Operatiivinen kassavirta on päätöksenteon perusta

Kassavirta on pk-yrittäjän tärkein raportti ja päätöksenteon tuki. Yrityksessä liikkuu monenlaista rahaa, mutta arjen päätöksissä ratkaisee yksi asia ylitse muiden: operatiivinen kassavirta.

Onko varaa ostaa uusia laitteita? Voitko palkata lisää väkeä? Milloin pystyt maksamaan laskut, ja milloin kannattaa neuvotella maksuaikaa? Kaikki nämä päätökset nojaavat siihen, mitä operatiivinen kassavirta kertoo taloustilanteestasi.

Visma Solutionsin liiketoimintajohtaja Janne Lyytikäinen kiteyttää ajatuksen näin: pk-yhtiöitä pitää johtaa kassavirran kautta, ei vain tarkastella raportteja jälkikäteen.

Mitä operatiivinen kassavirta tarkoittaa?

Kassavirta tarkoittaa konkreettista rahaa, joka liikkuu tilille ja tililtä. Rahaa tulee tilille, kun asiakkaasi maksavat sinulle, ja rahaa lähtee, kun maksat laskuja tai ostat jotain yrityksellesi.

Jaamme kassavirran yleensä kahteen osaan. Operatiivinen kassavirta on jokapäiväistä rahaliikennettä: laskuja, ostoja ja asiakkailta saatavaa tuloa. Se syntyy suoraan yrityksesi toiminnasta.

Rahoituskassavirta sisältää sen sijaan muut tulonlähteet, kuten rahoittajat, omistajat ja pankkilainat. Siitä näet, milloin olet nostanut lainaa ja milloin olet maksanut sitä takaisin.

Miksi operatiivisen kassavirran tulisi olla aina positiivinen?

“Operatiivinen kassavirta on kaikkein tärkein seurattava”, Lyytikäinen painottaa. “Jos se on jatkuvasti miinuksella, yrityksessä täytyy ryhtyä pikimmiten toimenpiteisiin.”

Kun operatiivinen kassavirta on positiivinen, liiketoimintasi on terveellä pohjalla: kassaan jää enemmän rahaa kuin sieltä lähtee ulos. Jos taas myyt esimerkiksi projekteja, joiden valmistuminen kestää kuukausia, saatat kuluttaa paljon rahaa ennen kuin saat maksun asiakkaalta.

Tuloslaskelma voi näyttää hyvältä, vaikka kassassa on tiukkaa. Ellet tiedä tätä etukäteen, yrityksesi voi olla nopeasti todellisissa vaikeuksissa.

Näin ennustat operatiivista kassavirtaa

Kassavarannon tunteminen tänään ei riitä. Lyytikäisen mukaan yrittäjän kannattaa tietää kassan tilanne vähintään kahdeksan viikon päähän: siinä ajassa ehtii tehdä tarvittavat toimenpiteet, jos tilanne sitä vaatii.

Melko tarkan ennusteen saat, kun otat mukaan:

• jo tehdyt kaupat ja niistä odotettavat tulot ajankohtineen
• tiedossa olevat menot, kuten sovittujen toimitusten hankinnat, palkat ja muut kuukausittaiset kulut
• tehdyt tarjoukset ja niistä odotettavat tulot ja menot, jotka pidentävät ennustetta mutta tekevät siitä epätarkemman

Löydä kannattavuusrajasi

Ennen kuin rakennat kassavirtaennusteen, selvitä kannattavuusrajasi: kohta, jossa perusliiketoimintasi alkaa tuottaa positiivista kassavirtaa. Se on yritystoimintasi jatkuvuuden kannalta yksi keskeisimmistä luvuista.

Kun tiedät kannattavuusrajasi, käytä sitä kiintopisteenä ja suunnittele lähitulevaisuuden kassavirtaa sen ympärille. Keskity kassavirran hallintaan, älä vain voittoihin. Voitot näkyvät tuloslaskelmassa, mutta kassa maksaa laskut.

Näin parannat operatiivista kassavirtaa

Moneen asiaan voit vaikuttaa itse. Osa toimista auttaa heti, osa pidemmällä aikavälillä.

Valitse asiakkaasi harkiten. Jos joku asiakas venyttää maksuehtoja säännöllisesti, harkitse asiakassuhteen jatkoa. Uusiksi asiakkaiksi kannattaa valita niitä, joiden luottoluokitus on kunnossa.

Pidä saatavien hallinta tiukkana. Huolehdi, että omat maksuehtosi eivät ole heikommat kuin ne, joita vaadit omilta asiakkailtasi. Jos toimittajasi vaativat maksua 7-14 päivän sisällä, älä anna omille asiakkaillesi 60-90 päivän maksuaikaa.

Automatisoi maksumuistutukset. Näin asiakkaasi maksavat laskunsa ajallaan, eikä muistuttaminen jää sinun muistin varaan.

Ota käyttöön etukäteisperintä isoimmissa laskuissa. Kun lähetät isolle asiakkaalle pitkällä maksuajalla olevan laskun, ota viikkoa tai kahta ennen eräpäivää yhteyttä asiakkaan talousosastoon ja varmista, että kaikki tiedot maksua varten ovat kunnossa. Näin maksut eivät myöhästy ja vääristä ennustettasi.

Hoida laskut keskitetysti ja sähköisesti. Jos ostolaskut kiertävät autossa, kotona tai pöydällä paperisina, ne unohtuvat helposti. Se aiheuttaa turhia myöhästymiskuluja ja huonontaa ennusteen tarkkuutta. Kun käsittelet ostolaskut sähköisesti yhdessä paikassa, maksat ne ajallaan ja kassavirtaennuste pysyy luotettavana.

Rekisteröi tilaukset ennakkoon. Syötä myyntitilaus järjestelmään heti sen saapuessa ja ostotilaus heti, kun tiedät tulevasta hankinnasta, vaikka et lähettäisikään varsinaista tilausvahvistusta. Näin saat tulevat tulot ja menot näkyviin ennusteeseen ajoissa, ja muistat myös laskuttaa ajallaan.

Neuvottele rahoituslimiitti puskuriksi. Maksuliikennetiliin liitetty rahoituslimiitti on edullinen vakuutus notkahduksia vastaan. Tili voi mennä hetkellisesti pakkaselle, ja maksat vain siitä ajasta sovitun koron.

Säilytä osa kassavaroista puskurina. Rahapula osuu jossain vaiheessa useimpiin yrityksiin. Kun varaat etukäteen osan kassasta puskuriksi, pysyt rauhallisena myös yllättävissä tilanteissa.

Turvaa rahoitus, vaikka maksut viivästyvät. Esimerkiksi Netvisorista voit hakea suoraan Kassavirta Plus -laskurahoitusta olemassa olevia asiakaslaskujasi vastaan.

Vältä turhia kuluja. Tarkista laskut virheiden varalta ja hyödynnä ostotilauksia sekä laskujen tarkastussääntöjä. Maksa laskut ajoissa ja vältä myöhästymismaksuja.

Johda yritystäsi operatiivisen kassavirran kautta

Pelkkä raportin lukeminen ei riitä. Kun johdat yritystäsi kassavirran kautta, teet päätökset koko ajan todellisen taloustilanteen pohjalta: suunnittelet, ennakoit ja reagoit ajoissa, sen sijaan että toteat jälkikäteen, mihin rahat menivät.

Netvisorissa näet operatiivisen kassavirtasi päivätasolla ja suunnan, mihin se on kehittymässä. Se on parempi lähtökohta päätöksille kuin mikä tahansa arvaus.