Visma Netvisorilla tehot irti ostolaskujen automaatiosta
Ostolaskujen käsittelyn automatisoiminen lisää toiminnan sujuvuutta, kirjanpidon laadukkuutta ja säästää aikaa. Yrittäjän hallinnollinen vaivannäkö vähenee ja myös tilitoimiston näkökulmasta kierrätettävien laskujen käsittelyä on vähemmän.
Visma Solutionsin tuotejohtaja Janne Lyytikäinen opastaa kuinka ostolaskuautomaatiosta saa kaiken irti.
Kolmen korin ostolaskutaktiikka
Lyytikäisellä on automaation hahmottamiseksi kolmen korin ostolaskutaktiikka: Yhtiöillä on olemassa tuotannollisia laskuja, satunnaisia, kertaluonteisia, ad hoc -tyyppisiä kuluja ja etukäteen tehtyyn sopimukseen perustuvia ostolaskuja.
Ensimmäisen korin ostolaskut koostuvat niin sanotuista tuotannollisista tai palvelutuotantoon olennaisesti liittyvistä ostoista. Koska näitä laskuja on yleensä yhtiöissä määrällisesti eniten, myös hallinnollinen tehokkuushyöty on merkittävin. Ostettavat määrät ovat isoja ja toistuvat useasti.
Tässä tapauksessa automatiikkaa voidaan hyödyntää niin, että erillistä laskujen tarkastusta ei tarvita kuin poikkeaminen osalta. Automatisointi on mahdollista, kun organisaatiossa hyödynnetään sähköistä ostotilaus- ja tavaran vastaanottoprosessia, jolloin prosessin sanomaliikenne (EDI) voidaan digitalisoida. Taloushallinnon näkökulmasta hankinnat voidaan siis tehdä sähköisesti joko Netvisorissa tai jo olemassa olevassa ERP:ssä.
Toisen korin kertaluonteisten laskujen kierrättämisen automatisointi onnistuu, jos yritys hyödyntää myös näissä ostoissa sähköistä ostotilausta. Saapuvan laskun vastatessa tehtyä ostotilausta tarkastus tapahtuu Netvisor-ohjelmiston toimesta. Tilausvaiheessa sovitusta poikkeavat laskut nousevat automaattisesti esiin ja niihin voi reagoida nopeasti.
Kolmannen korin ostolaskut koostuvat sopimuksiin perustuvista laskuista, joiden käsittely voidaan automatisoida hyödyntämällä tarkastussääntöjä. Näitä säännöllisesti toistuvia laskuja on kaikissa organisaatioissa – vuokria, puhelinlaskuja ja muita vastaavia.
Kassavirtaan näkymä hyvissä ajoin
Automatisoinnin avulla voi myös kassavirtaa ennakoida paremmin. Näin yrityksen taloudellinen tilanne näkyy reaaliaikaisesti, tarjoaa näkymän tulevaisuuteen ja mahdollistaa toiminnan paremman suunnittelemisen.
– Meidän tehtävämme on järjestelmiemme kautta tuoda taloudellista tietoa yrityksen käyttöön ja esittää se syy-seuraussuhteineen. Tarjoamme yrityksille ja yrittäjille välineet laskutuksen tehostamiseen, mikä johtaa saatavien nopeampaan kotiuttamiseen.”
– Netvisorin automaatio-ominaisuuksien ansiosta taloushallinnon ammattilainen voi keskittyä ainoastaan ohjelmiston löytämiin poikkeamiin. Emme luo liikevaihtoa, mutta avullamme yrittäjät ja organisaatiot pystyvät olemaan arjessaan kilpailukykyisiä taloushallinnon saralla ”, Lyytikäinen tiivistää.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
