Kuittirumballe stoppi eKuitin myötä – haavekuva vai lähitulevaisuutta?

Yrityksen pienkulujen ja muiden sekalaisten ostojen käsittely kirjanpidossa on tunnetusti tuskaista hommaa. Ihannetapauksessa kauppajonossa napataan valokuva kuitista ja kirjoitetaan summa, alvit ja selitteet mobiilisovellukseen. Keskittymisen herpaantuessa kuitit päätyvät pahvilaatikkoon odottamaan aikoja parempia ja nettikuitteja kaivellaan vielä tilinpäätöksenkin yhteydessä.

Onneksi tämä ei ole koko kuva; kulukäsittelyn ongelmaa ratkotaan monella rintamalla. Varmaa on, että muutaman vuoden kuluttua nykyistä työlästä tapaa tullaan ihmettelemään. Maksaminen on muuttumassa tunnistautumiseksi mobiilimaksun ja lähimaksun tapaan, ja mikä tärkeintä, tositteisiin liittyvä kulukäsittely hoituu jatkossa automaattisesti – ilman kuittien valokuvausta ja tiliöintivaiheen täsmäytys- ja taskulaskinjumppaa.

Ostokuittitiedon sähköistämisen ratkaisumalleja kartoittanut Taloushallintoliiton TALTIO-hanke arvioi loppuraportissaan, että sähköisen kuittitiedon (eKuitin) avulla valtionhallinto voisi saavuttaa noin 2 miljoonaa euron vuosittaiset säästöt. Tämä vastaa 30 henkilötyövuotta. Kun mukaan lasketaan koko Suomen yrityskenttä, säästöpotentiaali moninkertaistuu.

Miten tähän sujuvan maksamisen ja automaattisen kirjanpidon tavoitteeseen sitten päästään? Tutkitaanpa hetki nykytilannetta ja muodostetaan sen perusteella askelmerkit tulevaan.

Miten pienkuluja käsitellään nykyisin?

Toimivin yritysten (pien-)kulujen maksamisen yleistyökalu on jo pitkään ollut yrityskortti. Tyypillisesti tämä tarkoittaa maksuaikakorttia ilman luotto-ominaisuutta. Yrityskortti toimii pienkulut kokoavana ”reskontrana”. Sen avulla on helppo koota yrityksen kulut yrityksen hyväksymisprosessin mukaisille tasoille, kuten kustannuspaikoille. Korttinumero taipuu helposti myös mobiilimaksamisen tunnisteeksi.

Korttimaksamisen akilleen kantapää on ostokuitti ja siitä aiheutuvat kerrannaisvaikutukset. Erilaisilla mobiiliratkaisuilla kirjanpitoon saadaan kyllä paperikuittia vastaava sähköinen kuitin kuva. Sen kylkeen aktiivinen käyttäjä voi naputella kuitin tiedot kirjanpitoon. Tämä on kuitenkin työlästä.

Kirjanpidon näkökulmasta kuittien käsittelyyn jää edelleen ikäviä työvaiheita. Jo ennen varsinaista kulujen kirjaamista kortinhaltijoilta joudutaan penäämään kateissa olevia kuitteja. Tämän jälkeen kirjanpidon välitilillä jokainen kuitti kohdistetaan manuaalisesti oikeaan laskuriviin. Kirjanpitäjälle jää lisäksi kuitin rivitietojen yhteenlasku tiliöintiä varten. Melko työlästä tämäkin.

Markkinat tarjoavat jo kaiken tarvittavan, kuka yhdistäisi palaset?

Korttimaksamisen evoluution seuraavat askeleet ovat helposti nähtävissä. Erityisesti kuluttajille on jo tarjolla lukuisia erilaisia mobiileja maksutapoja, kuten Google- ja Apple Pay -ratkaisut, MobilePay ja Pivo.

Myös yrityspuolella ensimmäiset mobiilimaksuratkaisut ovat jo käytössä. Mobiiliratkaisut on saatu sovitettua nykyiseen lähimaksua tukevaan maksupääte- ja kassainfraan, joten niiden leviäminen on ollut nopeaa. Ja ennen kaikkea, mobiilimaksaminen on näppärää käyttäjälle.

TALTIO-hankkeessa ja sen jatkajassa Teknologiateollisuuden RTECO-hankkeessa on luotu pohja sähköisten kuittien välittämiselle. Jatkossa eKuitti-tietojen välittämiseen on olemassa standardi (Finvoice), joka on kaikkien ekosysteemin toimijoiden käytettävissä. Tavoite on selkeä – poistetaan kokonaan tarve paperisten kuittien käsittelylle.

Helposti toteutettavissa oleva ratkaisumalli löytyy läheltä

Kortilla tehtyjen maksujen tapauksessa eKuitin todennäköisiä hyödyntämistapoja on ainakin kaksi – eKuitit joko noudetaan asiakkaan talousjärjestelmään sellaisenaan tai välitetään ne korttiyhtiön kautta. Näistä jälkimmäinen toisi heti suuren joukon yrityksiä eKuitin käyttäjiksi; suuri osa yrityksistä käyttää jo nyt maksuaikakortteja.

