Toiminimen kirjanpito – miten se on paras hoitaa?

Toiminimen kirjanpito voidaan hoitaa yhdenkertaisena tai kahdenkertaisena. Yhdenkertainen kirjanpito onnistuu esimerkiksi Excelissä ja sen pystyy hoitamaan itse, kun on taloushallinnon perusteet hallussa. Toiminimenkin on kuitenkin suositeltavaa tehdä kirjanpito kahdenkertaisena, jos yritystoiminta on päätoimista ja/tai tositteita muodostuu paljon.

Suomen noin 625 000 kaupparekisterissä olevasta yrityksestä vajaat 230 000 on yksityisiä elinkeinonharjoittajia eli toiminimiyrittäjiä. Moni yrittäjä päätyy yksityiseksi elinkeinonharjoittajaksi, koska se on hieman osakeyhtiötä kevyempi yrittämisen muoto. Yksityisen elinkeinonharjoittajan on esimerkiksi mahdollista hoitaa kirjanpitonsa yhdenkertaisena, kun osakeyhtiön on lain mukaan pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa.

Heti alkuun on pakko sanoa, että vaikka yhdenkertainen kirjanpito voi vaikuttaa helpommalta vaihtoehdolta, kannattaa kahdenkertaista kirjanpitoa ainakin harkita. Nykyaikaisilla ohjelmistoilla sen tekeminen ei ole läheskään yhtä haastavaa kuin debetien ja kreditien hallinnointi käsin jossain taulukko-ohjelmassa. Lisäksi siitä saa monia sellaisia hyötyjä, joita yhdenkertainen kirjanpito ei pysty tarjoamaan. Voit lukea lisää aiheesta tästä blogista.

Toiminimen kirjanpito on velvollisuus

Jokainen yritys on Suomessa kirjanpitovelvollinen. Yksityisen elinkeinonharjoittajan on pidettävä sitä erillään henkilökohtaisesta taloudestaan, vaikka hän onkin henkilökohtaisesti vastuussa liiketoiminnasta, esimerkiksi sen veloista.

Toiminimen kirjanpito voidaan hoitaa muista yritysmuodoista poiketen yhdenkertaisena, jos kahdella peräkkäisellä tilikaudella on täyttynyt korkeintaan yksi seuraavista edellytyksistä:

1. taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
2. liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa tai
3. palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Toiminimiyrittäjä voi siis pitää yhdenkertaista kirjanpitoa edelleen vaikka hänen liikevaihtonsa olisi yli 200 000 euroa, jos taseen loppusumma jää alle 100 000 euroon ja vuoden keskimääräinen henkilöstömäärä jää kolmeen tai alle.

Yhdenkertainen kirjanpito

Yhdenkertainen kirjanpito perustuu päivättyihin ja numeroituihin kuitteihin ja tositteisiin. Kirjanpitolain mukaan tositteet ja kuitit tulee säilyttää 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä, aivan kuten muukin kirjanpitoaineisto, esim. kirjanpito ja tilinpäätös.

Toiminimiyrittäjällä on hyvä olla erillinen pankkitili liiketoimintaansa varten. Sen lisäksi, että se helpottaa huomattavasti yrityksen ja omien rahojen pitämistä erillään, se helpottaa myös kirjanpitoa. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa riittää, kun jokaiselle tilitapahtumalle löytyy tosite. Tositteita ovat esimerkiksi laskut ja ostokuitit. Joskus myös yksinkertainen selitekin riittää, esim. yksityisotto.

Yhdenkertaista kirjanpitoa on suhteellisen helppo pitää itse, jos tilitapahtumia on vähän. Kirjanpidon pitäminen vie kuitenkin paljon aikaa, jos tapahtumia ja tositteita on paljon. Täysipäiväisellä yrittäjällä se voi haukata leijonanosan tuottavasta liiketoiminta- tai vapaa-ajasta. Yhdenkertaista kirjanpitoa voi suositella oikeastaan vain sivutoimisille yrittäjille tai yrittäjille, joilla ei tule paljon tositteita.

Kirjanpidon pitäminen itse vie paljon aikaa, jos tapahtumia ja tositteita on paljon

Laki ei määritä yhdenkertaiselle kirjanpidolle tiettyä muotoa, mutta sen tulee kuitenkin täyttää tietyt kirjanpitolain ehdot. Yhdenkertaisen kirjanpidon tulee myös noudattaa hyvää kirjanpitotapaa ja siihen tulee merkitä selkeästi ostovelkojen ja myyntisaamisten määrä, verot sekä liiketapahtumina menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät.

Yhdenkertaiseen kirjanpitoon riittää helposti Excel tai mikä tahansa muu laskentataulukko-ohjelma. Se kannattaa pitää maksusuoritteisena, eli tapahtumat kirjataan maksupäivän mukaan. Näin ollen kirjanpito täsmää veroilmoituksen täyttötapaan, mikä helpottaa huomattavasti veroilmoituksen tekoa.

