Verkkolaskulaki, onko se verkkolaskupakko?

Vastaus otsikon kysymykseen on kyllä ja ei. Vuoden 2019 huhtikuusta alkaen kyllä, varsinkin niille yrityksille, jotka toimittavat tavaraa tai palveluita valtiolle tai kunnille. Lisäksi vuoden 2020 huhtikuun alusta alkaen niille yrityksille, jotka tekevät bisnestä toisten yritysten kanssa.

Sen sijaan laki ei kosketa yksityisiä henkilöitä, joten B2C-kauppaa tekevät yritykset voivat halutessaan jatkaa toimintaansa lähes kuten ennenkin. Lakia ei myöskään tarvitse noudattaa, jos yrityksen toiminta on hyvin pienimuotoista, eli vuosittainen liikevaihto jää alle 10 000 euron.

Verkkolaskulaki pohjaa EU:n verkkolaskudirektiiviin, jonka tavoitteena on helpottaa kaupankäyntiä valtion rajojen yli. Aikaisemmin jokaisella EU-valtiolla on ollut omat laskuformaattinsa, minkä vuoksi laskuttaminen ulkomaille on ollut hankalaa. Koska Euroopan parlamentti ei voi velvoittaa yksityisiä yrityksiä, asetettiin direktiivi koskettamaan julkishallintoa. Kuntien ja valtioiden massiivisten hankintamäärien ansiosta tämä väistämättä vaikuttaa myös yrityksiin.

Uusi verkkolaskulaki antaa tällä hetkellä julkishallinnolle mahdollisuuden vaatia toimittajiltaan laskut sähköisinä. Vuoden 2020 huhtikuusta alkaen se antaa saman oikeuden myös yrityksille. Laki ei kiellä ketään vastaanottamasta erimuotoisia laskuja, mutta se antaa ostajalle oikeuden hylätä muut kuin direktiivin määrittämät tietokentät sisältävät sähköiset laskut.

Tässä kohtaa lienee hyvä tarkentaa, että sähköinen lasku tarkoittaa vain digitaalisessa, rakenteisessa muodossa, sähköisestä laskutusjärjestelmästä toiseen lähetettyjä laskuja. Esimerkiksi sähköpostilla lähetetty pdf-lasku ei ole sähköinen lasku.

Laskujen tietokenttiin muutoksia

Yksi verkkolaskudirektiivin merkittävistä tavoitteista on selkiyttää rajojen yli käytävää kauppaa ja siksi laskujen tietokenttien sisältöä on yhtenäistetty. Jatkossa kaikissa Euroopassa liikkuvissa laskuissa tulee olemaan samat pakolliset ja valinnaiset tietokentät. Tämä parantaa laskun lähettäjän ja vastaanottajan tietojen täsmäävyyttä.

Suomalaiset sähköisiä laskuja välittävät operaattorit, kuten Netvisorin käyttämä Maventa, ovat jo pitkään mahdollistaneet vaadittua laajempien tietojen kirjaamisen laskuille. Sähköisen laskutuksen eurooppalainen standardi kasvatti pakollisten tietojen määrää entisestään. Pakollisia tietoja julkishallinnon kanssa käytävässä ja valtioiden rajat ylittävässä kaupassa ovat nyt esimerkiksi alv-koodi ja osapuolten maakoodi.

Lisäksi uusi standardi mahdollistaa useiden valinnaisten tietojen lisäämisen laskulle. Laskuttajan kannattaa siis varmistaa laskutusohjelmistotoimittajaltaan, että laskupohjilta löytyvät vähintään pakolliset tiedot, jos asiakas edellyttää eurooppalaisen standardin mukaista verkkolaskua.

Maventa täyttää kaikki EU-direktiivin vaatimukset. Tarvittaessa se pystyy muuttamaan laskut vastaanottajan käyttämään formaattiin, jos lähettäjällä ja vastaanottajalla on käytössään eri formaatit.

Sähköisen laskutuksen hyödyt

Verkkolaskudirektiivin sekä suomalaisen verkkolaskulain valmistelussa on kaupankäynnin kehittämisen lisäksi pohdittu myös sähköisen laskutuksen tuomia hyötyjä. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan JUHTA:n laskelmien mukaan yhden paperisen ostolaskun käsittelykustannus on manuaalisesti tehtynä 30 euroa. Muuttamalla laskutus sähköiseksi ja prosessit sitä tukeviksi, laskee käsittelykustannus 8—15 euroon laskulta.

Myyntilaskutuksessa sähköisen laskutuksen tuomat säästöt ovat myös merkittävät paperiseen laskuun verrattuna. Säästöä tulee käsittelyyn käytetyn työajan lisäksi paperi- ja postituskustannuksista.

Selkeiden rahallisten ja ajallisten säästöjen lisäksi verkkolaskutuksella on merkittäviä yhteiskunnallisia- ja ympäristövaikutuksia. Sähköinen laskutus kasvattaa työn tehokkuutta, tuo laskutukseen tarkkuutta ja torjuu harmaata taloutta. Finanssiala ry:n tekemän selvityksen mukaan sähköinen lasku on myös neljä kertaa ilmastoystävällisempi kuin paperilasku.

Sähköisen laskutuksen selkeiden hyötyjen lisäksi sen käyttöönotto on suhteellisen helppoa ja edullista. Julkishallinnossa on laskettu, että käytetty investointi maksaa itsensä takaisin arviolta 0,5 -1,5 vuodessa. Yksityisillä yrityksillä on kuitenkin käytettävissään huomattavasti edullisempiakin vaihtoehtoja. Esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmisto maksaa edullisimmillaan pienyritykselle vain 15 euroa kuukaudessa ja sähköisten laskujen lähettäminen 1,82€ kappale.

Loppukaneettina voitaneen todeta, että verkkolaskulaki ei juurikaan tuo muutoksia Suomessa jo vallalla olevaan käytäntöön ja kehityksen suuntaan. Tälläkin hetkellä suurin osa suomalaisten yritysten ja julkishallinnon välisestä laskuliikenteestä tapahtuu sähköisenä. Lain toivotaan kuitenkin lisäävän sekä julkishallinnon että yritysten taloushallinnon digitalisaatiota ja vähentävän useiden rinnakkaisten laskutustapojen käyttöä, sillä niiden ylläpitäminen ei ole millään muotoa tehokasta, vaan ne aiheuttavat vain lisäkustannuksia.