Yrittäjä ota tilintarkastuksesta kaikki hyöty irti

Yrityksen johdolla on velvollisuus huolehtia yrityksen sisäisestä valvonnasta. Sisäisellä valvonnalla voidaan osaltaan varmentaa, että yhtiön tavoitteet saavutetaan ja taloudellinen raportointi antaa toiminnasta oikean kuvan.Tilintarkastuksen lähestyessä on hyvä pohtia etukäteen, mitä opittavaa sinulla on tilintarkastajalta.

Sisäisellä valvonnalla varmennetaan, että yrityksen varoja on hoidettu huolellisesti. Jokaisessa yrityksessä tulisi ainakin ulos maksettavan rahan osalta miettiä, mitä riskejä siihen liittyy ja voiko riskejä hallita paremmin.

Väärinkäytöksiä tapahtuu valitettavasti myös pk-sektorilla ja on hyvä miettiä, muun muassa kenellä kaikilla on mahdollisuus maksaa maksuja yhtiön pankkitililtä. Liian laajat käyttöoikeudet maksamisen osalta ovat aina iso riski. Käyttöoikeuksien rajaamisen lisäksi esimerkiksi säännöllinen pankkitapahtumien läpikäynti voi olla toimiva kontrollitoimenpide.

Netvisorissa tilinpäätös muodostuu kirjanpidon ohessa >>

Hyödynnä ohjelmistoja

Sähköinen taloushallinto-ohjelma auttaa johtoa sisäisen valvonnan toteuttamisessa. Sen avulla taloudellista raportointia pystytään seuraamaan lähes reaaliaikaisesti. Säännöllinen raportoinnin läpikäynti on yksi tehokkaimmista sisäisen valvonnan keinoista. Poikkeamat havaitaan helpommin ja virheet voidaan korjata jo pitkin tilikautta.

Netvisorissa on esimerkiksi kuukausitasoinen tilikohtainen tuloslaskelma ja sen vertaaminen edellisen vuoden vastaavaan kauteen, antaa jo hyvän pohjan seurannalle.

Sähköistä taloushallinto-ohjelmaa voidaan hyödyntää myös siten, että yrityksen prosessit rakennetaan toimimaan mahdollisimman automaattisesti ja tavalla, joka tuo erilaiset poikkeamat ja virheet esille. Tällöin nk. peruskontrollit toimivat osana toimintatapoja.

Esimerkiksi myynnin osalta yksi tärkeimmistä asioista on, että kaikki toimitukset tulevat laskutetuiksi. Järjestelmä voi huomauttaa mahdollisista laskuttamatta jääneistä myyntitilauksista ja lähettämättömistä myyntilaskuista.

Ostojen osalta vastaavasti on tärkeää, että maksetaan vain hyväksytyt, asianmukaiset ostolaskut. Ostolaskujen hyväksyntä- ja asiatarkastuskiertojen lisäksi tietyn tyyppisten tai tietyt ehdot täyttävien ostolaskujen käsittely voidaan järjestelmässä automatisoida täysin. Tämä on yksi tehokas tapa varmentaa, että yrityksen pankkitililtä tapahtuvat ulosmaksut ovat asianmukaisia.

Keskustele tilintarkastajan kanssa

Tilintarkastuksessa on kyse paljon enemmästä kuin pelkästä tilintarkastuskertomuksesta, jolla osoitetaan, että lakisääteinen velvoite on hoidettu. Tilintarkastuskertomus on riippumattoman asiantuntijan antama varmennusraportti siitä, että tilinpäätös antaa oikean kuvan yrityksen toiminnasta ja taloudellisesta asemasta.

Taloudellisen raportoinnin luotettavuus on tärkeä asia ja eri sidosryhmät, kuten esimerkiksi rahoittajat, tarvitsevat varmennusta raportoinnin oikeellisuudesta.

Yrityksen kannattaa kuitenkin hyödyntää tilintarkastusta laajemmin. Tilintarkastajan kanssa on hyvä käydä keskusteluja liiketoiminnan riskeistä, sisäisen valvonnan asioista sekä yleensäkin yrityksen talouden hoitamisesta.

Tilintarkastaja voi auttaa yrittäjää kehittämään taloudellisen raportoinnin luotettavuutta ja sitä, että raportointi palvelee yrittäjää myös liiketoiminnan johtamisessa ja kehittämisessä. Luotettava informaatio päätöksenteon tukena on yksi avainasioista yrityksen toimintaedellytysten turvaamisessa.

Myös tilintarkastaja hyötyy

Hyvin hoidettu taloushallinto ja sisäinen valvonta näkyvät myös tilintarkastuksessa. Tilintarkastaja arvioi aina tarkastussuunnitelmaa tehdessään myös sisäisen valvonnan tasoa. Hyvä sisäisen valvonnan taso vähentää tilintarkastajan riskiä ja vaikuttaa tarkastustoimenpiteisiin.

Tilintarkastuksessa tulee selkeästi esille, kuinka hyvin yrityksen taloudellinen raportointi kuvaa yrityksen tosiasiallista toimintaa. Ei ole epätavallista, että yrityksen toiminnan ja sitä kuvaavan taloudellisen raportoinnin välillä on kuilu. Tämä johtuu usein siitä, että yhtiön taloushallinnon hoitamisessa ei ole mietitty yhtiön liiketoiminnan kokonaiskuvaa.

Avoin kommunikointi kirjanpitäjän, yrittäjän ja tilintarkastajan välillä on tässä avainasemassa. Kun taloushallinnon hoitaminen viritetään tukemaan yrityksen toimintaa, jäävät monet virheet toteutumatta.

Tilintarkastaja on tyytyväinen havaitessaan, että tilinpäätöstarkastuksessa esille tulleet virheet ovat lähinnä vain pieniä ja inhimillisiä virheitä, joilla ei ole olennaista vaikutusta tilinpäätöksestä saatavaan kuvaan. Kun suuremmat virheet on korjattu jo tilikauden aikana, ei kaikki selvitystyö kasaannu tilinpäätöksen tarkastusvaiheeseen.

Myös se ilahduttaa tilintarkastajaa, että hän löytää kaikki tarkastuksessa tarvittavat dokumentit samasta paikasta, sähköisestä taloushallinto-ohjelmasta. Sopimukset, hallinnon pöytäkirjat sekä muut dokumentit on tallennettu tilikausiarkistoon ja suoraan kirjanpitokirjauksiin liittyvät taustamateriaalit on tallennettu kyseisten kirjauksen taakse.

Kun hoidat taloushallinnon ajantasaisesti kuntoon ja huolehdit riittävästi sisäisestä valvonnasta, voit yrittäjänä nukkua yösi rauhassa myös tilintarkastuksen lähestyessä.