Poikkeuksellisista oloista on tänä vuonna tullut uusi normaali. Korona-pandemia on aiheuttanut monenlaista epävarmuutta niin kotitalouksien kuin yritysten arkeen.
Suomi on kuitenkin alustavien tietojen mukaan selvinnyt taloudellisesti jopa yllättävän hyvin vaikeasta alkuvuodesta. Yksi merkittävä selittävä tekijä on suomalaisten yritysten korkea digitaalisuusaste, nopea adaptoituminen etätöihin ja uusien etänä toimimisen mahdollistavien ohjelmistojen käyttöönotto.

Netvisor etätyö

Yksi yrityksen toiminnan kannalta tärkeimmistä toiminnoista on sen talouden hallinta. Varsinkin epävarmassa taloustilanteessa täytyy yrityksen johdolla olla selkeä kuva ajantasaisesta kassavirrasta, mahdollisimman tarkka ennuste tulevien kuukausien kassavirroista ja mielellään myös mietittynä useampi vaihtoehtoinen skenaario sekä niille toimintasuunnitelmat.

Yrityksen päättäjillä on oltava näkymä yhtiön talouteen myös kotitoimistolta, jotta päätöksiä voi tehdä dataan pohjautuen olosuhteista riippumatta.

Automatisoitu pilvipohjainen taloushallinto mahdollistaa ajantasaisen talousseurannan

Netvisor taloushallinto-ohjelmiston avulla voit automatisoida taloushallinnon rutiinit tai ainakin vähentää merkittävästi niihin käytettävää aikaa. Esimerkiksi yrityksen ostolaskuista lähes 100% voidaan automatisoida. Samoin se nopeuttaa merkittävästi myyntilaskutusta, reskontran hallintaa ja kirjanpitoa.

Kun taloushallinnon rutiinit vievät mahdollisimman vähän työaikaa, jää enemmän aikaa jatkuvuuden kannalta elintärkeään tulevaisuuden suunnitteluun ja esimerkiksi toiminnan kehittämiseen kassavirta- sekä kustannus- ja kannattavuuslaskelmien ohjaamana.

Netvisor kassavirta

Sähköisessä ohjelmistossa tällaisten laskelmien tekeminen sujuu vaivattomasti, kun kaikki talousluvut löytyvät samasta paikasta. Laskelmat pystyy parhaassa tapauksessa tekemään parilla napin painalluksella ja voit tarkastella niitä yhtä hyvin kotikoneella kuin kännykkäsi näytöltä.

Näinä aikoina on myös tärkeää huolehtia tietoturvasta. Netvisorissa yrityksesi taloustiedot ovat turvassa, monen tietoturvamuurin takana.

Verkkolasku kaiken pohjana

Koko pilvipalveluna toimiva taloushallinto pohjaa verkkolaskutukseen. Jotta tieto saadaan kulkemaan nopeasti ja ohjelmistojen käyttämässä data-muodossa, täytyy aivan ensimmäiseksi ottaa käyttöön verkkolaskutus.

Maventa on yksi Suomen käytetyimmistä verkkolaskutuksen palveluista. Maventasta on olemassa valmis integraatio Netvisoriin, joten käyttöönotto on hyvin yksinkertaista ja voidaan hoitaa samanaikaisesti Netvisorin käyttöönoton kanssa.

Yrityksen koko taloushallinnon muuttaminen sähköiseksi tapahtuu teknisesti hyvinkin nopeasti, muutamissa päivissä. Suurin työ on organisaation opettamisessa ohjelmiston käyttöön ja sen myötä tuleviin uusiin toimintatapoihin. Sekä ohjelmiston käyttöönotto että käyttökoulutukset voidaan hoitaa etänä.

Sähköinen laskutus on vuoden 2020 huhtikuusta alkaen ollut myös lakisääteistä yritysten ja organisaatioiden välisessä laskutuksessa. Paperisten laskujen lähettämisestä ei sinänsä ole säädetty rangaistuksia, mutta käytännössä astaanottaja voi kieltäytyä paperisen laskun vastaanottamisesta. Paperilaskujen käyttäjälle aiheutuu myös merkittävästi enemmän kustannuksia kuin verkkolaskuttajalle.

