Kirjanpitoaineiston turvallinen arkistointi ja säilytys
- Kirjanpitoaineistolla on lakisääteiset säilytysajat: tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo 10 vuotta, tositteet ja kirjeenvaihto vähintään 6 vuotta.
- Paperiarkisto aiheuttaa tila- ja riskiongelmia: kaapit vievät tilaa yrityksen kasvaessa, ja tulipalo tai vesivahinko voi tuhota aineiston kokonaan.
- Pilvipalvelu ratkaisee säilytyksen turvallisesti: taloushallinto-ohjelmisto tarjoaa mitoitetun tallennustilan, automaattisen varmuuskopioinnin ja paremman tietoturvan kuin oma arkistokaappi.
- Sähköinen arkisto helpottaa myös arkea: käyttöoikeuden omaavat löytävät tiedot nopeasti, tilintarkastus sujuu jouhevammin, ja tilinpäätöksen voi allekirjoittaa sähköisesti ilman jälkikäteistä muokkausmahdollisuutta.
Kirjanpitoaineiston säilytys on lakisääteinen velvollisuus, joka aiheuttaa usein päänvaivaa yrityksen talousosastolla. Kirjanpitolaki edellyttää, että säilytät tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, kirjanpidot, tililuettelon, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelon kirjanpidoista ja aineistoista vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskevan kirjeenvaihdon ja muun kirjanpitoaineiston sinun täytyy säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Kuitteja, laskuja, tilinpäätöksiä, toimintakertomuksia ja monenlaisia dokumentteja kertyy vuosien saatossa helposti useita arkistokaapillisia. Laki edellyttää myös, että säilytät ne niin, että niiden sisältöä voi tarkastella vaikeuksitta. Sinun täytyy siis löytää viranomaisten vaatimat dokumentit kaapeistasi helposti ja nopeasti, kun he niitä pyytävät.
Paperisten dokumenttien arkistoiminen vuosikausiksi aiheuttaa monia ongelmia. Yksi niistä on tilaongelma: tarvitset uusia arkistokaappeja sitä mukaa, kun yrityksesi toiminta laajenee ja tositteiden määrä kasvaa. Toimitilojen vaihdoksen yhteydessä arkistokaapit sisältöineen ovat arvotavaraa, jonka täytyy kulkea varoen ja pysyä järjestyksessä.
Tulipalo tai vesivahinko voisi tehdä pahaa jälkeä arkistollesi. Ainoa täysin turvallinen paikka tällaisissa katastrofeissa on tallennustila pilvipalvelussa.
Kirjanpitoaineiston säilytys turvallisesti pilvessä
Kun otat käyttöösi sähköisen taloushallinto-ohjelmiston, saat samalla riittävän määrän tallennustilaa kirjanpitoaineistosi arkistointia varten. Mitoitamme tallennustilan aina sinun tarpeidesi mukaan. Pilveen taltioituna arkistosi on suojassa vahingoilta ja varmuuskopioituna erilliseen varmuuskopiointijärjestelmään.
Arkistoosi tallentuvat automaattisesti kaikki tilikauteen liittyvät tilinpäätös- ja muut dokumentit, kuten kirjanpitoon tallennetut tositteet. Voit arkistoida sinne myös muita yritykseesi liittyviä dokumentteja, kuten kokouspöytäkirjoja, yhteistyösopimuksia ja kauppakirjoja.
Pilvessä kirjanpitosi on myös turvassa ulkopuolisilta silmiltä. Palveluntarjoaja tarjoaa arkistollesi todennäköisesti huomattavasti paremman tietoturvan kuin mitä pystyisit itse hankkimaan omalle tietokoneellesi tai arkistokaapeillesi.
Sähköiseen arkistoon pääsevät katsomaan tietoja vain ne henkilöt, joilla on käyttöoikeus. Tarvittaessa he löytävät minkä tahansa arkistoidun vuoden tilinpäätöstiedot nähtäville helposti. Sähköinen arkisto myös nopeuttaa ja tarkentaa tilintarkastusta verrattuna mappien selaamiseen.
Esimerkiksi Netvisor-taloushallinto-ohjelmistossa voit allekirjoittaa tilinpäätöksen myös sähköisesti tilikausiarkiston kautta. Kun tallennat ja allekirjoitat tilinpäätösasiakirjat sähköisesti, et pääse enää muuttamaan niitä jälkikäteen, jolloin myös väärinkäytösten mahdollisuus pienenee.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