Korttiyhtiöillä on yksi merkittävä etu puolellaan. Ne pystyvät yhdistämään eKuitti-tiedot korttimaksutapahtumiin jo ennen laskun lähettämistä asiakkaalle. Kun kuittitiedoilla ”terästetty” lasku toimitetaan asiakkaalle, se sisältää kaiken kirjanpidon tarvitseman tiedon – eli mitään täsmäytettävää ei enää jää. Jotta laskun alv-vähennyskelpoisuus saavutetaan, kuittitiedon mukaan tarvitaan alkuperäisen kauppiaan tarkat tiedot.

Lisäksi maksukortit ratkaisevat eKuitin oikeaan osoitteeseen toimittamisen ongelman: Korttinumeron alkuosan ”osoitetiedon” perusteella eKuitti voidaan helposti toimittaa oikealle korttiyhtiölle. eKuitin yhdistäminen oikean kortinhaltijan maksutapahtumaan on jo hieman haastavampaa, mutta mahdollista.

Case-esimerkki suoraan tulevaisuudesta: S-Business

Vaikka edellä kuvattu toimintamalli voi tuntua vaikealta toteuttaa, tällainen ihanneratkaisu on jo olemassa. Se on nimeltään S-Business. S-Business on S-ryhmän asiakasohjelma ja yrityskortti, joka toimii S-ryhmän kaikilla päätoimialoilla yli 1600 toimipaikassa. Ratkaisu on käytössä yli 30 000 suomalaisessa yrityksessä.

S-Business yhdistää myyvän yrityksen eKuitti-tiedot asiakkaan maksutapahtumiin ja laskuttaa asiakasta kirjanpidon edellyttämät tiedot sisältävällä laskulla. Tästä syystä käyttäjän ei tarvitse kuvata kuitteja. Ja mikä parasta, S-Business-lasku on suoraan alv-vähennyskelpoinen.

S-ryhmän toteuttama ratkaisu on taloudellisesti järkevä kaikille osapuolille. Se ei edellytä suuria muutoksia kassajärjestelmiin, koska asiakas tunnistetaan S-Business-kortin perusteella. Taloushallintojärjestelmät hyötyvät ratkaisusta, koska S-Business yhdistää eKuitti-tiedot valmiiksi asiakkaan laskulle; verkkolasku kuittirivitietoineen toimii hyvin yhteen talousjärjestelmien kanssa. Myös kirjanpitäjä kiittää, koska laskurivien ja kuittien yhdistämistä ei enää tarvitse tehdä. Ratkaisu toimii myös matka- ja kuluhallintasovellusten kanssa.

S-Business ei ole jättänyt kehitystä tähän, vaan pyrkii automatisoimaan asiakkaidensa laskun tiliöinnin kokonaan. Ensimmäinen käytännön toteutus on Visma Netvisorin kanssa toteutettu automaattitiliöintitoiminto. Pilottiasiakkaana toiminut Villa Kukkumäki Oy aloitti tilanteesta, jossa kuukausittaisella laskulla oli noin 500 yksittäistä ostoriviä, jotka koostuivat mm. elintarvikkeista, kiinteistön ostoista ja polttonesteestä. Nämä kulut tiliöitiin käsin. Uuden toiminnon myötä tiliöinti on nyt täysin automaattista – melkoinen säästö työmäärässä.

Täydellinen tiliöinnin automatisointi on haastavaa esimerkiksi kokous- ja edustuskulujen tapauksessa. Tästä syystä S-Business on toteuttanut mobiilisovelluksen, jossa kortinhaltija voi vaihtaa oston tai jopa yksittäisen
kuittirivin tiliöintiä. Mobiilisovelluksessa voi syöttää kirjanpidon vaatimat selitetekstit ostolle heti ostohetkellä, kun tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa. Kaikki nämä tiedot kulkevat laskutietojen mukana taloushallintoon.

Sähköinen ja paperikuititon kulukäsittely on jo arkipäivää lähes sadalle tuhannelle S-Business- kortinhaltijalle. S-Business -ratkaisuista on löydättävissä oivallinen vertailukohta tuleville, vielä laajemman mittakaavan eKuitti-toteutuksille.

Olemme mukana Solutions’19 -tapahtumassa Messukeskuksen Siivessä 16.5.2019. Tule keskustelemaan ostokuittien sähköistämisestä ja automatisoinnista kumppanialueelle.

Jussi Varis, S-Business Oy, Asiakasratkaisut & tuotekehitys, on korttimaksamisen tuote- ja palvelukehityksen konkari. Hänen tavoitteenaan on sähköistää pienhankintojen käsittelyprosessi, jotta ei enää koskaan hukkaisi yhtään kuittia.