Tilinpäätökseen valmistautuminen: 6 vinkkiä kirjanpitäjälle

Tilinpäätökseen valmistautuminen alkaa jo tilikauden aikana. Kun pidät kirjanpidon ajan tasalla, tyhjennät selvittelytilit ja täsmäytät reskontrat joka kuukausi, tilinpäätöskaudelle jää vain viimeisen kuukauden tarkistukset. Netvisorin asiantuntijat kokosivat kuusi vinkkiä, joilla kirjanpitäjä välttää kevään kiireen.

Tilinpäätöksen laatimiseen on 4 kuukautta aikaa

Kirjanpitolaki edellyttää, että yritys laatii tilinpäätöksen neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos asiakkaasi tilikausi päättyy 31.12., tilinpäätöksen on oltava valmis viimeistään 30.4. Kun usean asiakkaan tilikausi päättyy samaan aikaan, kevät on tilitoimiston kiireisin kausi, ja jokainen tilikauden aikana tehty tarkistus keventää sitä.

1. Pidä kirjanpito ajan tasalla koko tilikauden

Ajantasainen kirjanpito on tilinpäätökseen valmistautumisen tärkein vinkki. Kun pyydät kuitit, tositteiden lisätiedot ja kirjanpitoon vaikuttavat sopimukset asiakkaalta heti, et joudu etsimään niitä tammikuussa. Tee myös jaksotukset oikeille kuukausille sitä mukaa, kun tiedot tulevat. Näin jokainen kuukausi on valmis, kun suljet kauden.

2. Tyhjennä selvittelytilit kuukausittain

Selvittelytili on väliaikainen tili, jolle kirjaat tapahtumat, joiden oikeaa tiliä et vielä tiedä. Kun selvität selvittelytilin tapahtumat kuukausittain ja siirrät ne oikeille tileilleen, muistat vielä, mistä kukin tapahtuma johtui. Vuoden vanhan epämääräisen merkinnän selvittäminen vie moninkertaisesti aikaa ja vaatii usein yhteydenoton asiakkaaseen keskellä kiireisintä kautta.

3. Tee tase-erittelyt jo tilikauden aikana

Tase-erittely on asiakirja, joka osoittaa, mistä kunkin tasetilin saldo muodostuu. Kirjanpitolaki edellyttää tase-erittelyt tilinpäätöksen yhteydessä, mutta niitä ei kannata jättää kevääseen. Kun teet tase-erittelyt kuukausittain, huomaat virheet ja puuttuvat kirjaukset heti. Tilinpäätöksessä riittää silloin viimeisen kuukauden tarkistus.

4. Täsmäytä reskontrat kirjanpitoon joka kuukausi

Reskontran täsmäytys tarkoittaa, että vertaat myynti- ja ostoreskontran avoimia eriä kirjanpidon saamis- ja velkatilien saldoihin. Jos reskontra ja kirjanpito eivät täsmää, ero kertautuu joka kuukausi, ja tilinpäätöksen aikaan edessä on kahdentoista kuukauden umpisolmu. Täsmäytä reskontrat jokaisen kauden lopussa, niin selvität erot, kun niiden syy on vielä tuore.

5. Pidä yhteyttä asiakkaaseen säännöllisesti

Säännöllinen yhteydenpito asiakkaan kanssa tuo tositteet ajallaan ja auttaa tulkitsemaan tilinpäätöksen lukuja. Kun asiakas ymmärtää, mitä tietoja tarvitset ja miksi, hän toimittaa ne oikeaan aikaan. Samalla opit tuntemaan asiakkaan liiketoimintaa, ja tämä ymmärrys vähentää kirjanpidon virheitä.

6. Ota tilintarkastaja mukaan ennen tilinpäätöskautta

Tilintarkastaja tekee usein osan tarkastustyöstä jo tilikauden aikana, joten ota häneen yhteyttä ennen tilinpäätöskautta. Silloin ehditte käydä läpi mahdolliset haasteet ja ratkaista ne ennen kiirettä. Paras tilanne on, kun yrittäjä, kirjanpitäjä ja tilintarkastaja käyvät tilikauden aikana vähintään yhden kolmikantakeskustelun. Keskustelussa jokainen tuo esiin omat kysymyksensä, ja epätietoisuudesta johtuvat virheet ja turha työ jäävät pois.

Miten Netvisor helpottaa tilinpäätökseen valmistautumista?

Netvisor pitää kirjanpidon ajan tasalla, koska 97 prosenttia kirjanpidon tositteista syntyy automaattisesti. Kirjanpitäjänä tartut vain poikkeamiin. Asiakkaasi toimittaa kuitit ja matkalaskut Netvisor Mobiili -sovelluksella, joten tositteet ovat kirjanpidossa jo ennen kauden sulkemista.

Oma Netvisor on tilitoimiston näkymä, joka kokoaa asiakkaiden päivittäiset tehtävät ja täsmäytykset yhteen paikkaan. Oma Netvisorissa näet esimerkiksi osto- ja myyntireskontrien täsmäytykset, ALV-erot, viimeisen lukitun kauden sekä tarkistettavat erottavat tositteet ja tiliöinnit. Näin tarkistat kuukausittaiset täsmäytykset yhdestä näkymästä etkä avaa jokaisen asiakkaan kantaa erikseen.

Itse tilinpäätöksen Netvisor laskee suoraan tilikauden kirjanpidosta. Netvisorin tilinpäätöstyökalut sisältyvät Starter-, Basic-, Core- ja Professional-paketteihin, ja allekirjoitukset keräät sähköisesti Visma Signilla. Tilintarkastaja saa Netvisoriin omat käyttöoikeudet ja porautuu raporteista yksityiskohtiin.

Kysyttävää?

Yli 900 tilitoimistoa luottaa Netvisoriin. Haluatko nähdä, miten Oma Netvisor ja tilinpäätöstyökalut toimivat tilitoimistossasi? Tutustu Netvisoriin tilitoimistoille tai jätä terveisesi, niin tiimimme on sinuun pian yhteydessä.