Kontor Helsinki automatisoi kirjanpidon – Kaikki ostolaskut käsitelty ennen kuin asiakkaat edes näkevät niitä

Harvoin pääsee todistamaan todellista mullistusta automaation kehityksessä. Nyt olen senkin kokenut. Aiemmassa blogissa Jarkko Iitiä Netvisorilta ja Joakim Kyllönen Accodelta avasivat uuden Netvisor Flow -nimeä kantavan automaatioalustan ideologiaa ja mahdollisuuksia. Netvisor Flow on rakennettu Accoden alustalle ja sen avulla tilitoimisto voi automatisoida kirjanpidon tehtäviä yli yritysrajojen massoina. Mutta, vasta nähtyäni sen käytännössä ymmärsin, miten käänteentekevä se on koko tilitoimistoalalle.

Kontor Helsingin tilitoimistoyrittäjät Margus Udam ja Petri Tykkä ovat olleet mukana pilotoimassa uutta automaatioalustaa. He ovat rakentaneet sillä automaatiosäännöstön, jonka avulla lähes kaikki ostolaskut kulkevat prosessin läpi ilman kirjanpitäjän toimia.

– Olemme pystyneet rakentamaan automaatiotyökalun kaikkiin käsityötä vaatineisiin ostolaskujen käsittelyvaiheisiin, jotka olemme huomanneet. Uusia juttuja tulee vastaan melkein päivittäin, mutta sitten vain mietimme, miten senkin saa automatisoitua ja toteutamme sen, Margus Udam kertoo.

Automaation kehitystä ilman koodausta

Netvisor Flow on toteutettu yhteistyössä Accoden kanssa. Sen avulla tilitoimisto voi täysin itsenäisesti rakentaa prosessiautomaation oman palvelumallin mukaisesti. Siis nimenomaan niin päin, että automaatio taipuu tilitoimiston prosesseihin.

Margus Udam ja Petri Tykkä ovat tilitoimistoyrittäjyytensä alusta alkaen pyrkineet löytämään parhaat työkalut ja kattavimman automaation toimintansa tueksi. Heidän ideologiansa on, että automaation ansiosta he voivat palvella asiakkaitaan tarkemmin ja henkilökohtaisemmin.

Sillä voi automatisoida aivan kaikki rutiinitehtävät, jotka vaativat käsityötä

– Oma Netvisor -yhteenvetonäkymässä kaikkien asiakkaiden laskut päätyvät yhdelle tehtävälistalle. Pelkästään jo se säästää aikaa valtavasti, kun ei tarvitse vaihtaa ympäristöä vähän väliä. Netvisor Flow puolestaan nostaa automaation aivan uudelle tasolle, Margus Udam iloitsee.

Uusi automaatioalusta on rakennettu niin, että työ ei vaadi koodaamista. Automaatio perustuu sääntöihin. Tykän ja Udamin mukaan työkalujen rakentaminen on suhteellisen helppoa.

– Tämä on muuttanut meillä tilanteen päälaelleen. Ennen meillä oli paljon ideoita, mutta ei työkaluja niiden toteuttamiseen. Nyt meillä on työkalut, eli enää täytyisi keksiä lisää ideoita, miten asioita voisi parantaa, Margus Udam kuvailee.

Vain mielikuvitus on rajana

Jo ensimmäisen puolen vuoden aikana automaation määrä kasvoi merkittävästi. He kertovat, että alkuun meni muutama viikko uuteen ohjelmistoon tutustuessa. Kun automaatioalustan ideologia avautui, ovat he sen jälkeen rakentaneet ennennäkemättömän määrän automaatiosääntöjä asiakkaidensa taloushallinnon hoitamiseen.

Automaation toimintaa ja sen hyötyjä on vaikea ymmärtää ilman konkreettisia esimerkkejä. Niinpä Margus Udam avaa automaatioalustan tietokoneen näytöllä ja näyttää minulle, millaisia sääntöjä he ovat kirjanpidon automatisointiin rakentaneet.

– Meillä on yleisiä sääntöjä, joiden läpi kaikki ostolaskut kulkevat. Sitten on omia automaatiotyökaluja esimerkiksi eri toimittajien laskuille, hän selittää esitellessään heidän rakentamaansa automaatiosäännöstöä.

Yksi Udamin ja Tykän rakentamista automaatiotyökaluista tunnistaa Elisan laskut, jotka pohjautuvat uuteen sopimukseen. Tällaisia laskuja varten asiakkaan pitää toimittaa tilitoimistolle tosite, josta saadaan ALV-tiedot. Työkalu ilmoittaa kyseisistä laskuista heti niiden saavuttua, jolloin asiakkaalta tiedetään pyytää tosite hyvissä ajoin.

Toinen Udamin ja Tykän rakentama työkalu tiliöi vakuutuslaskuja. Automaatiosäännöt helpottavat vakuutuslaskun tiliöintiä hakemalla automaattisesti mm. TyEL ja YEL-tietoja. Kolmas työkalu jaksottaa YEL-maksut oikein. Neljäs kopioi automaattisesti SEB-luottokorttilaskun tilikentässä olevat riviselitteet pääkirjalle.

