Kirjanpitolaki lyhyesti: mitä jokaisen yrittäjän pitää tietää

Suomessa jokainen yritys, yhdistys ja säätiö on kirjanpitovelvollinen. Kirjanpitolaki määrittää, mitä tämä velvollisuus pitää sisällään: liiketapahtumien kirjaamisen, tilinpäätöksen laadinnan ja kirjanpitoaineiston säilyttämisen. Vastuu kirjanpidosta on aina johdolla eli toimitusjohtajalla ja hallituksella. Johdon täytyy huolehtia, että yrityksellä, yhdistyksellä tai säätiöllä on kirjanpito ja että se on hoidettu kirjanpitolain ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti.

Yrityksesi koosta ja muodosta riippuu, täytyykö sinun laatia yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito. Lähtökohtaisesti jokaisen yrityksen kannattaa tehdä kahdenkertainen kirjanpito ›, mutta kirjanpitolain mukaan yksityiselle ammatin- tai liikkeenharjoittajalle, jonka toiminta on pienimuotoista , riittää yhdenkertainen kirjanpito.

Kirjanpitolain laiminlyönnistä seuraa rangaistus. Rangaistukset vaihtelevat sakoista jopa neljän vuoden vankeuteen.

Miksi kirjanpitolaki on tärkeä sinulle?

Kun laadit kirjanpitosi kirjanpitolain ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti, pystyt todentamaan, mistä yrityksesi saamat rahat ovat tulleet ja mihin niitä on käytetty. Kirjanpito antaa tietoa verottajalle, hallituksellesi, rahoittajillesi ja omistajillesi.

Jos toimit toiminimellä, kirjanpito auttaa sinua myös pitämään oman ja yrityksesi varallisuuden erillään. Sen avulla osoitat tarvittaessa myös, että toimit lakien ja sääntöjen mukaisesti ja ettei yritystäsi käytetä esimerkiksi rahanpesuun.

Ajantasainen kirjanpito on usein myös edellytys lainan tai rahoituksen saamiselle. Pankit ja rahoittajat haluavat nähdä yrityksesi todellisen taloustilanteen: miten se on kehittynyt ja miltä tulevaisuus näyttää.

Tilinpäätöksen ja välitilinpäätöksen lisäksi ne vaativat usein muitakin talousraportteja päätöksentekonsa tueksi, kuten budjettia ja kassavirtalaskelmaa. Esimerkiksi lyhytaikaista lainaa hakiessasi myös lainan hinta ja suuruus voivat perustua kirjanpitosi ja tilinpäätöksesi lukuihin.

Auttaa pitämään talouden kurissa ja jopa nostaa yrityksen arvoa

Lakien ja viranomaisvaateiden täyttämisen lisäksi kirjanpidosta on sinulle yrittäjänä myös paljon hyötyä. Se ei ole vain välttämätön paha, vaan antaa sinulle tärkeää tietoa yrityksesi toiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten.

Budjetin laatiminen on huomattavasti helpompaa, kun käytössäsi on ajantasainen kirjanpito ja edellisten vuosien tilinpäätökset. Kirjanpidon avulla pysyt myös ajan tasalla kuluistasi ja saatavistasi sekä näet talouteesi tulevaisuuteen, jolloin pystyt reagoimaan muuttuviin tilanteisiin etupainotteisesti.

Jos haaveilet yrityksesi myymisestä ja hyvin ansaituista eläkepäivistä, kannattaa kirjanpito ja hallinto laittaa hyvissä ajoin kuntoon myös pienessä yrityksessä. Hyvän hallintotavan mukaiset ja ajantasaiset asiakirjat nostavat omalta osaltaan yrityksesi arvoa, kun taas huolimattomasti hoidettu kirjanpito voi jopa nousta esteeksi kaupanteolle.

Mitä kirjanpitolain mukaisesta kirjanpidosta pitää näkyä?

Ajantasaisesta kirjanpidosta pitää saada selkeä kuva yrityksesi taloudellisesta tilasta. Sen avulla sinun täytyy pystyä selvittämään jälkeenpäin, mistä ja miten yrityksesi menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät ovat muodostuneet.

Toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot yrityksesi tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Liitetiedoissa sinun tulee ilmoittaa tarpeelliset lisätiedot.

Parhaan käsityksen näistä saat kahdenkertaisessa kirjanpidossa, jossa kirjaat kaikki tapahtumat debet- ja kredit-tileille. Kahdenkertainen kirjanpito voi olla hankalaa tehdä itse, mutta sen avulla virheiden mahdollisuus jää hyvin pieneksi ja tulojen ja menojen seuraaminen on helppoa, kun jokaisesta tapahtumasta löytyy vastaava kirjaus sekä debet- että kredit-puolella.

Sähköisen järjestelmän avulla kirjanpito on helppoa

Kahdenkertainen kirjanpito onnistuu keneltä tahansa, kun otat avuksi sähköisen taloushallinto-ohjelmiston. Sähköisissä järjestelmissä automaatio kirjaa tapahtumat itsestään järjestelmään määritellyille oletustileille.

Kun teet ohjelmistossa laskun, lähetät sen asiakkaallesi ja hän maksaa sen pankkitilillesi oikealla viitetiedolla, kirjaa taloushallinto-ohjelmisto suorituksen oikeille kirjanpidon tileille automaattisesti etukäteen tehtyjen sääntöjen mukaisesti.

Vastaavasti ostolaskun asiatarkastuksen yhteydessä ohjelmisto kirjaa laskusta automaattisesti tositteen annettujen pohjatietojen perusteella.

Taloushallinto-ohjelmisto on paljon muutakin kuin pilvessä toimiva taulukkolaskenta. Sen avulla pääset tutkimaan yrityksesi talousdataa syvällisemmin, näet menneen lisäksi myös tulevaan ja pystyt ennakoimaan yrityksesi tulevia taloustarpeita.

Sähköisen kirjanpidon ansiosta käytössäsi on halutessasi monia erilaisia raportteja liikevaihdosta kassavirtaan, kuluyhteenvetoihin ja kannattavuusraportteihin. Niiden ansiosta opit yrityksestäsi uusia asioita, pystyt ennakoimaan käytettävissä olevan käteisen määrää kuukausia etukäteen ja teet päätöksiä datan, et mutun pohjalta.

Sähköinen järjestelmä kulkee mukanasi kaikkialle. Mobiilisovelluksen avulla voit tehdä matkalaskun taksikuitista heti taksista jäätyäsi, eikä sinun tarvitse säilytellä kuitteja toimistolle asti kirjanpitoon kirjaamista ja mappiin säilömistä varten.

Sähköinen järjestelmä toimii siis myös kirjanpidon aineiston arkistona. Kun tallennat kuitit, laskut ja tositteet sähköiseen muotoon, ne säilyvät varmassa tallessa ja tilintarkastajakin saa ne sieltä helposti nähtävilleen.

Kirjanpitolaki ja verottaja vaativat kirjanpidon tositteiden säilyttämistä vähintään kuusi vuotta sekä tilinpäätösten ja muiden kirjanpidollisten dokumenttien vähintään kymmenen vuotta, joten paperia kertyy arkistokaappeihin melkoiset määrät. Sähköisessä muodossa ne pysyvät varmassa tallessa eivätkä vie lainkaan tilaa toimistosi kaapeissa.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.