Lisää verkkolaskun ja paperilaskun kustannuseroista Verkkolaskulaki, onko se verkkolaskupakko -blogista.

Haluatko kysyä lisää Netvisorista?

Palkanlaskenta ja verkkopalkka täydentävät sähköisen taloushallinnon

Palkat ovat usein yksi yrityksen suurimmista menoeristä. Jotta kassavirtaa voi seurata ja ennustaa tarkasti on tärkeää, että myös tiedot palkoista siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Netvisorissa on sisäänrakennettuna palkanlaskentaohjelma, mutta siihen on myös rakennettu valmiit integraatiot monista eri toimialoihin erikoistuneista palkanlaskentaohjelmistoista.

Työntekijät voivat itse kirjata työtuntinsa Netvisoriin, jolloin etänä työskentelevien ei tarvitse lähettää tuntitietojaan sähköpostilla palkanlaskijalle. Samoin jokainen voi kirjata omat matkakulunsa ja tallettaa kulukuitit suoraan Netvisoriin.

NetBoxin avulla palkanlaskija ja palkansaaja voivat kommunikoida arkaluonteisista asioista täysin tietoturvallisesti. Sen kautta voi lähettää esimerkiksi sairasloma- ja muita todistuksia palkanlaskijalle.

Sekä tuntikirjaukset että matkalaskut on helppo tehdä Netvisorin mobiilisovelluksella. Netvisorin mobiilipalveluihin sisältyy lisäksi mm. ostolaskujen tarkistus, maksu ja tiliöinti, ajantasaisten talouslukujen tarkistusmahdollisuus sekä verokortin tilanteen ja lomapäivien tarkistusmahdollisuus.

Netvisor mobiili

Pilvipohjaisessa järjestelmässä, johon tunnit ja muut palkanlaskentaan liittyvät kirjaukset on tehty suoraan järjestelmään, palkkojen laskeminen tapahtuu merkittävästi nopeammin kuin perinteisellä tavalla. Lisäksi, jos käytössä on Maventan verkkopalkka, nopeutuu palkkalaskelmien toimittaminen palkansaajille. Verkkopalkan etuna on myös, että se on selkeästi tavallista postia ja sähköpostia tietoturvallisempi.

Asiakas- ja varastotiedot samassa ohjelmassa viimeistelee etätyökokemuksen

Netvisorissa voidaan hoitaa taloushallinnon lisäksi myös asiakas- ja varastonhallinta. Netvisorin CRM:ään voidaan tallettaa GDPR-lain sallimat tiedot asiakkaista ja niihin voidaan myöntää käyttäjäoikeudet esimerkiksi kaikille myyjille ja laskuttajille. Näin asiakastietoja tarvitsevat pääsevät niihin käsiksi huolimatta siitä, missä heidän työpisteensä sijaitsee. Yksi rekisteri takaa myös sen, että kaikilla on aina tuorein tieto käytettävissään.

Sama pätee Netvisorin varastonhallintaan ja tuoterekisteriin. Niitä pystyy hallinnoimaan mistä tahansa, missä on toimiva nettiyhteys. Ne ovat myös laajin kotimaan markkinoilla tarjolla olevista, taloushallinto-ohjelmiston sisällä toimivista kokonaisuuksista.

Ajantasaisesti päivittyvä, sähköinen varastonhallinta helpottaa myyjien työtä, jos he työskentelevät etänä tai tekevät kauppaa asiakkaiden luona. Samoin se helpottaa varastopäällikön työtä, kun hänen ei tarvitse fyysisesti tarkistaa hyllyjen tilannetta, vaan järjestelmästä näkee, milloin mitäkin tavaraa täytyy laittaa tilaukseen.

Kun varastonhallinta toimii samassa järjestelmässä taloushallinnon kanssa on kirjanpitäjän helppo tehdä varastomuutokset kirjanpitoon järjestelmässä jo olevasta varastoaineistosta, eikä tietoja tarvitse siirtää käsin. Vaihto-omaisuuden vaikutus tuloslaskelmaan ja kustannuslaskentaan näkyy automaation ansiosta nopeammin raporteilla. Myös kuukausittain tehtävä varaston arvon muutoksen kirjaaminen helpottuu.

