Automatisoitko kaaoksen? – Prosessit ovat palkanlaskennassa kaiken a ja o

Nykyaikainen taloushallinto-ohjelmisto nostaa huonot prosessit esiin armottomasti. Mutta usein ongelma ei ole järjestelmässä. Ongelma on siinä, että yritys yrittää automatisoida sekavaa toimintatapaa ilman, että itse ymmärtää omaa prosessiaan kokonaisuutena.

Automaatio ei korjaa kaaosta – se monistaa sen

Tämä näkyy erityisesti palkanlaskennassa. Jos vastuut ovat epäselvät, työvaiheet elävät tilanteen mukaan. Kun tieto liikkuu sähköposteissa, Excel-tiedostoissa ja WhatsApp-viesteissä, ei lopputulos voi olla tasalaatuinen, vaikka käytössä olisi kuinka hyvä ohjelmisto.

Balancolla lähdimme rakentamaan toimintaa täysin päinvastaisesta suunnasta. Ensin piti ymmärtää prosessi. Vasta sen jälkeen voitiin automatisoida.

Käyttöönotossa ratkaistaan enemmän kuin usein ajatellaan

Juuri käyttöönoton hetkessä määritetään, miten vahvaksi prosessi halutaan rakentaa. Päätetään, mistä tieto syntyy, kuka sen hyväksyy ja missä vaiheessa sitä käsitellään. Jos tämä vaihe tehdään huolimattomasti, ongelmat näkyvät jokaisessa palkka-ajossa sen jälkeen.

Palkanlaskenta on monessa yrityksessä kasvanut vuosien aikana kerros kerrokselta. Mukaan on tullut poikkeuksia, erityissääntöjä, “väliaikaisia” toimintatapoja ja manuaalisia pikaratkaisuja, jotka ovat jääneet pysyviksi. Lopulta kukaan ei enää täysin tiedä, miksi jokin asia tehdään tietyllä tavalla, mutta kaikki pelkäävät koskea siihen.

Järjestelmästä tulee helposti vain kallis kirjoituskone

Meidän tavoitteenamme on ollut purkaa ”näin on aina tehty” -ajattelu kokonaan. Jos työntekijä voi kirjata työaikansa itse mobiilisti, miksi sama tieto kulkisi vielä sähköpostin kautta palkanlaskijalle? Jos järjestelmä osaa antaa lisien hinnan automaattisesti, miksi joku syöttäisi niitä käsin? Ja jos tieto löytyy jo ohjelmasta, miksi siitä tehdään edelleen erillisiä Excel-raportteja?

Hyvä prosessi vähentää turhaa työtä

Totuus on, että moni taloushallinnon prosessi sisältää edelleen valtavan määrän täysin turhaa työtä.

Kun prosessit rakennetaan oikein, myös arki muuttuu, hallinnollinen työ vähenee ja tilaa jää itse liiketoiminnalle. Tiedetään, mistä tieto tulee, kuka sen on hyväksynyt ja missä vaiheessa mahdollinen ongelma on syntynyt. Vastuut ovat selkeät ja virheet löytyvät ennen kuin ne kasvavat kaaokseksi.

Turha työ maksaa aina jonkun aikaa, rahaa tai laatua

Netvisor tukee rakenteeltaan hyvin toimivaa palkkahallinnon prosessia, ja juuri siksi se on myös asiakkaan näkökulmasta vahva ratkaisu. Työajankirjaus, matkalaskut, palkkalaskelmat ja mobiilikäyttö löytyvät samasta ympäristöstä. Esihenkilö hyväksyy työajat ja matkalaskut, jonka jälkeen tieto siirtyy suoraan palkanlaskentaan ilman ylimääräisiä välivaiheita.

Kun tietoa hallitaan oikeassa paikassa heti alussa, sitä ei tarvitse myöhemmin korjata, tulkita tai siirtää käsin eteenpäin. Tämä on asia, jonka merkitystä aliarvioidaan taloushallinnossa jatkuvasti.

Moderni järjestelmä ei auta, jos toimintatavat ovat vanhat

Netvisor kehittyy tällä hetkellä todella nopeasti. Kehitystä tehdään aidosti käytännön työn näkökulmasta, eikä vain julkaista uusia ominaisuuksia ominaisuuksien vuoksi. Mutta samalla se tarkoittaa myös sitä, että vanhoihin toimintatapoihin ei voi jäädä kiinni.

Yksi hyvä esimerkki vanhasta ajattelusta on tapa, jolla taloushallinnossa edelleen tehdään asioita “kerran vuodessa”. Vaikka tulorekisteri muutti palkanlaskennan rytmin käytännössä kuukausitasoiseksi jo vuosia sitten, moni prosessi elää edelleen vanhan vuosiajattelun mukaan.

Tästä hyvä havainnollistus on lomapalkkavelka. Monessa yrityksessä sitä tarkastellaan kunnolla vasta tilinpäätöshetkellä. Silloin huomataan yhtäkkiä suuret heilahtelut tuloksessa. Yritys onkin tehnyt koko vuoden päätöksiä palkkauksia, investointeja, bonuksia luvuilla, jotka eivät olekaan pitäneet paikkaansa.

Todellisuudessa ongelma ei synny tilinpäätöksessä. Se syntyy niissä yhdestätoista kuukaudessa, jolloin asiaa ei ole seurattu riittävän tarkasti

Meillä Balancolla lomapalkkavelan täsmäävyydestä huolehditaan joka kuukausi. Tällöin kyse ei ole enää kerran vuodessa tehtävästä pakollisesta korjausliikkeestä, vaan jatkuvasti ylläpidetystä ja luotettavasta datasta. Yrityksen luvut eivät elä yllätyksistä tai piilovelasta toiseen, vaan tieto pysyy hallinnassa koko ajan. Ei vain tilinpäätöspäivänä.

Jos prosesseja ei uskalleta kyseenalaistaa säännöllisesti, yritys alkaa hyvin nopeasti tehdä modernilla ohjelmistolla vanhanaikaista työtä.

Lopulta kyse on ymmärryksestä

Silti kaikkein tärkein asia ei ole automaatio. Tärkeintä on ymmärrys. Liian usein ajatellaan, että moderni ohjelmisto hoitaa kaiken itsestään. Ei hoida. Järjestelmä on juuri niin hyvä kuin ne ihmiset ja prosessit, jotka sitä käyttävät. Jos käyttäjä ei ymmärrä, mitä järjestelmässä tapahtuu, virheet eivät vähene, vaan ne vain muuttuvat vaikeammin havaittaviksi.

Siksi olemme panostaneet paljon siihen, että meidän asiantuntijamme eivät vain “paina nappeja”. He ymmärtävät, mitä ohjelma tekee, miksi se tekee niin ja mitä vaikutuksia eri työvaiheilla on kokonaisuuteen.

Lopulta laadukas palkanlaskenta ei synny siitä, että käytössä on hieno järjestelmä. Se syntyy siitä, että ihmiset, prosessit ja teknologia toimivat yhdessä ilman turhaa kitkaa.

Hyvä asiantuntija ei vain käytä järjestelmää.
Hän ymmärtää sitä.

Kirjoittaja Riina Ahlgren on palkanlaskennan erityisasiantuntija Balanco tilitoimistossa

Vieraskynä-kirjoittajat ovat Netvisor-kumppaneilla työskenteleviä asiantuntijoita. Heillä on vahvaa käytännön kokemusta Netvisorin ja sen integraatioiden käytöstä työssään.