Datan yhdistely vie tiedolla johtamisen uudelle tasolle

Tiivistelmä: Data mm. auttaa kehittämään yritystä ja selviämään haasteellisemmista ajoista. Nykyaikaiset BI-järjestelmät yhdistävät dataa monesta lähteestä ja parantavat yrittäjän ymmärrystä omasta liiketoiminnastaan. Uusilla BI-järjestelmillä voi yhdistää lähes mitä tahansa dataa, talousluvuista sääennusteeseen ja Facebook-käyttäytymiseen. Yhdistellystä datasta on hyötyä erityisesti uudelle yritykselle ja silloin, kun liiketoiminnassa on paljon liikkuvia osia.

Näin pääset yhdisteltyyn dataan käsiksi

Datan käyttöä suositellaan yrittäjille nyt joka suunnasta. Tietoa tuottavia ohjelmistoja löytyy laidasta laitaan ja sen käsittelyynkin on jo olemassa omat ohjelmistonsa. Hieman ohjelmistoihin panostamalla datan saa osin valmiiksi pureskeltuna käyttöönsä. Mutta jos yrityksellä menee hyvin, mihin sitä dataa tarvitaan?

Greenstepin analytiikkavastaava ja Renancen BI Bookin perustaja Jonathan Teir muotoilee asian niin, että jos mikään ei ole rikki, ei sitä kannata korjata, mutta datasta on monenlaista hyötyä.

– Siitä on hyötyä, kun haluaa mielenrauhaa. Siitä on hyötyä, jos haluaa kehittää toimintaansa. Siitä on hyötyä myös silloin, kun on haasteelliset ajat. Lisäksi pankit ja rahoittajat vaativat rahoitus ja sijoitusneuvotteluiden pohjaksi erilaisia raportteja.

Nyt dataa voi yhdistää monista lähteistä

Ennen dataa katsottiin useista eri lähteistä; talousdata taloushallinto-ohjelmistosta, asiakastiedot CRM:stä, palkat HR-järjestelmästä jne. Uusimmat BI (business intelligence) -ohjelmistot vievät tiedolla johtamisen uudelle tasolle yhdistämällä dataa useista eri lähteistä. Visma Solutionsin BI-tuotteiden tuotepäällikkö Pekka Kotovaaran mukaan yhdistetty data syventää yrittäjän ymmärrystä omasta liiketoiminnastaan.

– Tietoa yhdistämällä päästään useita askeleita eteenpäin bisneksen ja liiketoimintaympäristön ymmärtämisessä.

Uutta BI-ohjelmistoissa on myös se, että melkein mitä tahansa dataa, melkein mistä tahansa voi liittää toisiinsa. Perinteisten datalähteiden oheen on tullut eksoottisempia integraatioita, kuten säätiedotus, joka voi joillakin toimialoilla olla todella tärkeä tieto. Toinen mielenkiintoinen lähde on sosiaalinen media, jonka kautta voi tunnustella asiakkaiden tyytyväisyyttä.

Tietoa yhdistämällä päästään useita askeleita eteenpäin bisneksen ja liiketoimintaympäristön ymmärtämisessä

Eri datalähteitä yhdistämällä yrityksen on mahdollista saada todella tarkkaa tietoa päätöksenteon tueksi.

– Esimerkiksi Netvisor – Odoo – Vainu -yhdistelmällä yrittäjän on ensimmäistä kertaa mahdollista nähdä, asiakkaiden oikeat liikevaihdot. Eli, kuinka relevantteja asiakkaita he todella ovat, Jonathan Teir kertoo.

Kun datan määrä on lähes rajaton, on tärkeää myös miettiä, mikä on olennaista. Datan pyörittämiseenkään ei kannata kuluttaa liikaa aikaa. Täytyy löytää se tieto, joka parhaiten ohjaa liiketoimintaa eteenpäin.

Datalähteiden yhdistämisen hyödyt

BI-ohjelmistojen datan yhdistelystä on hyötyä yritykselle varsinkin, jos liiketoiminnassa on paljon liikkuvia osia. Paljon asiakkaita, toimintaa usealla paikkakunnalla tai vaikka vain kaksi isoa asiakasta, mutta paljon tapahtumia. Tietoja yhdistelemällä on helpompi nähdä, missä menee hyvin ja missä täytyisi tehdä muutoksia.

– Analytiikkatyökalut helpottavat kokonaiskuvan hahmottamista ja auttavat hallitsemaan liiketoimintaa paremmin. Yrittäjä näkee, mitä asiakkaille kuuluu ja mikä on juuri nyt tärkeää, Pekka Kotovaara kuvailee

Toinen tyypillinen tarve yrityksen elinkaarella tulee vastaan, kun alkaa syntyä ulkopuolisia raportoinitivaatimuksia. Esimerkiksi, kun pankki vaatii tietoa tai halutaan jakaa sitä yrityksen henkilökunnalle. Kun tällaisen raporttien analysoinnin voi automatisoida, tuo se syvyyttä ja läpinäkyvyyttä liiketoimintaan ilman, että se aiheuttaa lisätyötä.

