomaation monet hyödyt

Ostolaskuprosessin automatisoinnin myötä on mahdollista reaaliaikaistaa myös koko taloushallintoprosessi, jolloin yrityksen talouden seuranta ja tulevaisuuden ennakointi helpottuu. Sen ansiosta yrityksen johdolla on käytössään tarkempaa tietoa päätöksenteon pohjaksi.

Ostolaskuprosessin automatisointiin tarvitset sähköisen taloushallinto-ohjelman. Janne Lyytikäisen mukaan paras vaihtoehto on pilvessä toimiva järjestelmä.

– Ohjelmistohankintaa miettiessä on tärkeää, että valittava ohjelmisto toimii yrityksen ja tilitoimiston yhteiskäytössä. Eli sekä yrittäjä että kirjanpitäjä pääsevät seuraamaan yrityksen talouslukuja reaaliaikaisesti samasta järjestelmästä, Lyytikäinen sanoo.

Silloin myös poistuu yksi ostolaskuprosessin suurimmista hidasteita eli kaksi prosessia muuttuu yhdeksi. Enää ei yrityksessä ja tilitoimistossa tehdä samoja asioita, vaan järjestelmään kirjautuvat tapahtumat ovat saman tien molempien nähtävillä.

Uusien ohjelmistojen hankinnassa täytyy olla lähtökohtana, että niillä pystytään automatisoimaan mahdollisimman paljon yrityksen manuaalisia, rutiininomaisia tehtäviä.

Toinen tärkeä asia ohjelmiston valinnassa on yrityksen toimiala. Jos toimit alalla, jossa tehdään paljon hankintoja, on myös taloushallinto-ohjelman hyvä olla sellainen, johon voidaan kirjata koko prosessi hankinnasta lähtien. Tällöin pystyt ennakoimaan kassavirtaasi paljon pidemmälle tulevaisuuteen. Näet järjestelmästä koko ajan, kuinka paljon sinulla on ostolaskuja tulossa maksuun ja milloin.

Jos yrityksessä ei ole kovin paljon hankintoja ja ostolaskuja tulee vähemmän, kannattaa kiinnittää huomiota hankittavan ohjelmiston helppokäyttöisyyteen ja sen kykyyn automatisoida koko taloushallinnon prosessi.

– Nykyaikana täytyy uusien ohjelmistojen hankinnassa olla lähtökohtana, että niillä pystytään automatisoimaan mahdollisimman paljon yrityksen manuaalisia, rutiininomaisia tehtäviä, Janne Lyytikäinen painottaa.

Kun alkaa miettiä ostolaskuprosessinsa automatisointia, kannattaa ensimmäiseksi ottaa yhteyttä omaan tilitoimistoon. Useilla tilitoimistoilla on jo käytössään yksi tai useampia taloushallinnon-ohjelmistoja ja he mielellään neuvovat sinua asiassa eteenpäin. Kirjanpitäjän kanssa kannattaa yhdessä käydä myös se keskustelu, millaisen prosessin sinä haluat omaan yritykseesi luoda. Sekin jo vaikuttaa ohjelmiston valintaan, sillä eri ohjelmistoyhtiöt ovat päätyneet ohjelmistoissaan hyvin erilaisiin ratkaisuihin.

Päätöstä helpottaa kolmen korin ostolaskutaktiikka

Janne Lyytikäinen on luonut ostolaskuprosessin automatisointia ajatellen taktiikan, joka laittaa yrityksen laskut eri kategorioihin ja siten helpottaa automatisoinnin aloittamista. Lyytikäisen mukaan yrityksissä on kolmenlaisia laskuja.

– Ensimmäisessä ostolaskukorissa ovat yritykset tuotannollisen toiminnan kannalta olennaiset laskut. Yrityksen on hankittava näitä tuotteita voidakseen tehdä bisnestä. Toisessa korissa ovat ne laskut, jotka koskettavat kaikki yrityksiä, säännöllisiä laskuja, kuten puhelin-, vuokra-, ja nettilaskut. Kolmannessa ovat satunnaiset laskut. Kun yrityksessä esimerkiksi tehdään markkinointikampanja kerran vuodessa ja mainostoimisto laskuttaa siitä, Lyytikäinen listaa.

Näiden korien avulla voidaan yrityksessä jäsentää, mitkä laskut on helpoin automatisoida ja minkä laskujen automatisoinnista saisit suurimman hyödyn. Helpointa on varmasti automatisoida säännöllisesti tulevat, saman suuruisina pysyvät laskut, kuten vuokra. Sille on helppo tehdä automaatiosäännöt, joiden mukaan ohjelmisto tarkastaa, maksaa, tiliöi ja kirjaa laskun kirjanpitoon.

Suurimman hyödyn saa varmasti ensimmäisen korin tuotannollisista laskuista, joita on määrällisesti paljon. Keskeinen idea on hyödyntää ostotilaustoiminnallisuutta, jolloin tavaroille tehdään myös järjestelmässä tavaranvastaanotto. Kun toimittaja lisää laskulle ostotilausnumeron ja oikea määrä tilattua tavaraa on vastaanotettu, voidaan laskun tarkastus täysin automatisoida.

Monella tapaa tarkempi kuin ihminen

Taloushallinnon ohjelmistot eivät ainoastaan tarkasta sisään tulleita laskuja automaatiosääntöjen mukaan, vaan ne huomauttavat laskuista myös toisin päin. Eli jos joku säännöllinen lasku onkin jäänyt tulematta, ilmoittaa ohjelmisto yrittäjälle myös siitä.

Lisäksi ohjelmistot ovat armottomia virheille ja huijausyrityksille. Ihminen voi nähdä viitenumeron tai tilinumeron vahingossa väärin. Järjestelmä ei sellaista virhettä voi tehdä. Myös huijausyritykset kilpistyvät järjestelmän tarkkuuteen. Huijarit lähettävät nykyään yrityksille aidonnäköisiä laskuja, joissa vain tilinumero on vaihdettu. Järjestelmä ei päästä sellaista laskua läpi, ilmoittamatta virheestä.

Automaation monista hyödyistä huolimatta edelleen melko harva yritys on lähtenyt automatisoimaan taloushallintoaan. Yksi syy on varmasti ennakkoluulot. Sähköisen järjestelmän käytöönoton hankaluutta pohtiville Janne Lyytikäisellä on hyvin yksinkertainen sanoma.

– Tässä ei ole mitään mystiikkaa. Jos osaa käyttää verkkopankkia, osaa käyttää myös näitä palveluita. Aivan niin kuin kaikessa uudessa, kun kerran näkee sen vaivan, että opettelee käyttämään ohjelmistoa, on siitä todella iso hyöty tulevaisuutta silmällä pitäen.