Ajantasainen kirjanpito on yrityksen talouden selkäranka

Ajantasainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että tilikauden aikana asiat hoidetaan heti, kun ne ovat ajankohtaisia. Ostolaskut kirjataan kirjanpitoon, kun ne saapuvat, myyntilaskut luodaan ja ostokuitit kirjataan heti tapahtuman jälkeen. Paras hyöty ajantasaisesta kirjanpidosta saadaan, kun kaikki tapahtumat on käsitelty oikealla aikakaudella, jolloin niistä saadaan esimerkiksi vähennykset oikeina kuukausina.

Yrittäjän näkökulmasta se tarkoittaa, että kaikki kuitit ja tositteet täytyy toimittaa kirjanpitäjälle tapahtumapäivän mukaan. Taloushallinnon asiantuntija Essi Pekkalan mukaan se edellyttää sähköisen taloushallinto-ohjelmiston käyttöä, jolloin kaikki laskut tulevat ohjelmistoon valmiiksi sähköisessä, tietokoneen luettavassa muodossa.

– Nykyaikaisiin taloushallinto-ohjelmistoihin sisältyy yleensä mobiilisovellus, jonka avulla myös kuiteista on helppo ottaa kuva ja siirtää tiedot ohjelmistoon heti ostotapahtuman jälkeen. Näin kaikki yrityksen menot saadaan kirjattua kirjanpitoon samantien ja kirjanpito pysyy ajantasalla, Pekkala kertoo.

Miksi ajantasainen kirjanpito?

Suurin hyöty siitä, että kirjanpito on päivittäin ajan tasalla on, että yrityksessä pystytään tekemään parempia päätöksiä. Tiedetään paremmin, mikä yrityksen varallisuus on nyt ja nähdään mihin suuntaan ollaan menossa. Kun luvut ovat ajan tasalla tiedetään kannattaako hankintoja tehdä nyt vai myöhemmin.

Lisäksi se valmistelee kirjanpitoa koko ajan tilikauden vaihdetta ja tilinpäätöstä varten. Jokaisella yrityksellä se on jossain vaiheessa edessä ja kaikilla se teettää töitä. Kun tehdään koko ajan ajantasaista kirjanpitoa, ollaan myös koko ajan tilinpäätösvalmiita. Se tarkoittaa, ettei tilinpäätöksen teko ole läheskään niin suuri ponnistus yrittäjälle, eikä kirjanpitäjälle.

– Kun tekee koko ajan arjessa näitä pieniä tehtäviä, säästyy tilikauden vaihteessa siltä turhalta työltä, että kuitteja ja tositteita etsitään kissojen ja koirien kanssa, Essi Pekkala muistuttaa.

Ajantasainen kirjanpito mahdollistaa myös verosuunnittelun aivan eri tavalla. Kun on toimittanut kirjanpitäjälle kaiken materiaalin hyvissä ajoin ja käynyt hänen kanssaan kaikki kysymysmerkit läpi, voi jo ennen tilikauden päätöstä tehdä verosuunnittelua.

– Kun kaikki luvut ovat kunnossa, mutta kirjanpidon kaudet ovat auki, pystytään vielä miettimään minkälaista tulosta osakeyhtiössä halutaan suunnitella, missä vaiheessa tehdään isompia investointeja ja niin edelleen, Pekkala muistuttaa.

Yrittäjän lisäksi ajantasainen kirjanpito helpottaa kirjanpitäjän työtä huomattavasti. Jos kaikki aineistot on toimitettu ajallaan, saa kirjanpitäjä tilinpäätöksen tehtyä hyvissä ajoin. Se on myös hänelle huomattavasti helpompaa ja sujuvampaa, kun kaikki aineistot ovat sähköisessä ohjelmistossa yhdessä paikassa tallessa.

Lisäksi nopeampi tilinpäätös tarkoittaa, että esimerkiksi osingot saadaan nopeammin osakkeenomistajille maksuun. Se on myös kustannustehokkaampaa, koska se voi merkitä säästöjä esimerkiksi lisäverojen korkokuluista, Pekkala muistuttaa.

Miten kirjanpito pidetään ajan tasalla?

Essi Pekkalan ensimmäinen vinkki ajantasaisen kirjanpidon tekemiseen on kuitin siirtäminen mobiilisovelluksella sähköiseen taloushallinto-ohjelmistoon heti oston jälkeen. Silloin se on heti ohjelmistossa tallessa, eikä varmasti pääse hukkumaan.

– Kuittimerkinnät ovat erittäin tärkeitä kirjanpitäjälle ja verottajalle. Varsinkin verottajan näkökulmasta on tärkeää, että kuitteihin merkitään selkeästi, miten ne liittyvät yritystoimintaan, Pekkala huomauttaa.

Kuittimerkinnät on siis tärkeää tehdä heti oston jälkeen, jolloin asiat ovat vielä tuoreessa muistissa. Mobiilisovellukseen merkinnät on helppo lisätä samalla, kun kuitista ottaa kuvan ja tallettaa sen ohjelmistoon.

Toinen vinkki koskettaa myyntilaskutusta. Kaiken yritystoiminnan kannalta on parasta, jos myyntisaatavat saadaan kotiutettua mahdollisimman nopeasti. Eli tehdään myyntilaskut ajallaan, mielellään heti myyntitapahtuman jälkeen. Silloin asiakkaat maksavat ne ajallaan ja ne ovat myös kirjanpidossa ajallaan.

Kolmas neuvo liittyy yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyöhön. Kun kirjanpitäjä pyytää lisätietoa jostain, vastaa kyselyihin mahdollisimman nopeasti, jotta hän voi tehdä työnsä tehokkaasti, eikä mitään olennaista pääse unohtumaan.

Ehkä tärkein vinkki on, että yrittäjän täytyisi olla aidosti kiinnostunut oman yrityksensä kirjanpidosta. Se ei välttämättä ole omaa ydinosaamista, mutta erittäin tärkeä osa yritystoimintaa. Kirjanpitäjään voi ja kannattaa olla silloin tällöin yhteydessä ja kysellä missä mennään ja mitä sinä voisit tehdä.