10 vinkkiä kuittien automatisoimiseen Bezalalla
Koostimme 10 vinkkiä manuaalisen työn poistamiseksi Bezalalla. Bezala on Netvisor-ystävällinen sovellus kuittien ja matkalaskujen käsittelyyn.
Bezala-käyttöön ja asetuksiin liittyvillä vinkeillä saat automatisoitua päivittäistä kuittien lisäämistä ja varmistettua että kaikki kirjanpidossa vaadittavat tiedot tulevat kerättyä yhdellä kertaa.
Vinkeistä ensimmäiset neljä on kohdennettu Bezalaa käyttävän organisaation työntekijöille ja loput kuusi organisaation Bezala-pääkäyttäjille/kirjanpitäjille.
Vinkki 1: Automatisoi sähköpostikuitit
Saatko kuitteja sähköpostiin? Voit automatisoida koko prosessin kuittien toimittamisesta tiliöintiin.
Jokaisella Bezala-käyttäjällä on käyttäjäkohtainen Bezala-sähköpostiosoite. Voit automatisoida sähköpostiisi saapuvien kuittien edelleenlähetyksen Bezalaan luomalla sähköpostiisi edelleenlähetyssääntöjä. Sähköpostisuodattimet taas tiliöivät Bezalaan saapuneet sähköpostikuitit automaattisesti.
Lue kuinka asetat edelleenlähetyssääntöjä sähköpostiohjelmaan ja sähköpostisuodattimia Bezalaan >
Vinkki 2: Aktivoi eKuitti-ominaisuus ja jätä kuittien toimittaminen historiaan
Aktivoimalla eKuitti-ominaisuuden automatisoit kuitin toimittamisen kokonaisuudessaan. Tehdessäsi oston Bezalan eKuitti-kumppanin Receiptheron tukemassa kauppapaikassa, luo eKuitti itse itsensä suoraan Bezalaan. Lue lisää eKuiteista >
Vinkki 3: Aseta oletusasetuksia
Oletusasetuksia (oletusmaksutapa, -kululaji ja -laskentakohde) voidaan asettaa selainversiossa omasta profiilista ja mobiilisovelluksessa Asetukset-sivulta. Lisätessäsi kuitteja Bezalaan, valitut oletukset asetetaan lomakkeelle automaattisesti.
Vinkki 4: Optimoi käyttöä käyttöohjeiden avulla
Bezalan käyttöohjesivuilta löytyy useita vinkkejä esim. hyväksyntään, kulujen ryhmittelyyn ja budjettien luomiseen liittyen. Sivuilta löytyy myös vastauksia useimmin kysyttyihin kysymyksiin.
Seuraavaksi keskitymme vinkkeihin pääkäyttäjille, jotka tehostavat koko organisaationne Bezala-käyttöä.
Vinkki 5: Pakota dimensiovalinta
Voitte pakottaa käyttäjiä valitsemaan laskentakohteen dimensiolle aktivoimalla “Pakollinen dimensio” -kentän laskentakohteen asetuksista. Asetuksen ansiosta kaikilla kuluilla on aina vaadittavat laskentakohdetiedot, eikä niitä tarvitse kysellä jälkikäteen.
Tiesithän, että Netvisor-Bezala-integraatio mahdollistaa myös laskentakohteiden automaattisen tuonnin Netvisorista Bezalaan. Voit pyytää Bezala-tukea aktivoimaan asetuksen.
Vinkki 6: Pakota merkitsemään osallistujat
Haluatteko kerätä tiedot osallistujista tietynlaisiin kuluihin liittyen? Voitte pakottaa osallistujien merkitsemisen kululajiin asetuksista kohdan “Edustuskulu: vaadi osallistujien nimet” -aktivoimalla.
Tällöin tämän kululajin valitessa kuittilomakkeelle ilmaantuu oma Osallistujat-kenttä, jota ei voi jättää tyhjäksi.
Vinkki 7: Nopeuta kulujen lisäämistä luomalla tiliöintisääntöjä
Voit luoda Bezalaan tiliöintisääntöjä, eli mäppäyssääntöjä Selite-kenttään kirjoitettujen sanojen ja kirjanpidon tilien välille.
Esimerkiksi: Jos tiliöintisääntö on luotu ja Selite-kentään kirjoitetaan “junalippu”, asetetaan kululajiksi Matkaliput. Etsiessäsi useasti Selite-kentässä toistuvia sanoja voit käyttää apua kuittiarkistosta ladattavaa taulukkoa.
Ohjeet tiliöintisääntöjen luomiseen >
Vinkki 8: Yhdistä yrityskorttisi kirjanpitoon luottokortti-integraation avulla
Aktivoimalla integraation Bezalan ja käyttämänne luottokorttiyhtiön välillä, automatisoit puuttuvista kuiteista muistuttamisen. Korttikäyttäjät näkevät tekemänsä korttiostot suoraan Bezalassa ja voivat lisätä niihin helposti kuitteja. Puuttuvista kuiteista lähetetään sähköpostimuistutukset käyttäjille automaattisesti.
Lue lisää luottokortti-integraation hyödyistä >
Vinkki 9: Vie kuitti- ja matkalaskuraportointi seuraavalle tasolle
Voit tarkastella Bezala-dataa tarkemmin BI Book -integraatio avulla. Raportista näet visuaalisen dashboardin avulla esimerkiksi keneltä puuttuu kuitteja eniten euromääräisesti ja sen kuinka paljon päivärahoja maksetaan kustannuspaikoittain.
Vinkki 10: Ota uudet ominaisuudet käyttöön heti kun ne julkaistaan
Bezala on Suomen nopeimmin kehittyvä kuitti- ja matkalaskuohjelma, johon tehdään yli 100 päivitystä vuosittain.
Bezalan tukisivujen avulla voit tutustua uusimpiin päivityksiin heti kun ne julkaistaan. Voit tallentaa sivun vaikkapa kirjanmerkkeihin.
Netvisor-ystävällinen kuitti- ja matkalaskusovellus
Bezala on yli 1000 Netvisorin asiakkaan käytössä oleva helppokäyttöinen mobiilisovellus. Bezalalla lähetät Netvisoriin kuitit, kilometrikorvaukset, päivärahat sekä palkkiot.
Lasse Lehto
Marketing and Customer Success Manager
-kirjoittajat ovat Netvisor-kumppaneilla työskenteleviä asiantuntijoita. Heillä on vahvaa käytännön kokemusta Netvisorin ja sen integraatioiden käytöstä työssään.