Netvisor mahdollistaa myös monia muita etätoimintoja

Netvisor taloushallinto-ohjelmistossa käyttöoikeuksia voi jakaa työnkuvan mukaan. Esimerkiksi osastopäälliköille voi antaa oikeudet nähdä oman osastonsa tärkeät luvut, vastaavasti rivityöntekijöille voi antaa esimerkiksi vain tuntikirjausoikeudet. Näin taataan, että jokainen pääsee käsiksi juuri hänelle tärkeään tietoon ja toisaalta huolehditaan, että yrityksen taloustiedot pysyvät turvassa.

Yksi Netvisorissa jo vuosia ollut ominaisuus on tullut tänä vuonna todella tarpeeseen, nimittäin tilinpäätöksen allekirjoittaminen sähköisesti. Tilinpäätöksessä sähköistä allekirjoitusta voi käyttää kaikissa vaiheissa. Se nopeuttaa allekirjoitusten saamista ja prosessin läpiviemistä. Allekirjoitukset voi saada kaikilta osapuolilta jopa yhden päivän aikana, eikä hallituksen jäsenten tai tilintarkatajan sijainnilla ole väliä.

Myös itse tilintarkastuksen voi tehdä etänä. Netvisorissa voi antaa tilintarkastajalle tilintarkastusoikeudet, jolloin hän pääsee kaikkeen tarvitsemaansa materiaaliin käsiksi omalta toimistoltaan.

Varmista nopea rahoituksen saanti jo ennen kuin on tarvetta

Fiksu yrittäjä varautuu tulevaan hyvissä ajoin. Kukaan ei varmasti osannut ennustaa viime kevään kaltaista, tsunamin lailla yli pyyhkäissyttä, globaalia talouskriisiä, mutta jos oli varautunut edes pienempiin aaltoihin, oli varmasti varautuneempi kuin moni yrittäjäkollega.

Jokaisella yrityksellä tulisi olla vararahasto. Harvalla sitä kuitenkaan on, koska kenelläpä on varaa pistää tonneja sivuun odottelemaan pahaa päivää. Eikä niin tarvitse tehdäkään, kun edullisia ja jopa ilmaisia vaihtoehtoja on olemassa.

Netvisorin sisällä toimiva OP Laskulaina toimii kuin tililimiitti. Kun olet tehnyt OP Laskulaina-sopimuksen on sinulla aina käytettävissäsi lähetettyjä laskuja vastaava summa saman tien. Sopimus kannattaa tehdä silloin, kun yrityksellä menee hyvin, sillä kuten kaikissa rahoitusmuodoissa, sopimuksen tekeminen on paljon haasteellisempaa siinä vaiheessa, kun rahasta on jo puutetta. OP Laskulaina ei aiheuta kustannuksia ellei sitä käytä.

Netvisorin käytön laajentaminen onnistuu helposti etänä

Jos olet jo Netvisor-käyttäjä ja mietit, miten saisit ohjelmistostasi kaiken hyödyn irti, ota toki yhteyttä Netvisor-myyntiin. Ammattitaitoiset myyjämme käyvät kanssasi läpi yrityksesi tarpeet ja he osaavat kertoa riittääkö sinulle mahdollisesti vain lisäkoulutus vai olisiko jostain lisätoiminnoista sinulle hyötyä.

Netvisor-etäkoulutuksia järjestetään säännöllisesti. Koulutuksissa käydään ohjelmistoa läpi osioittain, joten voit valita tarjonnasta juuri ne koulutukset, joita tarvitset. Netvisor Academyssä voit opiskella ohjelmiston käyttöä omaan tahtiisi. Kannattaa tarkistaa myös Netvisorin webinaaritarjonta ja YouTube-kanava. Niistä löydät varmasti hyödyllistä tietoa.

Netvisor Storesta saat monia lisäpalveluita myös helposti itse käyttöösi. Löydät linkin Netvisor Storeen ohjelmiston oikeasta yläkulmasta. Storeen on koottu valmiita integraatioita, jotka saa käyttöönsä pelkästään kirjautumalla uuteen palveluun. Storen tarjonnalla voit muun muassa laajentaa raportointiasi ja automatisoida työsuhde-etuja.

Kysyä lisää Netvisorista puh. 010 778 3700, myynti.netvisor@visma.com


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.