Miten tehdä lasku?

Nykyaikana lasku luodaan laskutusohjelmistolla. Se on nopein ja helpoin tapa, sillä ohjelmistoissa on valmiina laskupohjia ja automaatiota, jotka helpottavat laskun laatimista. Vaikka laskun haluaisikin lähettää paperisena tai PDF:nä on lasku hyvä luoda siihen tarkoitukseen tehdyllä ohjelmistolla.

Myyntilaskujen sisältö määräytyy pitkälti Suomen Verohallinnon ja EU:n määrittämien säännösten mukaisesti. Laskutus- tai taloushallinto-ohjelmistojen käyttö on suositeltavaa siksikin, että niiden valmiit laskupohjat täyttävät viranomaisten vaatimukset.

Pakollisia merkintöjä laskussa ovat (AVL 209 e §):

• Laskun antamispäivä
• Juokseva tunniste
• Myyjän tiedot; nimi, osoite, pankkitilinnumero ja alv-tunniste
• Ostajan tiedot; nimi, osoite ja alv-tunniste, kun on kyse käännetystä verovelvollisuudesta tai tavaroiden yhteisömyynnistä
• Tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
• Tavaroiden tai palveluiden toimituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• Veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
• Verokanta
• Suoritettavan veron määrä
• Merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain tai arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
• Merkintä ostajan verovelvollisuudesta ”käännetty verovelvollisuus”
• Merkintä ostajan laatimaan laskuun ”itselaskutus”
• Tiedot uusista kuljetusvälineistä
• Merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä–käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä–taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä–keräily- ja antiikkiesineet”
• Merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä–matkatoimistot”
• Merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
• Viittaus aikaisempaan laskuun, kun kyse on muutoslaskusta

Lisäksi verkkolaskulle voidaan tallettaa sellaista tietoa, joka ei näy laskun vastaanottajalle, mutta on olennaista tietoa esimerkiksi Verohallinnolle. Tällaisia EU-standardin mukaisia lisätietoja sisältäviä verkkolaskuja vaativat mm. Valtiokonttori ja jotkut kunnat ja kaupungit. Sen käyttö on yleistymässä.

Verkkolaskulaki ohjaa laskutusta sähköiseen muotoon

Verkkolaskulaki astui voimaan Suomessa 1.4.2020 ja se on osa EU:n verkkolaskudirektiiviä. Sen tarkoituksena on yhdenmukaistaa kaupankäyntiä ja ohjata laskutusta sähköiseen muotoon.

Tällä hetkellä se velvoittaa käyttämään sähköistä laskutusta yritysten ja organisaatioiden välisessä kaupankäynnissä ja useat yritykset vaativatkin laskunsa verkkolaskuina. Yrityksellä on oikeus jättää lasku maksamatta, jos sitä ei pyynnöstä huolimatta toimiteta sähköisessä muodossa.

Sen sijaan laki ei tällä hetkellä vielä velvoita yrityksiä, joiden liikevaihto jää vuosittain alle 10 000 euron tai jos yritys tekee pelkästään kuluttajamyyntiä.

Miten tehdä lasku ohjelmistolla?

Jos myyt tuotteita tai palveluita laskulla, täytyy sinulla olla ohjelmisto, jolla laadit laskut. Ohjelmistoja on monen tasoisia. Osalla voit vain laatia laskun. Kattavammilla ohjelmistoilla voit automatisoida lähes koko laskun elinkaaren sen lähettämisestä kirjanpitoon kirjaamiseen ja arkistointiin asti.

Fiksuin tapa on hoitaa laskutus samassa ohjelmistossa kirjanpidon kanssa tai integroida laskutusohjelmisto kirjanpito-ohjelmistoon. Näin laskut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon, eikä tietoja tarvitse kirjata erikseen.

Ohjelmistot helpottavat laskujen laatimista monella tapaa. Monipuolisimmissa ohjelmistoissa on mukana asiakas- ja tuotehallinta, joista tiedot voi hakea suoraan laskulle ja siten välttyä virheiltä. Osassa ohjelmistoista on valmiina myös alv-kannat erilaisille tuotteille. Ohjelmisto voi halutessasi laatia myös viitenumerot automaattisesti.