Analytiikkatyökalut helpottavat kokonaiskuvan hahmottamista ja auttavat hallitsemaan liiketoimintaa paremmin

Pekka Kotovaara nostaa myös esiin datan merkityksen uusille yrityksille. Liiketoiminnan alkuvaiheeseen on nyt todella helppo löytää dataa ja siten olla varmemmalla pohjalla heti alusta alkaen. Hänen mielestään tuoreen yrityksen kannalta olennaisimmat data-lähteet ovat taloushallinto-ohjelmisto, CRM ja mahdollisesti HRM tai toiminnanohjausjärjestelmä.

– Ensimmäisenä on tärkeää tuoda näiden ohjelmistojen data yhteen. Silloin näkee esimerkiksi, mikä on liikevaihto per henkilö tai per asiakas. Tämän olemassa olevan datan yhdistämisestä saa jo merkittävää tietoa toiminnan tehostamiseksi, Kotovaara sanoo.

Ei enää isojen ja rikkaiden yksinoikeus

Analytiikkatyökalujen käyttöönotto on aikaisemmin ollut hankalaa ja kallista. Samoin tiedon tulkinta on vaatinut syvällisempää talousosaamista. Nyt on viimein tullut aika, jolloin todella fiksuja järjestelmiä on myös pk-yritysten saatavilla.

Markkinoilta löytyy ohjelmistoja, jotka pureskelevat datan helposti ymmärrettävään muotoon, ne on helpompi ottaa käyttöön ja käyttää, eikä hintakaan ole enää este.

Käyttöönotto onnistuu helpommillaan yhdellä napin painalluksella ja maksaa muutamia kymppejä kuukaudessa

– Kun aiemmin käyttöönotto saattoi viedä kuukausia ja maksaa 10 000 euroa, nyt se onnistuu helpommillaan yhdellä napin painalluksella ja maksaa muutamia kymppejä kuukaudessa, Jonathan Teir vertaa.

Miten dataan pääsee käsiksi?

Analytiikkaprojekti alkaa tyypillisesti tietovaraston rakentamisella. Kootaan tarvittava data useista eri lähteistä. Pekka Kotovaara kertoo, että tämä on nykyään jo lähes täysin automatisoitu tapahtuma, joka onnistuu usein vain nappia painamalla.

– Enää ei tarvitse itse kaivaa lukuja raporteilta, kun ne siirtyvät automaattisesti ohjelmistojen välillä.

Markkinoilla on periaatteessa kolmenlaisia vaihtoehtoja pk-yritykselle. Laajan taloushallinto-ohjelmiston, kuten Netvisorin raporteista saa jo paljon dataa liiketoiminnan pyörittämiseen. Toinen vaihtoehto on valmiiksi rakennetut analytiikkatyökalut, joita Suomen markkinoilta löytyy parisenkymmentä vaihtoehtoa.

Kolmas, tällä hetkellä vahvasti kasvava trendi, ovat kansainväliset analytiikkaratkaisut, kuten Microsoftin PowerBook, Tableau tai Qlik. Niihin pystyy tuomaan monenlaisia datalähteitä ja ne ovat hyvin muokattavia.

– Ongelma on, että niitä on vaikea ottaa käyttöön, koska niitä ei ole lokalisoitu Suomeen. Sitä ongelmaa ratkaisemaan on tuotu BI Book, joka mahdollistaa näiden ohjelmistojen käyttöönoton napin painalluksella, Jonathan Teri kertoo.

Pelkkä BI-järjestelmän käyttöönotto ei riitä

Jonathan Teir kertoo, että usein yrittäjillä on se käsitys, että kun BI-järjestelmä otetaan käyttöön pyörii se sen jälkeen itsekseen ja tuottaa dataa. Näinhän se ei ole, vaan saadakseen parhaan mahdollisen hyödyn, täytyy ohjelmistoa käyttää aktiivisesti ja tehdä datan kanssa töitä. Niin sanotusti louhia sitä.

– Se vaatii iterointia. Dataa täytyy pyöritellä säännöllisesti. Etsiä ja löytää erilaisia kombinaatioita juuri nyt relevantteihin KPI-mittareihin. Liiketoiminta muuttuu koko ajan joko yrityksen sisäisten tai ulkoisten tekijöiden vuoksi ja näihin muutoksiin täytyy myös datalla reagoida, Teir muistuttaa.

Eikä pelkkä tietäminen ja asioiden ymmärtäminen riitä, vaan liiketoimintaa täytyy myös muuttaa saadun datan mukaisesti.

Jos harkitset analytiikkatyökalujen käyttöönottoa, aloita selvitystyö juttelemalla jonkun asiantuntijan kanssa. Tai kysy analytiikkatyökaluja käyttävältä yrittäjäkollegalta hänen kokemuksistaan. Toinen tapa on tutkia oman taloushallinto-ohjelmiston tarjontaa. Sieltä voi löytyä valmiita integraatioita, jolloin analytiikkatyökalun saa käyttöön vain nappia painamalla. Yleensä ohjelmistoja pääsee testaamaan ilmaiseksi.