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että jos menot ja tulot kirjataan maksuperusteen mukaan, on ostovelat ja myyntisaamiset voitava jatkuvasti selvittää. Esimerkiksi, mitä laskuja sinulla on maksamattomana pöydän kulmalla tai keneltä asiakkaalta on maksut vielä saamatta.

Tilikauden päätyttyä tehdään tilinpäätös

Tilinpäätökseen kuuluu tuloslaskelma, tase, liitetiedot sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Sen tekeminen vaatii jo hyvää ymmärrystä kirjanpidosta. Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävän toiminimiyrittäjän ei kuitenkaan tarvitse välttämättä tehdä tilinpäätöstä.

Toiminimiyrittäjä on velvollinen laatimaan tilinpäätöksen, jos kahdella peräkkäisellä tilikaudella on ylittynyt vähintään kaksi seuraavista rajoista:

1. taseen loppusumma 350 000 euroa
2. liikevaihto 700 000 euroa
3. tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä.

Poikkeuksen muodostaa kalenterivuodesta poikkeava tilikausi. Jos toiminimiyrittäjä haluaa tilikaudeksi jonkun muun kuin kalenterivuoden, täytyy hänen tehdä tilinpäätös. Tämä on hyvä huomioida, jos ei halua tehdä tilinpäätöstä.

Suosittelemme kahdenkertaista kirjanpitoa

Vaikka toiminimen kirjanpito voi kuulostaa houkuttelevan helpolta hoitaa yhdenkertaisena, vaatii se kuitenkin jonkinlaista perehtymistä kirjanpidon koukeroihin. Yhdenkertainen kirjanpito on myös puhdasta käsityötä, numeroiden siirtelyä tositteilta taulukoihin ja kuittien säilyttämistä mapeissa tai koneen kovalevyllä.

Kahdenkertainen kirjanpito, vaikka voi kuulostaakin hankalalta, on nykyaikana itseasiassa se helpompi tapa. Jos on jo perehtynyt kirjanpitoon, voi pienen yrityksen kirjanpito onnistua nykyaikaisella taloushallinto-ohjelmistolla ihan itsenäisestikin. Ohjelmisto hoitaa monet kahdenkertaisen kirjanpidon kirjaukset ja tiliöinnit automaattisesti.

Ei jälkiviisastelua, vaan ennakoiva ote bisneksen pyörittämiseen

Taloushallinto-ohjelmisto ja kahdenkertainen kirjanpito tuovat sinulle myös monia merkittäviä hyötyjä. Esimerkiksi ohjelmistoissa on valmiina laskutusohjelma, jolla myyntilaskujen luonti ja lähettäminen onnistuu sähköisesti. Se nopeuttaa laskutusta ja myös tulojen tuloutusta, sillä sähköiset laskut maksetaan tutkitusti paremmin ajallaan. Ohjelmisto tuo tarkkuutta laskutukseen, eikä yhtään ostolaskuakaan unohdu maksaa.

Merkittävin hyöty ehkä kuitenkin on ohjelmistosta saatava taloustieto, jonka avulla pysyt paremmin selvillä liiketoimintasi kannattavuudesta, kustannussyöpöistä, hyvistä ja huonoista asiakkaista, asiakkaiden maksutavoista jne. Ohjelmistot kertovat myös, milloin sinulla on rahaa laskujen maksuun ja milloin täytyisi toimia kassavirran suunnan kääntämiseksi positiivisemmaksi.

Ohjelmistoissa osto- ja myyntivelat näkyvät kassavirrassa ennusteena, joka tarjoaa näkymän yrityksesi lähiviikkojen ja -kuukausien talouteen. Ei enää jälkiviisastelua yrityksen talousasioissa, vaan ennakoiva ote bisneksen pyörittämiseen.

Stressivapaampaa yrittämistä

Edellisten lisäksi tilinpäätöksen laatiminen onnistuu taloushallinto-ohjelmistossa todella kätevästi, kun läpi vuoden on jo tehty tilinpäätöstasoista kirjanpitoa. Stressi on todella paljon pienempi, kun kaikki tositteet ovat tallessa sähköisessä muodossa. Myös kirjanpitoaineisto säilyy taloushallinto-ohjelmistossa tallessa, eikä mappeja tarvitse säilyttää toimistolla hyllykaupalla.

Toinen selkeä suosituksemme on kirjanpitäjän palkkaaminen. Yrityksen talous ei ole asia, jonka haluat hoitaa vasemmalla kädellä. Tilitoimistopalvelu maksaa toki jonkin verran, mutta hyvä tilitoimisto maksaa kyllä itsensä takaisin saatuna neuvontana yrityksen kehittämiseen, verosuunnitteluun jne.