Kaikki mitä on haluttu, on myös pystytty automatisoimaan

– Netvisor Flow:n selkeä vahvuus on automaatiosäännöissä. Sillä voi automatisoida aivan kaikki rutiinitehtävät, jotka vaativat käsityötä. Kaikki mitä on haluttu, on myös pystytty automatisoimaan, Margus Udam kertoo.

Kontor Helsingissä rakennettu siis pitkä lista yhteisiä sääntöjä, joiden kautta kaikki tilitoimiston laskut kulkevat. Lisäksi on mm. yksittäisille asiakkaille rakennettuja omia sääntöjä, jotka helpottavat varsinkin suuritöisissä ja kirjanpidon oikeellisuuden kannalta kriittisissä jaksotuksissa.

– Muutamalla asiakkaalla on todella paljon alihankintalaskuja, jotka laskutetaan kuun vaihteessa. Osassa päiväys on kuun lopussa, osassa kuun alussa, mutta kaikki kuuluvat kuitenki edelliselle kuukaudelle. Rakentamamme työkalu siirtää kaikki 1.-15. päivätyt laskut automaattisesti edelliselle kuukaudelle, Petri Tykkä kuvailee yhtä heidän rakentamaansa, merkittävästi aikaa säästävää työkalua.

Parempi näkyvyys automaation toimintaan

Yksi automaation käytön haasteista on aina ollut sen seuranta. Tilitoimistossa on ollut käytännössä mahdotonta seurata automaation tasoa ja sitä myötä myös sen kehittäminen on ollut haasteellista. Netvisor Flow tuo automaation johtamisen kirjanpitäjätasolta tilitoimistotasolle, jolloin kokonaisuuden hallinta on helpompaa. Käyttäjä näkee selkeästi, mikä on automaation ja käsin tehdyn työn suhde.

Järjestelmä seuraa ja kertoo, mitä tehtäviä voisi vielä automatisoida. Kontor Helsingillä yksi seurantatyökalu tarkistaa kaiken vielä kerran kirjanpidon lukitsemisen jälkeen. Se kertoo, mitä laskuja kirjanpitäjä on muokannut vielä automaattisen käsittelyn jälkeen Netvisorissa.

– Sen avulla pystymme poimimaan asiat, joita automaatio ei tee tai ne on jostain syystä menneet väärin ja me joudumme tekemään käsin Netvisorissa. Se paljastaa esimerkiksi, jos on joku lasku joudutaan aina jaksottamaan käsin, miehet kertovat.

Vapautunut aika käytetään palvelun kehittämiseen ja uusiin asiakkaisiin

Teemme haastattelua tiistaiaamuna kymmeneltä ja Petri Tykkä kertoo, että päivän kirjanpidolliset työt on periaatteessa jo tehty. Miten se on mahdollista, minä ihmettelen.

– Tällä hetkellä meillä ei ole työlistalla mitään. Kaikki tulleet ostolaskut on käsitelty ja tiliöity, Petri Tykkä kertoo.

Tykkä ja Udam kertovat, että Netvisor Flow:n myötä tekemisen laatu on parantunut. Kirjanpidon kirjaukset menevät todennäköisemmin samalla tavalla kuin edellisessä kuussa. Inhimillisten virheiden ja muutosten mahdollisuus on poistunut. Sen myötä aikaa on vapautunut asiakkaiden henkilökohtaisempaan palvelemiseen.

Tavoitteena on palvella asiakkaita paremmin ja siinä mielessä tilanne on muuttunut merkittävästi

– Me emme mittaa automaatioastetta tai aikasäästöä. Tavoitteena on palvella asiakkaita paremmin ja siinä mielessä tilanne on muuttunut merkittävästi. Meillä esimerkiksi kaikki ostolaskut on käsitelty, jaksotettu ja tiliöity jo ennen kuin asiakkaat edes näkevät niitä, Margus Udam kuvailee.

Kontor Helsingin yrittäjät näkivät Netvisor Flow -automaatioalustan tarjoamat hyödyt heti, kun kuulivat sen toimintaideologian. He kertovat olleensa todella innoissaan Netvisorin automaation kehityssuunnasta, sillä se oli juuri sitä, mitä he olivat tavoitelleet koko tilitoimistouransa ajan.

– Oma Netvisor-yhteenvetonäkymän ja Netvisor Flow -automaatioalustan avulla pääsemme vihdoin siihen, mitä koko yrityksen olemassaolon ajan olemme tavoitelleet. Peruskirjanpidon rutiinit hoituvat automaatiolla ja pystymme itse tekemään työtä joka kiinnostaa, eli palvelemaan asiakkaita, Petri Tykkä kuvailee.

Automaation vapauttamaa aikaa on Kontor Helsingissä käytetty palveluiden kehittämiseen. Asiakasyrityksille halutaan tarjota yhä enemmän arvoa tuottavaa palvelua. Jatkossa tavoitteena on myös kasvattaa yritystä maltillisesti uusasiakashankinnan kautta.

-Tavoite on jatkossakin olla pieni ja erinomainen tilitoimisto. Palvelun laatu on tärkeintä, Margus Udam painottaa.

Lisätietoa Oma Netvisorista ja Netvisor Flow:sta saat soittamalla puh. 010 5058 410 tai [email protected]