Asiakaslistaus Netvisor taloushallinto-ohjelmistossa

Ohjelmisto helpottaa laskutusta monella tapaa

Ohjelmistot siis säästävät merkittävästi aikaa ja rahaa. Verkkolaskun lähettäminen maksaa muutamia kymmeniä senttejä, kun esimerkiksi PDF-laskun lähettäminen kustantaa tulostuskuluineen 1-2 euroa ja paperilaskun useita euroja.

Lisäksi verkkolasku on luotettava ja tietoturvallinen tapa hoitaa myyntilaskutus. Verkkolasku lähtee järjestelmästä ja saapuu vastaanottajan järjestelmään. Jos laskulla on virhe tai jostain muusta syystä se ei mene perille, järjestelmä antaa virheilmoituksen. Jos esimerkiksi huijari yrittää nimissäsi lähettää laskua, ilmoittaa järjestelmä virheellisestä tilinumerosta.

Sähköpostilla lähetettäessä et voi koskaan olla täysin varma, menikö lasku perille. Sähköpostin tietoturva on myös heikompi kuin laskutusjärjestelmien tietoturva.

Verkkolasku on kaiken lisäksi nopea. Se on vastaanottajan järjestelmässä tai verkkopankissa muutamia tunteja lähettämisen jälkeen ja tutkitusti verkkolaskut myös maksetaan nopeammin kuin paperiset tai sähköpostilaskut.

Täysin sähköinen laskutus säästää tietysti myös ympäristöä. Se vähentää paperin käyttöä ja kuljetuksen tarvetta.

Näin laadit laskun Netvisorilla

Netvisor on kattava taloushallinnon ohjelmisto, jolla hoidat isommankin yrityksen taloutta ja raportointia yhdessä paikassa. Netvisorista voi ottaa käyttöönsä myös pienemmän paketin, jolloin yritykselläsi on käytössä markkinoiden modernein laskutus ja kirjanpito, mutta kustannukset pysyvät kohtuullisina. Netvisorin hinnasto >>

Myyntilaskun laatiminen Netvisorilla on hyvin helppoa, kunhan alkuasetukset on tehty kunnolla. Eli asiakas- ja tuotekorteille on kirjattu kaikki tarvittavat tiedot oikein.

Luodaan uusi myyntilasku ja haetaan asiakastiedot. Ohjelmisto kirjaa lähettäjän tiedot ja kaikki asiakkaan tiedot, jotka ohjelmistoon on tallennettu. Ohjelmisto esitäyttää automaattisesti myös laskun päivän, laskunumeron ja laskun eräpäivän tai määrittämäsi maksuehdon.

Netvisorin myyntilaskun luontinäkymä

Sitten lisätään laskulle asiakkaan ostamat tuotteet ja niiden määrä. Ohjelmisto laskee loppusumman automaattisesti. Alv-prosentti määräytyy tuotekorteille määritettyjen asetusten mukaan. Netvisorissa on myös valmiina verolausekkeita, jotka voi lisätä laskulle selitteeksi. Jos asiakas on ulkomailla, ottaa ohjelmisto sen huomioon verokäsittelyssä.

Tämän jälkeen voit tarkistaa laskun avaamalla sen esikatselutilaan ja lähettää sen asiakkaalle.

Netvisor käyttää Maventa verkkolaskutusoperaattoria. Tarvitset verkkolaskuosoitteen voidaksesi lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja. Se avataan Netvisorin käyttöönoton yhteydessä, ellei yritykselläsi ole sellaista entuudestaan.

Netvisorista voi lähettää verkkolaskujen lisäksi laskuja myös e-kirjeenä tulostuspalveluun tai sähköpostiin. Näitä vaihtoehtoja suositellaan kuitenkin käytettävän ainoastaan uuden kuluttaja-asiakkaan ensimmäisessä laskussa.

Tutustu Netvisorin uusyrityskampanjaan. Jokainen uusi yritys saa Netvisorin käyttöönsä ensimmäiseksi vuodeksi ilman kk-maksuja!