Budjetti – miksi tekisin sen?

Tämä on hyvin yleinen kysymys pk-yrityksen talousasioista keskusteltaessa. Miksi meidän pitäisi tehdä budjetti, kun liiketoimintamme on melko tasaista vuodesta toiseen? Tai miksi laatia budjetti, kun siinä pysyminen on lähes mahdotonta liiketoiminnan jatkuvan muutoksen vuoksi? Minäpä kerron, miksi jokaisen yrityksen tulisi laatia budjetti.

Ensimmäiseksi vuosikymmenten kokemuksella voin sanoa, että budjetoivat yritykset pärjäävät paremmin. Oli tavoite pysyä nykytilanteessa tai kasvaa, on budjetilla merkittävä vaikutus molemmissa tapauksissa.

Kasvuyritykselle budjetti on erittäin tärkeä työkalu, jolla asetetaan tavoitteet. Numeraalisten tavoitteiden asetannan jälkeen päätetään, millä keinoin niihin halutaan päästä.

Kun ollaan saavutettu ihanteellinen yrityskoko ja tavoitellaan Status Quota, on budjetin tehtävä yhtä tärkeä, vaikkakin hieman erilainen. Silloin budjetilla voidaan suunnitella paremmin kulupuolta, jotta samasta liikevaihdosta saataisiin mahdollisimman hyvä tulos aikaiseksi.

Budjetti on suunnitelma, ei ennuste

Moni sekoittaa budjetin ennusteeseen, mikä saa heidät hylkäämään koko ajatuksen, koska yli vuosi sitten tehtyyn ennusteeseen on lähes mahdotonta päästä. Näinhän se usein on varsinkin, ellei ole suunniteltu toimenpiteitä lukujen tavoittamiseksi. Budjettia ei saa ajatella ennusteena, vaan se pitää nähdä suunnitelmana tai toimintasuunnitelman runkona.

Kun marraskuussa laaditaan ensi vuoden budjetti ja suunnitellaan riittävät toimenpiteet budjetin toteuttamiseksi, on budjetin lukuihin mahdollista jopa päästä.

Budjetti pitää nähdä suunnitelmana tai toimintasuunnitelman runkona

Ennusteilla sitten tarkennetaan tilannetta, jos alkuperäinen budjetti ei syystä tai toisesta toteudu. Ennusteita voidaan tehdä tilikauden loppuun tai rullaavasti sovitulle aikajänteelle esimerkiksi 12 kuukaudeksi eteenpäin. Ennusteiden kehitystä seuraamalla nähdään, miten tehdyt toimenpiteet toimivat ja pitääkö jotain muuttaa.

Voisin havainnollistaa suunnitelman ja ennusteen eroa kertomalla, että suunnittelen käyväni ensi juhannuksena saunassa. Saunominen on tavoite, johon voin vaikuttaa omilla toimillani. Jos sanon, että aattona paistaa aurinko, on se puolestaan ennustamista. Huomaatko eron?

Budjetti auttaa varautumaan

Jos et ole ennen laatinut yrityksellesi budjettia, on yhden budjetin laatiminen jo iso askel kohti parempaa suunnitelmallisuutta. Budjetteja kannattaa kuitenkin laatia useampia versioita, joista yksi sitten hyväksytään viralliseksi budjetiksi. Näin varaudut useampiin mahdollisiin skenaarioihin jo etukäteen. Hyvä olisi olla ainakin kolmenlaisia talousarvioita; pahin mahdollinen, paras mahdollinen ja realistinen.

Pelkästään näiden laskelmien tekeminen ei tietenkään riitä, vaan olennaisempaa on suunnitella, mitä kukin vaihtoehto tarkoittaa käytännössä. Miten toimitaan, jos pahin mahdollinen skenaario toteutuu? Entäs jos kauppa alkaakin käydä yli odotusten, mitä sitten kannattaa tehdä?

Budjetin heikkous on, että se laaditaan yleensä kalenterivuodelle ja sen näkymä tulevaisuuteen kapenee vuodenvaihteen lähestyessä. Rullaava ennuste laaditaan perinteisesti myös 12 kuukaudelle, mutta sitä voi muokata kuukausittain niin, että sinulla on koko ajan 12 kuukauden tuore näkymä eteenpäin, myös marraskuussa.

Budjetin suurin hyöty on, että yrityksen taloudesta vastuussa olevat saavat raamin

Kaikkein parasta olisi, jos yrityksellä olisi budjetissa määritellyt toiminnan tavoitteet ja raamit sekä siinä rinnalla rullaava ennuste, joka kertoo nopeammin ja selkeämmin toiminnan ja ympäristön muutosten vaikutukset yrityksen talouteen.

Budjetin suurin hyöty on, että yrityksen taloudesta vastuussa olevat saavat raamin, jossa toimia. He tietävät esimerkiksi, millaista myyntiä johto heiltä odottaa ja miten paljon kukin yksikkö voi käyttää kustannuksia toimintaansa.

Eli niissä yrityksissä, joissa ei tavoitella kasvua, budjetilla voidaan luoda parempi kulukuri. Se toimii insentiivinä, että pysytään tavoitteissa. Esimerkiksi, kun inflaatio nostaa kustannuksia, täytyy yrityksessä miettiä, saadaanko liikevaihtoa nostettua vai täytyykö kuluja karsia, jotta tulos pysyisi vähintään samana.

Netvisorin Controller auttaa budjettien ja ennusteiden laadinnassa

Netvisorin Controller on suunniteltu pk-yrityksen tarpeisiin ja se tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet yrityksen talouden seurantaan sekä budjetointiin ja ennustamiseen. Sen avulla budjettien ja ennusteiden laatiminen on helpompaa, kun edellisten vuosien toteumia voi käyttää pohjana ja esimerkiksi vain lisätä tavoittelemansa kasvu.

Controlleria on tänä vuonna kehitetty entistäkin paremmaksi. Sen suorityskykyä on parannettu, joten se pystyy nopeasti käsittelemään isojakin aineistomassoja. Samoin budjetoinnin ja ennusteen syöttöä on kehitetty käyttäjäystävällisemmäksi.

Käytettävyyttä on lisätty myös tuomalla Controlleriin tekstinmuokkausohjelmistoista tuttuja elementtejä, kuten leikkaa, kopioi ja liitä -toiminnot sekä undo- ja redo -toiminnot.