Kirjanpitovelvollisuus on oikeasti mahdollisuus

Suomessa jokainen yritys, yhdistys ja säätiö on kirjanpitovelvollinen. Kirjanpitovelvollisuus pitää sisällään liiketapahtumien kirjaamisen, tilinpäätöksen laadinnan ja kirjanpitoaineiston säilyttämisen. Vastuu kirjanpidosta on johdolla; toimitusjohtajalla ja hallituksella. Johto on velvollinen huolehtimaan, että yrityksellä, yhdistyksellä ja säätiöllä on kirjanpito ja se on hoidettu lakien ja sääntöjen mukaisesti.

Yrityskoosta ja -muodosta riippuu, täytyykö sille laatia yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito. Lähtökohtaisesti jokaisen yrityksen kannattaa tehdä kahdenkertainen kirjanpito, mutta lain mukaan yksityisellä ammatin- tai liikkeenharjoittajalla, jonka toiminta on pienimuotoista, riittää yhdenkertainen kirjanpito.

Kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönnistä puolestaan seuraa rangaistus. Rangaistukset vaihtelevat sakoista jopa neljän vuoden vankeuteen.

Miksi?

Kirjanpitolain ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti laaditulla kirjanpidolla yritys pystyy todentamaan, mistä sen saamat rahat ovat tulleet ja mihin niitä on käytetty. Kirjanpito antaa tietoa verotusta, hallitusta, rahoittajia ja omistajia varten. Toiminimiyrittäjillä se auttaa myös pitämään erillään yrittäjän ja yrityksen varallisuuden. Kirjanpidon avulla yritys voi myös tarvittaessa osoittaa toimivansa lakien ja sääntöjen mukaisesti ja ettei sitä käytetä esimerkiksi rahanpesuun.

Ajantasainen kirjanpito on usein myös edellytys lainan tai rahoituksen saamiselle. Pankit ja rahoittajat haluavat nähdä yrityksen todellisen taloustilanteen, miten se on kehittynyt ja miltä tulevaisuus näyttää. Tilinpäätöksen ja välitilinpäätöksen lisäksi ne vaativat usein muitakin talousraportteja päätöksentekonsa tueksi, kuten budjetin ja kassavirtalaskelman. Esimerkiksi lyhytaikaista lainaa haettaessa myös lainan hinta ja suuruus voivat perustua kirjanpidon ja tilinpäätöksen lukuihin.

Lakien ja viranomaisvaateiden toteuttamisen lisäksi kirjanpidosta on yrittäjälle myös paljon hyötyä.

Jos haaveena on myydä yritys ja jäädä vaikkapa hyvin ansaituille eläkepäiville, kannattaa kirjanpito ja hallinto laittaa hyvissä ajoin kuntoon myös pienissä yrityksissä. Hyvän hallintotavan mukaiset ja ajantasaiset asiakirjat nostavat omalta osaltaan yrityksen arvoa, kun taas hieman sinne päin hoidettu kirjanpito voi jopa nousta esteeksi kaupanteolle.

Lakien ja viranomaisvaateiden toteuttamisen lisäksi kirjanpidosta on yrittäjälle myös paljon hyötyä. Se ei ole vain välttämätön paha, vaan antaa tärkeää tietoa yrityksen toiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten. Esimerkiksi budjetin laatiminen on huomattavasti helpompaa, kun käytettävissä on ajantasainen kirjanpito ja edellisten vuosien tilinpäätökset. Kirjanpidon avulla pysyt myös ajan tasalla kuluista ja saatavista sekä näet taloutesi tulevaisuuteen, jolloin pystyt myös reagoimaan muuttuviin tilanteisiin etupainotteisesti.

Mitä kirjanpidosta pitää näkyä?

Ajantasaisesta kirjanpidosta pitää siis saada selkeä kuva yrityksesi taloudellisesta tilasta. Sen avulla pitää pystyä selvittämään jälkeenpäin, mistä ja miten yrityksen menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät ovat muodostuneet. Toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kirjanpitovelvollisen yrityksen tuloksesta ja sen taloudellisesta asemasta. Liitetiedoissa tulee ilmoittaa tarpeelliset lisätiedot.

Parhaan käsityksen näistä saa kahdenkertaisessa kirjanpidossa, jossa kaikki tapahtumat kirjataan, debet- ja kredit-tileille. Kahdenkertainen kirjanpito voi olla hankalaa tehdä itse, mutta sen avulla virheiden mahdollisuus jää hyvin pieneksi ja tulojen ja menojen seuraaminen on helppoa, kun jokaisesta tapahtumasta löytyy vastaava kirjaus sekä debet- että kredit-puolella.

Sähköisen järjestelmän avulla kirjanpito on helppoa

Kahdenkertainen kirjanpito onnistuu jokaiselta, kun ottaa avuksi sähköisen kirjanpitojärjestelmän. Sähköisissä järjestelmissä automaatio oppii kirjaamaan tapahtumat automaattisesti järjestelmään määritellyille oletustileille. Kun teet järjestelmässä laskun, lähetät sen asiakkaalle ja hän maksaa sen pankkitilillesi oikealla viitetiedolla, kirjaa sähköinen kirjanpitojärjestelmä suorituksen oikeille kirjanpidon tileille automaattisesti etukäteen tehtyjen sääntöjen mukaisesti. Vastaavasti ostolaskun asiatarkastuksen yhteydessä järjestelmä kirjaa laskusta automaattisesti tositteen annettujen pohjatietojen perusteella.

Sähköinen kirjanpitojärjestelmä on paljon muutakin kuin pilvessä toimiva Excel-taulukkolaskenta. Sen avulla pääset tutkimaan yrityksesi talousdataa syvällisemmin, näkemään menneen lisäksi myös tulevaan ja pystyt ennakoimaan yrityksesi tulevia taloustarpeita. Sähköisen kirjanpidon ansiosta sinulla on halutessasi käytössäsi monia erilaisia raportteja, liikevaihdosta kassavirtaan, kuluyhteenvetoihin ja kannattavuusraportteihin. Niiden ansiosta opit yrityksestäsi uusia asioita, pystyt ennakoimaan käytettävissä olevan käteisen määrää kuukausia etukäteen ja tekemään päätöksiä dataan, ei mutuun pohjautuen.

Sähköisen kirjanpitojärjestelmän avulla pystyt tekemään päätöksiä dataan, ei mutuun pohjautuen.

Sähköinen järjestelmä kulkee mukanasi kaikkialle. Mobiilisovellusten avulla voit esimerkiksi tehdä matkalaskun taksikuitista heti taksista jäätyäsi, eikä sinun tarvitse säilytellä kuitteja toimistolle asti kirjanpitoon kirjaamista ja mappiin säilömistä varten.

Sähköinen järjestelmä toimii siis myös kirjanpidon aineiston arkistona. Kun kuitit, laskut ja tositteet on kaikki tallennettu sähköiseen muotoon, ne säilyvät varmassa tallessa ja tilintarkastajakin saa ne sieltä helposti nähtävilleen. Kun laki ja verottaja vaativat kirjanpidon tositteiden säilyttämistä vähintään kuusi vuotta, sekä tilinpäätösten ja muiden kirjanpidollisten dokumenttien vähintään kymmenen vuotta, kertyy paperia arkistokaappeihin melkoiset määrät. Sähköisessä muodossa ne ovat varmassa tallessa, eivätkä vie lainkaan tilaa toimistosi kaapeissa.

Tutustu Netvisor taloushallinto-ohjelmiston kirjanpitoon.